GPSR (Allmänna produktsäkerhetsstadgan) kräver att företag som släpper produkter på EU-marknaden känner till risker, håller dokumentationen i ordning och vet vilken roll som tillkommer vem i kedjan. En del av detta kan du själv ordna med lite efterforskning, såsom att inventera ditt produktsortiment och kontrollera vem i kedjan som klassificeras som tillverkare, importör eller distributör. Andra delar, såsom en fullständig riskbedömning av en tekniskt komplex produkt, kräver ofta specialiserad kunskap eller en extern part.
Huruvida du kan ordna det själv beror alltså inte på företagets storlek utan på produkttyp och komplexiteten i de risker som är förknippade med den. En kontorschef som endast anskaffar standard kontorsutrustning har ett annat utgångspunkt än en importör som låter tillverka elektronik själv under sitt eget varumärke. I båda fallen gäller att stadgan själv, och inte en rådgivare, avgör vad som måste göras — att anlita hjälp ändrar ingenting på dessa skyldigheter, det ändrar bara vem som utför arbetet.
Vad som normalt ligger inom räckhåll för ett eget team
Ett antal steg kan de flesta företag genomföra själva med lite tid. Tänk på att upprätta en överblick över alla produkter som du släpper på marknaden, fastställa namn och kontaktuppgifter som ska finnas på eller tillsammans med produkten, och kontrollera om instruktioner och säkerhetsinformation redan är tillgänglig på svenska. Det är också administrativa uppgifter att föra ett internt register över klagomål och incidenter, vilket en kontorschef eller kvalitetsmedarbetare ofta kan organisera själv, förutsatt att det finns tydliga överenskommelser om vem som för registret och hur länge.
Stadgan skiljer också roller i kedjan, och att fastställa din egen roll är vanligen något du kan göra själv. Är du den part som släpper produkten på marknaden under eget namn, gäller andra skyldigheter än när du bara distribuerar. Den här distinktionen är normalt möjlig att besvara med några få frågor, och den som behöver en första vägledning kan i några frågor se vilken roll som troligen är tillämplig.
Där hjälp är vanligare
Vid en verklig riskbedömning av en produkt — särskilt inom elektronik där elektriska, termiska eller kemiska risker sammanstrålar — anlitar företag ofta ett testlaboratorium, inspektionsorgan eller specialiserad rådgivare. Det beror inte på att lagen tvingande föreskriver det för varje produkt, utan på att en grundlig bedömning kräver teknisk kunskap som inte finns i alla företag. Detsamma gäller när det gäller att upprätta ett tekniskt dossier som håller vid en inspektion: formen är ofta känd, men innehållet kräver kunskap om de specifika standarder som gäller för din produktkategori.
Det är också vanligt att rådfråga en jurist vid osäkerhet om stadgans exakta tillämpningsområde för en specifik produkt, eller vid frågor om ansvar mellan tillverkare och importör. Stadgan själv ger ramen, men tillämpningen på din specifika situation — vilken produkt, vilken kedja, vilken medlemsstat — är något som en artikel på internet inte kan lösa för dig. För frågor om tillsyn och hur en inspektion går till i Sverige är tillsynsmyndigheten själv den lämpliga kontakten.
Dokumentationens roll i denna övervägande
En stor del av diskussionen om att göra det själv eller att outsourca handlar i praktiken om dokumentation: vem tar fram den, vem kontrollerar den och vem håller den uppdaterad när något ändras i produkten eller reglerna. För företag som arbetar med flera produktlinjer lönar det sig att först kartlägga vilka dokument som redan finns och vilka som saknas innan valet görs mellan att ta fram dokumentationen själva eller att outsourca. En översikt över vilka handlingar som vanligtvis behövs, ordnade per ämne, finns på kunskapsbanken med förklaringar per situation.
Denna översikt berör också det digitala produktpasset, för vilket strukturerad produktinformation också är nödvändig. Företag som redan arbetar på att ordna sin GPSR-dokumentation lägger ofta också en grund som senare är väl använd för passet. Hur dessa två förhåller sig till varandra, och var exakt de data kommer ifrån som hamnar på elektropas.com, förklaras på sidan där informationen kommer från.
Kort sammanfattat
Oavsett om du själv hanterar GPSR eller skaffar hjälp är det ingen fast regel utan en bedömning per produkt och per företag. Basarbete som att dokumentera din roll, kontaktuppgifter och klagregistrering är för de flesta företag något som kan göras själva. För tekniska riskbedömningar, ett heltäckande tekniskt dossier eller juridiska tvivel om din specifika situation är det vanligare att ta in en expert eller jurist; för frågor om tillsyn är tillsynsmyndigheten den lämpliga parten.
Vill du först få en indikation på var ditt företag står innan du fattar det beslutet? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra igenom ämnena i kunskapsbanken, och se vid osäkerhet på vanliga frågor om produktpasset för en första orientering.