welke gegevens moet ik precies invullen voor mijn soort apparaat

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR werkt met een kaderstructuur: de verordening zelf beschrijft hoe het systeem werkt, maar welke gegevens precies verplicht zijn per productgroep, wordt per deelcategorie ingevuld in een gedelegeerde handeling. Voor elektronica en ICT-apparatuur is die invulling nog niet gepubliceerd. Wat er nu al vaststaat, is de manier waarop die invulling tot stand komt en welke soorten gegevens daarin terugkomen.

De gedelegeerde handeling bepaalt de productspecifieke gegevens

Artikel 4 en artikel 8 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) regelen dat de Europese Commissie via gedelegeerde handelingen vastlegt welke informatie voor een specifieke productgroep verplicht is. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de exacte gegevenslijst voor, bijvoorbeeld, een laptop, een wasmachine of een smartphone niet uit de ESPR zelf te halen is, maar uit de handeling die voor die deelcategorie wordt vastgesteld. Zolang die handeling er niet is, is het enige zinvolle voorbereidingswerk: weten uit welke categorieën van gegevens de handeling waarschijnlijk zal putten, en de eigen productdata daar al op inrichten.

Artikel 5 tot en met 7 geven de richting van de eisen

Artikelen 5 tot en met 7 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijven de algemene soorten ecologisch-ontwerpvereisten: prestatie-eisen (zoals energieverbruik, duurzaamheid, herbruikbaarheid) en informatievereisten (wat over het product bekendgemaakt moet worden). Deze artikelen leggen geen productspecifieke drempelwaarden vast, maar bepalen wel het soort gegevens waarop de latere gedelegeerde handeling zal aansluiten. Een bedrijf dat nu al gegevens verzamelt over het energieverbruik van een apparaat, reparatiemogelijkheden of materiaalsamenstelling, bouwt daarmee aan een dataset die aansluit op de richting die de wetgever al heeft aangegeven.

Artikel 10 beschrijft de vorm, niet de inhoud per productgroep

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) regelt de algemene vereisten voor het digitale productpaspoort: hoe het paspoort toegankelijk moet zijn, wat de datadrager moet kunnen en hoe lang gegevens beschikbaar moeten blijven. Dit artikel zegt niets over welke velden een specifiek toestel moet bevatten — dat blijft de taak van de gedelegeerde handeling. Voor de praktijk is het onderscheid belangrijk: de structuur van het paspoort (zoals wie het mag inzien, en hoe de data toegankelijk wordt gemaakt) ligt al vast in de verordening, maar de inhoudelijke gegevenslijst per productcategorie niet. Meer over die structuur staat beschreven op de pagina over wie welke gegevens uit het productpaspoort mag inzien.

Artikel 18 bepaalt de volgorde en planning per productgroep

Artikel 18 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) regelt hoe de Commissie prioriteert welke productgroepen als eerste een gedelegeerde handeling krijgen. Elektronica en ICT-apparatuur staan op het werkplan 2025-2030, met gedelegeerde handelingen die vanaf 2027 worden verwacht — een datum die overigens nog niet vaststaat. Voor een bedrijf betekent dit vooral dat de planning per deelcategorie kan verschillen: de handeling voor bijvoorbeeld witgoed kan op een ander moment verschijnen dan die voor telecomapparatuur of computers.

Waar het misgaat in de praktijk

Een paar situaties komen steeds terug bij bedrijven die zich voorbereiden zonder dat de handeling al gepubliceerd is.

Een importeur gaat uit van de gegevenslijst van een andere productgroep (bijvoorbeeld textiel, waar al meer bekend is) en past die direct toe op elektronica, zonder te onderkennen dat de eisen per deelcategorie apart worden vastgesteld.

Een fabrikant verzamelt alleen gegevens die al verplicht zijn onder bestaande regelgeving, zoals RoHS, en neemt aan dat dit voldoende is voor het productpaspoort. De verhouding tussen die twee kaders is een apart aandachtspunt, beschreven op de pagina over hoe RoHS zich verhoudt tot het digitaal productpaspoort.

Een bedrijf wacht met alle voorbereiding tot de gedelegeerde handeling gepubliceerd is, en ontdekt dan dat gegevens over reparatiemogelijkheden, softwareondersteuning of materiaalherkomst met terugwerkende kracht moeilijk te reconstrueren zijn omdat ze nooit systematisch zijn vastgelegd.

Een importeur van meerdere productcategorieën (bijvoorbeeld zowel witgoed als kleine ICT-apparatuur) behandelt het productpaspoort als één uniform document, terwijl de gegevensvereisten per deelcategorie kunnen verschillen zodra de afzonderlijke handelingen verschijnen.

Een bedrijf legt gegevens vast zonder rekening te houden met de vraag of die gegevens over de repareerbaarheidsscore of software-updates straks als verplicht paspoortveld gaan gelden, en moet de meetmethode achteraf herzien.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht per productcategorie (bijvoorbeeld: witgoed, telecomapparatuur, computers) met de gegevens die nu al beschikbaar zijn, zoals energieverbruik, materiaalsamenstelling en garantietermijnen.
• Een dossier met de herkomst van kritieke grondstoffen in de gebruikte onderdelen, ook al is nog niet vastgesteld welke stoffen straks specifiek gemeld moeten worden — zie de toelichting over welke kritieke grondstoffen in het paspoort gemeld moeten worden.
• Interne afspraken over wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het actueel houden van productdata, zodat bij publicatie van de gedelegeerde handeling niet vanaf nul begonnen wordt.
• Documentatie van de meetmethoden die nu al gebruikt worden voor prestatiewaarden, zodat later te herleiden is of deze aansluiten bij de voorgeschreven meetmethode voor het paspoort.
• Een overzicht van bestaande verplichte informatie (RoHS, energielabel, garantie-informatie) die mogelijk deels herbruikt kan worden zodra de productspecifieke eisen bekend zijn.
• Een lijst van productvarianten en modellen, met een aanduiding welke gegevens per variant afzonderlijk moeten worden bijgehouden — relevant zodra ook de vraag speelt of het paspoort in meerdere talen aangeboden moet worden.