Jak często muszę aktualizować dane w paszporcie produktu?

Brak stałego terminu, ale obowiązek aktualności

W samej ESPR nie określono stałego przedziału czasowego na aktualizację cyfrowego paszportu produktu — nie "każdego roku", nie "w ciągu tolei miesięcy od zmiany". Co jednak jest pewne, to zasada zawarta w artykule 9 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781): informacje w cyfrowym paszporcie produktu muszą być dokładne, kompletne i aktualne przez całą okres, w którym paszport musi być dostępny. To obowiązek ciągły, a nie jednorazowa fotografia w momencie wprowadzenia produktu na rynek. W praktyce oznacza to, że aktualizacja jest konieczna, gdy tylko zmieni się coś istotnego dla danych w paszporcie — naprawa, zmiana składu materiałowego, wycofanie produktu lub koniec cyklu życia — a nie zgodnie z ustalonym harmonogramem. Jak to będzie wyglądać dla każdej kategorii produktu, kto może lub musi dokonać aktualizacji oraz która część danych jest ustalona przy wprowadzeniu na rynek w porównaniu z danymi, które będą uzupełniane później, to przedmiot artykułu 10 ESPR, który odsyła do aktu delegowanego dla każdej kategorii produktu.

Dla producenta, importera — i ogniw w łańcuchu poniżej

Temat ten dotyczy przede wszystkim strony, która opracowuje paszport i wprowadza produkt na rynek: producenta lub, w przypadku importu spoza UE, importera. Dla tej strony obowiązek aktualności z artykułu 9 dotyczy w każdym przypadku danych uwzględnionych przy opracowywaniu paszportu. Nie chodzi tu tylko o informacje, które producent sam wprowadza, ale potencjalnie także o dane, które inne ogniwa w łańcuchu dodają później: naprawiacz zamieniający część, recykler demontujący produkt lub kolejny właściciel przy odsprzedaży. Artykuł 10 ESPR wyraźnie stanowi, że akt delegowany dla każdej kategorii produktu musi określić, który uczestnik rynku lub podmiot jest odpowiedzialny za przesyłanie informacji, także po wprowadzeniu produktu na rynek. To oznacza, że "aktualizacja" nie automatycznie pozostaje zadaniem pierwotnego producenta — w przypadku niektórych danych odpowiedzialność może przejść na inną stronę w cyklu życia. Gdzie nie dotyczy to: statyczne, techniczne dane podstawowe, które są już ustalone przy wprowadzeniu na rynek, takie jak unikatowy numer identyfikacyjny produktu. Te się nie zmieniają w naturalny sposób i dlatego też nie wymagają okresowego przeglądu.

Jeszcze nie ustalona data dla elektroniki i ICT

Nie ma jeszcze opublikowanego aktu delegowanego, który określałby dokładne obowiązki aktualizacyjne dla urządzeń elektronicznych i teleinformatycznych. Sam ESPR określa ramy w artykułach 9 i 10, ale konkretne wdrażanie dla każdej kategorii produktu — w tym ewentualne terminy wprowadzenia zmian — wynika z aktu delegowanego, który jeszcze ma się pojawić. Zgodnie z planem pracy Komisji Europejskiej na 2025-2030 akty delegowane dla poszczególnych podkategorii oczekiwane są od 2027 r.; dla elektroniki i ICT data publikacji nie jest jeszcze znana. Do czasu opublikowania i wejścia w życie aktu delegowanego dla określonej kategorii produktu, nie ma dla tej kategorii konkretnego obowiązku aktualizacji wynikającego z cyfrowego paszportu produktu — obowiązek posiadania samego paszportu powstaje bowiem dopiero z tym aktem.

Co to oznacza w praktyce

Dla tych, którzy już się orientują, kolejność jest mniej więcej następująca. Najpierw zmapuj, które dane trafią do pasportu, a które z nich mogą się zmieniać w trakcie okresu użyteczności produktu — pomyśl o historii napraw, wersjach oprogramowania lub zmienionej kompozycji materiałowej przy zmianie modelu. Następnie ustanów wewnętrzny proces, który sygnalizuje takie zdarzenia, aby aktualizacja nie zależała od przypadku, ale wynikała ze stałej kontroli przy recall, zmianie modelu lub zakończeniu produkcji. Wyznacz, nawet jeśli nie jest to jeszcze obowiązkowe, osobę odpowiedzialną w organizacji za prowadzenie danych pasportu — rola ta będzie prawdopodobnie dokładniej określona w decyzji delegowanej. Na koniec obserwuj publikację decyzji delegowanej dla własnej kategorii produktu, ponieważ dopiero wtedy będzie jasne, jakie dokładnie terminy aktualizacji obowiązują, która strona za co odpowiada, a które dane są dynamiczne i które są stałe.

Gdzie to jest: artykuł 9 i 10 ESPR

Artykuł 9 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) stanowi, że cyfrowy paszport produktu musi pozostać dostępny przez spodziewaną okresu użyteczności produktu oraz że zawarte w nim informacje muszą być dokładne, kompletne i aktualne. Artykuł 10 tego samego rozporządzenia określa, że decyzja delegowana musi precyzować dla każdej kategorii produktu, który uczestnik rynku odpowiada za wprowadzanie i aktualizowanie informacji, również po wprowadzeniu produktu na rynek. Razem te dwa artykuły stanowią ramy, w których rzeczywiste obowiązki aktualizacji dla każdej kategorii produktu zostaną później opracowane.

Kto już teraz ustanawia procesy, powinien zacząć od przeglądu, które dane w jego własnym produkcie mogą się zmienić w trakcie okresu użyteczności i z kim w łańcuchu trzeba uzgodnić warunki — aby procedura była gotowa, gdy decyzja delegowana dla własnej kategorii produktu się pojawi.