Hoe vaak moet ik de gegevens in het productpaspoort bijwerken?

Geen vaste termijn, wel een actualiteitsplicht

Er staat in de ESPR zelf geen vast interval voor het bijwerken van het productpaspoort — niet "elk jaar", niet "binnen zoveel maanden na een wijziging". Wat wel vaststaat is het uitgangspunt uit artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781): de informatie in het digitale productpaspoort moet accuraat, volledig en actueel zijn, gedurende de hele periode dat het paspoort beschikbaar moet blijven. Dat is een doorlopende verplichting, geen momentopname bij het invullen bij het op de markt brengen. In de praktijk betekent dit dat een update nodig is zodra er iets verandert dat relevant is voor de gegevens in het paspoort — een reparatie, een aanpassing van de materiaalsamenstelling, een recall, of het bereiken van het einde van de levensduur — en niet volgens een vaste kalender. Hoe dat er per productcategorie precies uitziet, wie welke update mag of moet doen, en welk deel van de gegevens vastligt bij het op de markt brengen versus later wordt aangevuld, is onderwerp van artikel 10 van de ESPR, dat dit doorverwijst naar de gedelegeerde handeling per productcategorie.

Voor fabrikant, importeur — en de schakels daarna

Dit onderwerp raakt in de eerste plaats de partij die het paspoort samenstelt en op de markt brengt: de fabrikant of, bij import van buiten de EU, de importeur. Voor die partij geldt de actualiteitsplicht van artikel 9 in elk geval voor de gegevens die bij het invullen van het paspoort zijn opgenomen. Het gaat daarbij niet alleen om informatie die de fabrikant zelf invult, maar mogelijk ook om gegevens die andere schakels in de keten later toevoegen: een reparateur die een onderdeel vervangt, een recycler die het product demonteert, of een volgende eigenaar bij doorverkoop. Artikel 10 van de ESPR benoemt uitdrukkelijk dat de gedelegeerde handeling per productcategorie moet vastleggen welke marktdeelnemer of actor verantwoordelijk is voor het uploaden van informatie, óók na het op de markt brengen van het product. Dat betekent dat "bijwerken" niet automatisch een taak van de oorspronkelijke fabrikant blijft — voor sommige gegevens kan die verantwoordelijkheid verschuiven naar een andere partij verderop in de levenscyclus. Waar dit uitdrukkelijk niet voor geldt: statische, technische basisgegevens die bij het op de markt brengen al vaststaan, zoals een uniek productidentificatienummer. Die veranderen niet vanzelf en hoeven dus ook niet periodiek herzien te worden.

Nog geen vastgestelde datum voor elektronica en ICT

Er is nog geen gepubliceerde gedelegeerde handeling die de precieze update-verplichtingen voor elektronica- en ICT-apparatuur vastlegt. De ESPR zelf legt in artikel 9 en 10 het kader neer, maar de concrete uitwerking per productcategorie — inclusief eventuele termijnen voor het doorvoeren van wijzigingen — volgt uit de gedelegeerde handeling die nog moet verschijnen. Volgens het werkplan van de Europese Commissie voor 2025-2030 worden gedelegeerde handelingen per deelcategorie verwacht vanaf 2027; voor elektronica en ICT is nog geen publicatiedatum bekend. Tot het moment dat een gedelegeerde handeling voor een specifieke productcategorie is gepubliceerd en van kracht wordt, geldt er voor die categorie geen concrete update-verplichting uit hoofde van het digitale productpaspoort — de verplichting tot een paspoort zelf ontstaat immers pas met die handeling.

Wat dit in de praktijk betekent

Voor wie zich nu al oriënteert, is de volgorde ongeveer als volgt. Breng eerst in kaart welke gegevens straks in het paspoort terechtkomen en welke daarvan gedurende de levensduur van het product kunnen veranderen — denk aan reparatiegeschiedenis, softwareversies, of een gewijzigde materiaalsamenstelling bij een modelaanpassing. Richt vervolgens een intern proces in dat zulke gebeurtenissen signaleert, zodat een update niet afhankelijk is van toeval maar volgt uit een vaste controle bij een recall, een modelwijziging of het einde van de productie. Wijs, ook al is dit nog niet wettelijk verplicht, alvast een verantwoordelijke aan binnen de organisatie voor het bijhouden van paspoortgegevens — die rol zal met de gedelegeerde handeling waarschijnlijk concreter worden ingevuld. Houd ten slotte de publicatie van de gedelegeerde handeling voor de eigen productcategorie in de gaten, want pas daarin komt te staan welke update-termijnen precies gelden, welke partij waarvoor verantwoordelijk is, en welke gegevens dynamisch zijn en welke vastliggen.

Waar dat staat: artikel 9 en 10 van de ESPR

Artikel 9 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt vast dat het digitale productpaspoort beschikbaar moet blijven gedurende de verwachte levensduur van het product en dat de informatie daarin accuraat, volledig en actueel moet zijn. Artikel 10 van dezelfde verordening bepaalt dat de gedelegeerde handeling per productcategorie moet specificeren welke marktdeelnemer verantwoordelijk is voor het invoeren en bijwerken van informatie, ook na het op de markt brengen van het product. Samen vormen deze twee artikelen het kader waarbinnen de daadwerkelijke update-verplichtingen per productcategorie later worden uitgewerkt.

Wie nu al processen inricht, kan het beste starten met een overzicht van welke gegevens in het eigen product gedurende de levensduur kunnen wijzigen en met wie in de keten daarover afspraken nodig zijn — zodat er een werkwijze klaarstaat zodra de gedelegeerde handeling voor de eigen productcategorie verschijnt.