De GPSR (de Algemene Productveiligheidsverordening) vraagt van bedrijven die producten op de EU-markt brengen dat zij risico's kennen, documentatie op orde hebben en weten wie welke rol in de keten vervult. Een deel daarvan kunt u met een beetje uitzoekwerk zelf regelen, zoals het inventariseren van uw productassortiment en het nagaan wie in uw keten als fabrikant, importeur of distributeur geldt. Andere onderdelen, zoals een volledige risicobeoordeling van een technisch complex product, vragen vaker gespecialiseerde kennis of een externe partij.
Of u het zelf kunt regelen, hangt dus niet af van uw bedrijfsgrootte maar van het type product en de complexiteit van de risico's die daarbij horen. Een kantoormanager die alleen standaard kantoorapparatuur inkoopt, heeft een ander uitgangspunt dan een importeur die zelf elektronica laat produceren onder een eigen merknaam. In beide gevallen blijft gelden dat de verordening zelf, en niet een adviseur, bepaalt wat er moet gebeuren — hulp inschakelen verandert niets aan die verplichtingen, het verandert alleen wie het werk uitvoert.
Wat doorgaans binnen bereik ligt van een eigen team
Een aantal stappen is voor de meeste bedrijven met een beetje tijd zelf te doen. Denk aan het opstellen van een overzicht van alle producten die u op de markt brengt, het vastleggen van de naam en het contactadres die op of bij het product moeten staan, en het nagaan of er al instructies en veiligheidsinformatie in het Nederlands beschikbaar zijn. Ook het bijhouden van een intern register van klachten en incidenten is administratief werk dat een kantoormanager of kwaliteitsmedewerker vaak zelf kan organiseren, mits er duidelijke afspraken zijn over wie dat register bijhoudt en hoe lang.
De verordening onderscheidt daarnaast rollen in de keten, en het bepalen van uw eigen rol is meestal ook zelf te doen. Bent u de partij die het product onder eigen naam op de markt zet, dan gelden andere verplichtingen dan wanneer u alleen distribueert. Dat onderscheid is meestal met een paar vragen te beantwoorden, en wie behoefte heeft aan een eerste richting kan in een paar vragen zien welke rol waarschijnlijk van toepassing is.
Waar hulp vaker gebruikelijk is
Bij een echte risicobeoordeling van een product — met name bij elektronica waar elektrische, thermische of chemische risico's samenkomen — schakelen bedrijven vaker een testinstituut, keuringsdienst of gespecialiseerde adviseur in. Dat komt niet doordat de wet dat dwingend voorschrijft voor elk product, maar omdat een deugdelijke beoordeling technische kennis vraagt die niet in elk bedrijf aanwezig is. Hetzelfde geldt voor het opstellen van een technisch dossier dat standhoudt bij een controle: de vorm is vaak bekend, maar de inhoud vraagt kennis van de specifieke normen die voor uw productcategorie gelden.
Ook bij twijfel over de precieze reikwijdte van de verordening voor een specifiek product, of bij vragen over aansprakelijkheid tussen fabrikant en importeur, is het gebruikelijk een jurist te raadplegen. De verordening zelf geeft het kader, maar de vertaling naar uw specifieke situatie — welk product, welke keten, welke lidstaat — is niet iets wat een artikel op internet voor u kan invullen. Voor vragen over toezicht en de manier waarop een controle in Nederland verloopt, is de toezichthouder zelf het aangewezen aanspreekpunt.
De rol van documentatie in die afweging
Een groot deel van de discussie over zelf doen of uitbesteden draait in de praktijk om documentatie: wie stelt het op, wie controleert het, en wie houdt het actueel als er iets verandert aan het product of de regelgeving. Voor bedrijven die met meerdere productlijnen werken, loont het om eerst in kaart te brengen welke documenten al bestaan en welke nog ontbreken, voordat de keuze wordt gemaakt tussen zelf opstellen of uitbesteden. Een overzicht van welke stukken doorgaans nodig zijn, geordend per onderwerp, is te vinden in de kennisbank met uitleg per situatie.
Dat overzicht raakt ook aan het digitaal productpaspoort, waarvoor eveneens gestructureerde productinformatie nodig is. Bedrijven die nu al bezig zijn met het op orde brengen van hun GPSR-documentatie, leggen daarmee vaak ook een basis die later bij het paspoort van pas komt. Hoe die twee zich tot elkaar verhouden, en waar de gegevens precies vandaan komen die op elektropas.com terechtkomen, staat toegelicht op de pagina waar de informatie vandaan komt.
Kort samengevat
Of u de GPSR zelf regelt of hulp inschakelt, is geen vast antwoord maar een afweging per product en per bedrijf. Basiswerk zoals het vastleggen van uw rol, contactgegevens en klachtenregistratie is voor de meeste bedrijven zelf te doen. Bij technische risicobeoordelingen, een sluitend technisch dossier of juridische twijfel over uw specifieke situatie is het gebruikelijker om een deskundige of jurist te betrekken; voor vragen over handhaving is de toezichthouder de aangewezen partij.
Wilt u eerst een indicatie van waar uw bedrijf staat voordat u die keuze maakt? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank, en bekijk bij twijfel de meestgestelde vragen over het productpaspoort voor een eerste oriëntatie.