Le RGPS (le Règlement général sur la sécurité des produits) exige des entreprises qui mettent des produits sur le marché de l'UE qu'elles connaissent les risques, aient leur documentation en ordre et sachent qui remplit quel rôle dans la chaîne. Une partie de cela, vous pouvez la gérer vous-même avec un peu de recherche, par exemple en répertoriant votre gamme de produits et en vérifiant qui dans votre chaîne est considéré comme fabricant, importateur ou distributeur. D'autres éléments, comme une évaluation complète des risques pour un produit techniquement complexe, demandent plus souvent des connaissances spécialisées ou une partie externe.
Le fait que vous puissiez le gérer vous-même ne dépend donc pas de la taille de votre entreprise, mais du type de produit et de la complexité des risques qui y sont associés. Un responsable administratif qui n'achète que du matériel de bureau standard a un point de départ différent d'un importateur qui fait fabriquer l'électronique lui-même sous sa propre marque. Dans les deux cas, il reste vrai que le règlement lui-même, et non un conseiller, détermine ce qui doit être fait — recourir à l'aide ne change rien à ces obligations, cela change seulement qui effectue le travail.
Ce qui se situe généralement à la portée d'une équipe interne
Un certain nombre d'étapes peuvent être gérées par la plupart des entreprises avec un peu de temps. Par exemple, dresser un inventaire de tous les produits que vous mettez sur le marché, noter le nom et l'adresse de contact qui doivent figurer sur ou avec le produit, et vérifier si des instructions et des informations de sécurité sont déjà disponibles en néerlandais. La tenue d'un registre interne des plaintes et des incidents est également un travail administratif qu'un responsable administratif ou un agent qualité peut souvent organiser lui-même, pourvu qu'il existe des accords clairs sur qui tient à jour ce registre et pendant combien de temps.
Le règlement distingue en outre les rôles dans la chaîne, et déterminer votre propre rôle est généralement également quelque chose que vous pouvez faire vous-même. Si vous êtes la partie qui met le produit sur le marché sous votre propre nom, alors d'autres obligations s'appliquent que si vous distribuez seulement. Cette distinction peut généralement être clarifiée en posant quelques questions, et celui qui souhaite avoir une première orientation peut en quelques questions voir quel rôle est probablement applicable.
Où l'aide est plus généralement utilisée
Pour une véritable évaluation des risques d'un produit — en particulier pour l'électronique où les risques électriques, thermiques ou chimiques se combinent — les entreprises font plus souvent appel à un institut d'essai, à un organisme de certification ou à un conseiller spécialisé. Ce n'est pas parce que la loi l'exige obligatoirement pour chaque produit, mais parce qu'une évaluation appropriée demande des connaissances techniques qui ne sont pas présentes dans chaque entreprise. Il en va de même pour l'établissement d'un dossier technique qui tient lors d'un contrôle : la forme est souvent connue, mais le contenu demande une connaissance des normes spécifiques qui s'appliquent à votre catégorie de produit.
Également en cas de doute sur la portée exacte du règlement pour un produit spécifique, ou en cas de questions sur la responsabilité entre le fabricant et l'importateur, il est courant de consulter un juriste. Le règlement lui-même fournit le cadre, mais la transposition à votre situation spécifique — quel produit, quelle chaîne, quel État membre — n'est pas quelque chose qu'un article sur Internet peut remplir pour vous. Pour des questions sur la surveillance et la manière dont un contrôle se déroule aux Pays-Bas, l'autorité de surveillance elle-même est le point de contact approprié.
Le rôle de la documentation dans cette évaluation
Une grande partie de la discussion sur le faire soi-même ou l'externalisation porte en pratique sur la documentation : qui la prépare, qui la contrôle, et qui la maintient à jour en cas de modification du produit ou de la réglementation. Pour les entreprises qui travaillent avec plusieurs gammes de produits, il est judicieux d'abord de dresser un inventaire des documents qui existent déjà et de ceux qui manquent encore, avant de choisir entre la préparation interne ou l'externalisation. Un aperçu des documents généralement nécessaires, organisés par thème, se trouve dans le base de connaissances avec des explications par situation.
Cet aperçu aborde également le passeport numérique produit, pour lequel des informations structurées sur les produits sont également nécessaires. Les entreprises qui s'occupent déjà de mettre en ordre leur documentation GPSR jettent ainsi souvent les bases qui leur seront utiles ultérieurement pour le passeport. Comment ces deux aspects se rapportent l'un à l'autre, et d'où exactement proviennent les données qui se retrouvent sur elektropas.com, est expliqué sur la page d'où proviennent les informations.
Résumé succinctement
Que vous régliiez le GPSR vous-même ou que vous fassiez appel à de l'aide n'a pas de réponse définitive, mais c'est une appréciation à faire par produit et par entreprise. Le travail de base, tel que la documentation de votre rôle, vos coordonnées et l'enregistrement des réclamations, est quelque chose que la plupart des entreprises peuvent faire elles-mêmes. Pour les évaluations techniques des risques, un dossier technique complet ou en cas de doute juridique sur votre situation spécifique, il est plus courant de faire appel à un expert ou à un juriste ; pour les questions relatives à l'application de la loi, l'autorité de surveillance est le bon interlocuteur.
Voulez-vous d'abord une indication de la situation de votre entreprise avant de faire ce choix ? Faites l'analyse rapide gratuite ou parcourez les thèmes dans la base de connaissances, et en cas de doute, consultez le questions fréquemment posées sur le passeport de produit pour une première orientation.