Wat kost het om de GPSR-regels voor uw elektronica te regelen?
Er bestaat geen vast bedrag voor het op orde brengen van de Algemene Productveiligheidsverordening, beter bekend als de GPSR. De kosten hangen af van hoeveel producten u voert, hoeveel documentatie u al heeft, of u fabrikant of importeur bent, en of u de uitvoering zelf doet of laat doen. Wie al een CE-dossier en een kwaliteitssysteem heeft, voegt relatief weinig toe. Wie bij nul begint, heeft meer werk en dus meer kosten.
De kostenposten vallen grofweg in drie groepen uiteen: het opstellen en bijhouden van productdocumentatie, het inrichten van een proces voor risicobeoordeling en klachtafhandeling, en de tijd die het kost om leveranciers en importeurs de juiste gegevens te laten aanleveren. Hieronder leest u hoe die posten tot stand komen en wat ze bij uw bedrijf groter of kleiner maakt.
Waar de documentatiekosten vandaan komen
De GPSR vraagt om informatie waarmee een product herleidbaar is: wie het heeft gemaakt of geïmporteerd, welke risico's zijn beoordeeld, en hoe een gebruiker een klacht of ongeval kan melden. Voor een bedrijf dat al CE-markering voert, ligt een deel van deze informatie al vast in het technisch dossier. De aanvullende kosten zitten dan vooral in het vertalen van bestaande gegevens naar de vorm die de verordening vraagt, en in het beschikbaar maken daarvan voor de toezichthouder en de consument. Voor een bedrijf dat producten doorverkoopt zonder eigen technisch dossier, ligt het zwaartepunt bij het opvragen van die gegevens bij de fabrikant of buitenlandse leverancier. Dat kost tijd, en soms onderhandeling, zeker als de leverancier buiten de EU zit en niet gewend is aan deze vraag.
Waar de procesinrichting zwaarder of lichter weegt
Een tweede kostenpost zit niet in documenten maar in een werkwijze: hoe gaat uw bedrijf om met een melding van een onveilig product, wie beoordeelt dat, en hoe snel wordt er gereageerd. Bedrijven met een bestaand kwaliteitssysteem passen hier vaak een bestaand proces aan, wat relatief weinig kost. Bedrijven zonder zo'n systeem richten dit voor het eerst in, en dat vraagt meer tijd van intern personeel of van een extern adviseur. De omvang van uw assortiment speelt hier direct in mee: een importeur met twee productlijnen heeft een overzichtelijker traject dan een importeur met tientallen varianten van verschillende fabrikanten.
Ook de samenloop met andere regelgeving beïnvloedt de kosten. Een bedrijf dat al werkt aan het digitaal productpaspoort voor elektronica, bouwt vaak dezelfde gegevens op die ook voor de GPSR nodig zijn: fabrikantgegevens, conformiteit, en een traceerbare herkomst. Wie deze trajecten los van elkaar aanpakt, betaalt in feite twee keer voor hetzelfde uitzoekwerk. Op de kennisbank met onderwerpen per situatie staat hoe deze twee verplichtingen zich tot elkaar verhouden, zodat u dat werk niet dubbel hoeft te doen.
Zelf doen of uitbesteden
Of u de GPSR zelf regelt of uitbesteedt, is vooral een kwestie van beschikbare tijd en kennis in huis. Zelf doen kost minder in geld maar meer in uren, en vraagt dat iemand in uw organisatie de verordening goed doorgrondt. Uitbesteden aan een jurist of adviesbureau kost meer in geld maar minder in interne tijd, en is vaak de snellere route als u geen ervaring heeft met productveiligheidsdossiers. Voor welke keuze u ook maakt: de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor een veilig product blijft bij de fabrikant of importeur zelf, niet bij de adviseur.
Een praktische manier om in te schatten hoeveel werk er voor uw bedrijf ligt, is door eerst te kijken welke gegevens u al heeft en welke nog ontbreken. Met een paar vragen een eerste indicatie krijgen laat zien waar de grootste hiaten zitten, nog voordat u een adviseur inschakelt of een intern traject start. Dat scheelt kosten, omdat u gericht kunt zoeken naar wat ontbreekt in plaats van het hele dossier opnieuw op te bouwen.
Wat niet vaststaat
De precieze reikwijdte van de GPSR per productgroep, en hoe toezichthouders in de praktijk omgaan met tekortkomingen, staat niet in dit artikel omdat dat per situatie verschilt en aan verandering onderhevig is. Voor de exacte verplichtingen die op uw producten van toepassing zijn, is de officiële verordeningstekst of een jurist de aangewezen bron, niet een algemeen artikel. Op de pagina met veelgestelde vragen staat een aantal punten waar ondernemers vaak over twijfelen, met een doorverwijzing naar waar het antwoord vandaan komt.
Wilt u weten waar uw bedrijf ongeveer staat voordat u kosten gaat begroten? Doe de gratis quick-scan of lees de onderwerpen die bij uw situatie passen op de pagina met tarieven en wat daarbij hoort, zodat u een realistisch beeld krijgt van wat intern werk is en wat u eventueel uitbesteedt.