Zodra de Europese Commissie de gedelegeerde handeling voor uw productcategorie publiceert, gaat er een overgangsperiode lopen voordat het digitaal productpaspoort verplicht wordt. Hoe lang die periode precies is, verschilt per productgroep en wordt vastgelegd in de handeling zelf op het moment dat die verschijnt. Voor elektronica en ICT-apparatuur is dat nog niet gepubliceerd; het werkplan van de verordening noemt 2025-2030 als periode waarin gedelegeerde handelingen per deelcategorie worden verwacht, met de eerste vanaf 2027.
Wat wel al te zeggen is: de tijd die u nodig heeft om het paspoort daadwerkelijk klaar te hebben, is meestal langer dan bedrijven vooraf denken. Niet omdat het proces zelf ingewikkeld is, maar omdat het verzamelen van de juiste gegevens bij toeleveranciers, fabrikanten en interne afdelingen vaak meer voeten in de aarde heeft dan de publicatiedatum van de regels doet vermoeden.
Wat de verordening al vastlegt over het tijdpad
De ESPR, de Europese verordening die het digitaal productpaspoort mogelijk maakt, werkt met een kaderwet die per productgroep wordt ingevuld. Dat gebeurt via gedelegeerde handelingen: aparte besluiten waarin de Commissie vastlegt welke gegevens voor die specifieke productcategorie verplicht worden, per wanneer, en met welke overgangstermijn voor bedrijven die al producten op de markt hebben. Het werkplan noemt de volgorde waarin productgroepen aan de beurt komen, maar de exacte datum en de lengte van de overgangsperiode staan pas vast zodra de handeling voor die groep is gepubliceerd.
Voor wie nu al wil weten hoe de verordening in elkaar zit en wat de begrippen precies betekenen, geeft de kennisbank per onderwerp uitgezocht een overzicht dat met de publicatie van nieuwe handelingen wordt aangevuld.
Wat nog niet vaststaat
Het is verleidelijk om nu al een getal te noemen voor "hoeveel tijd u krijgt", maar dat getal bestaat simpelweg nog niet voor elektronica en ICT-apparatuur. Andere productgroepen die al verder in het proces zitten, laten zien dat de overgangstermijn per categorie kan verschillen en dat de Commissie daarbij rekening houdt met de complexiteit van de toeleveringsketen. Een verstandige aanname is dat een langere en meer internationale keten meer voorbereidingstijd met zich meebrengt, maar dat is een patroon, geen garantie voor uw specifieke situatie.
Zodra de gedelegeerde handeling voor uw productcategorie gepubliceerd is, staat de datum en de overgangstermijn hier vermeld. Tot die tijd is voorzichtigheid met concrete deadlines op zijn plaats, ook als u die elders al tegenkomt.
Waar de doorlooptijd in de praktijk vastloopt
Bedrijven die zich al hebben voorbereid, lopen meestal niet vast op de wettekst zelf, maar op drie praktische punten. Ten eerste: gegevens die bij een toeleverancier of onderaannemer liggen en niet zomaar op te vragen zijn, zeker niet als die partij buiten de EU zit. Ten tweede: onduidelijkheid over wie binnen het eigen bedrijf verantwoordelijk is voor het aanleveren en actueel houden van de gegevens, vooral wanneer inkoop, kwaliteit en compliance los van elkaar werken. Ten derde: het onderschatten van de tijd die nodig is om gegevens te controleren voordat ze in een paspoort komen te staan, want een paspoort met verouderde of onjuiste gegevens levert weinig op.
Deze drie punten spelen los van de exacte datum waarop de verplichting ingaat. Wie er nu al zicht op krijgt, wint tijd zodra de handeling voor de eigen productgroep gepubliceerd wordt. Een goed startpunt is nagaan welke rol uw bedrijf in de keten speelt, want dat bepaalt mede welke gegevens u zelf moet aanleveren en welke u van anderen nodig heeft.
Wat u nu al kunt voorbereiden
Zonder vooruit te lopen op een datum die nog niet vaststaat, kunt u wel alvast in kaart brengen welke productgegevens u nu al heeft, welke ontbreken, en bij wie u die zou moeten opvragen. Dat is geen verplichting vooraf, maar wel de stap die de meeste tijd kost zodra de klok wél gaat lopen. Toezichthouders in Nederland en de EU controleren achteraf of de gegevens in het paspoort kloppen en actueel zijn, niet hoe snel een bedrijf ze heeft verzameld, maar een late start maakt de kans op haastwerk groter.
Om te zien hoe uw eigen situatie zich verhoudt tot de verordening, kunt u in een paar vragen een indicatie krijgen van waar u staat. Wilt u eerst weten waar de informatie op elektropas.com vandaan komt en hoe die wordt bijgehouden, dat staat toegelicht op de pagina die uitlegt hoe de informatie tot stand komt.
Voor de eigen situatie, met de precieze gevolgen voor uw producten en uw contracten, blijft een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt. Elektropas.com beschrijft de verordening en houdt bij wanneer nieuwe data en termijnen gepubliceerd worden, maar doet geen uitspraak over individuele gevallen.
Wilt u zelf nagaan hoe ver u al bent en wat er voor uw productgroep nog moet gebeuren, doe dan de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank. Antwoorden op veelgestelde vragen over het paspoort vindt u ook op het overzicht met veelgestelde vragen.