GPSR (yleinen tuoteturvallisuusasetus) velvoittaa yrityksiä, jotka tuovat tuotteita EU-markkinoille, tuntemaan riskit, pitämään dokumentaation kunnossa ja tietämään, ketä rooleja ketjussa eri osapuolet täyttävät. Osan siitä voit selvittää itse hieman tutkimustyötä tekemällä, kuten tuotevalikoimasi inventointi ja ketjussasi toimivien valmistajien, tuojien tai jakelijoiden tunnistaminen. Toisissa osissa, kuten teknisesti monimutkaisesti tuotteen täydellisessä riskinarvioinissa, tarvitaan usein erikoistuneita tietoja tai ulkopuolista osapuolta.
Se, voisiko hoitaa sen itse, ei siis riipu yrityksesi koosta vaan tuotteen laadusta ja siihen liittyvien riskien monimutkaisuudesta. Konttorinpäällikkö, joka hankkii vain vakiokonttorivälineitä, on eri asemassa kuin tuoja, joka pyytää sähkölaitteiden valmistusta omalla tuotenimellä. Molemmissa tapauksissa pätee se, että asetus itse, ei neuvonantaja, määrää mitä on tehtävä – apuun turvautuminen ei muuta näitä velvoitteita, se vain vaihtaa sen, kuka työn tekee.
Mitä tavallisesti oman tiimin kyvyn puitteissa on mahdollista tehdä
Useille yrityksille monet vaiheet ovat tehtävissä itse hieman aikaa käyttämällä. Ajattele kaikkien markkinoille tuomiesi tuotteiden luettelon tekemistä, tuotteeseen liitettävän nimen ja yhteystiedon merkitsemistä, ja sitä, ovatko ohjeet ja turvallisuustiedot jo saatavilla suomeksi. Myös sisäisen valitusrekisterin ja poikkeamien ylläpitäminen on hallinnollista työtä, jonka konttorinpäällikkö tai laatuvastaava usein pystyy organisoimaan itse, kunhan on selkeät sopimukset siitä, kuka rekisteröintiä ylläpitää ja kuinka kauan.
Asetus toisaalta erottaa ketjussa eri roolit, ja oman roolisi määrittäminen on yleensä myös itse tehtävissä. Jos olet osapuoli, joka tuo tuotteen omalla nimellä markkinoille, sinulle pätevästi erilaiset velvoitteet kuin silloin kun vain jakelit. Tämä ero on yleensä vastataan muutamalla kysymyksellä, ja joille tarvitaan alustavaa ohjausta voivat muutamalla kysymyksellä nähdä, mikä rooli todennäköisesti pätee.
Missä apu on yleisempää
Tuotteen varsinaisen riskiarvioinnin kohdalla – erityisesti sähkölaitteiden osalta, missä sähköiset, lämpöön liittyvät tai kemialliset riskit yhdistyvät – yritykset ottavat usein yhteyttä testauslaitokseen, valvontaviranomaiseen tai erikoistuneeseen neuvonantajaan. Tämä ei ole siksi, että laki sitä pakottavasti edellyttäisi jokaisen tuotteen kohdalla, vaan siksi, että asianmukainen arviointi vaatii teknistä tietoa, jota ei ole jokaisen yrityksen joukossa. Sama pätee teknisen dokumentaation laadintaan, joka kestää valvontaa: muoto on usein tunnettu, mutta sisältö vaatii tietoa tuoteryhmällesi sovellettavista normeista.
Myös silloin kun epäröit asetuksen tarkan soveltamisalan osalta tiettyyn tuotteeseen tai sinulla on kysymyksiä valmistajan ja tuojan vastuusta, on tavallista konsultoida lakimies. Asetus itse on viitekehys, mutta sen soveltaminen sinun tilanteisiisi – mikä tuote, mikä ketju, mikä jäsenvaltio – ei ole jotain, jonka internetin artikkeli voi sinulle ratkasta. Kysymyksissä valvonnasta ja siitä, miten valvonta Suomessa etenee, valvontaviranomainen itse on oikea yhteyspisteesi.
Dokumentaation rooli tässä arvioinnissa
Suuren osa omiin toteuttamiseen tai ulkoistamiseen liittyvästä keskustelusta käytännössä koskee dokumentaatiota: kuka sen laatii, kuka sen tarkistaa ja kuka pitää sen ajantasaisena, jos tuotteessa tai säädösten vaatimuksissa tapahtuu muutoksia. Yrityksille, jotka työskentelevät useiden tuotelinjojen kanssa, kannattaa ensin selvittää, mitkä asiakirjat ovat jo olemassa ja mitkä puuttuvat, ennen kuin tehdään valinta omien asiakirjojen laatimisen ja ulkoistamisen välillä. Yleiskatsaus siitä, mitä asiakirjoja tavallisesti tarvitaan, jäsennettynä aiheiden mukaan, löytyy osoitteesta tietokantas, jossa on selitys jokaiseen tilanteeseen.
Tämä yleiskatsaus koskee myös digitaalista tuotepassia, jonka kannalta tarvitaan myös strukturoitua tuotetietoa. Yritykset, jotka jo nyt järjestelevät GPSR-dokumentaatiotaan, luovat siten usein myös perustan, joka myöhemmin hyödynnetään passissa. Näiden kahden suhde toisiinsa ja mistä tiedot, jotka päätyvät elektropas.com-sivustolle, tarkalleen ottaen tulevat, on selostettu sivulla mistä tieto tulee.
Lyhyesti sanottuna
Riippumatta siitä, että säädätte GPSR-vaatimukset itse tai käytätte apua, ei ole kiinteää vastausta vaan se on harkittava tuote- ja yrityskohtaisesti. Perustyöt, kuten roolin määrittäminen, yhteystietojen kirjaaminen ja valitusrekisterin ylläpito, useimmat yritykset voivat hoitaa itse. Teknisiä riskinarviointeja, kattavaa teknistä tiedostoa tai oikeudellista epävarmuutta ominaisesta tilanteestanne varten on tavallisempaa ottaa mukaan asiantuntija tai juristin; valvontakysymyksiä varten valvontaviranomainen on asianomaisesti vastuussa olevan osapuolen.
Haluatteko ensin saada käsityksen siitä, missä vaiheessa yrityksenne on, ennen kuin teette päätöksen? Suorittakaa ilmainen quick-scan tai selaatkaa aihealueita tietokannasta, ja tarkistakaa epävarmuuden tapauksessa usein kysytyt kysymykset digitaalisesta tuotepassista alustukseksi.