Vad kostar det att ordna GPSR-reglerna för din elektronik?
Det finns inget fast belopp för att ordna den allmänna produktsäkerhetförordningen, bättre känd som GPSR. Kostnaderna beror på hur många produkter ni säljer, hur mycket dokumentation ni redan har, på om ni är tillverkare eller importör, och på om ni hanterar genomförandet själva eller låter någon annan göra det. Den som redan har ett CE-dossier och ett kvalitetssystem lägger till relativt lite. Den som börjar från noll har mer arbete och därför högre kostnader.
Kostnaderna kan grovt sett delas in i tre grupper: upprättandet och underhållet av produktdokumentation, inrättandet av en process för riskbedömning och skadereglering, och den tid det tar för leverantörer och importörer att tillhandahålla rätt information. Nedan läser ni hur dessa poster uppstår och vad som gör dem större eller mindre för er verksamhet.
Var dokumentationskostnaderna kommer ifrån
GPSR kräver information för att en produkt ska kunna spåras: vem som tillverkat eller importerat den, vilka risker som bedömts, och hur en användare kan lämna ett klagomål eller rapportera en olycka. För ett företag som redan använder CE-märkning finns en del av denna information redan dokumenterad i den tekniska dokumentationen. De tillagda kostnaderna ligger då framför allt i att översätta befintliga uppgifter till det format som förordningen kräver, och i att göra dem tillgängliga för tillsynsmyndigheten och konsumenten. För ett företag som säljer vidare produkter utan egen teknisk dokumentation ligger fokus på att inhämta dessa uppgifter från tillverkaren eller den utländska leverantören. Det tar tid, och ibland förhandling, särskilt om leverantören ligger utanför EU och inte är van vid denna typ av förfrågan.
Var processkonfigurationen väger tyngre eller lättare
En andra kostnadspost ligger inte i dokument utan i ett arbetssätt: hur hanterar er verksamhet en anmälan om en osäker produkt, vem bedömer den, och hur snabbt reagerar man. Företag med ett befintligt kvalitetssystem anpassar ofta en befintlig process här, vilket koster relativt lite. Företag utan ett sådant system inrättar detta för första gången, och det kräver mer tid från intern personal eller från en extern rådgivare. Storleken på er sortiment spelar en direkt roll här: en importör med två produktlinjer har en mer överskådlig väg fram än en importör med tiotalet varianter från olika tillverkare.
Också sammanfallet med annan lagstiftning påverkar kostnaderna. Ett företag som redan arbetar med det digitala produktpasset för elektronik bygger ofta upp samma data som också är nödvändiga för GPSR: tillverkaruppgifter, överensstämmelse och spårbar härkomst. Den som hanterar dessa processer separat från varandra betalar i själva verket två gånger för samma utredningsarbete. I kunskapsbanken med ämnen per situation kan ni läsa hur dessa två skyldigheter förhåller sig till varandra, så att ni inte behöver göra det arbetet två gånger.
Göra det själv eller lägga ut det på entreprenad
Oavsett om ni hanterar GPSR själva eller lägger ut det på någon annan är det framför allt en fråga om tillgänglig tid och kunskap internt. Att göra det själva kostar mindre i pengar men mer i timmar, och kräver att någon i er organisation grundligt förstår förordningen. Att lägga ut det på en jurist eller ett rådgivningsföretag kostar mer i pengar men mindre i intern tid, och är ofta den snabbare vägen om ni saknar erfarenhet av produktsäkerhetsdossier. Oavsett vilket val ni gör: det slutgiltiga ansvaret för en säker produkt ligger hos tillverkaren eller importören själv, inte hos rådgivaren.
Ett praktiskt sätt att bedöma hur mycket arbete som väntar er verksamhet är att först titta på vilken information ni redan har och vilken som saknas. Med få en första indikation med ett par frågor visa var de största luckorna finns, redan innan du anlitar en rådgivare eller startar ett internt arbete. Det sparar kostnader, eftersom du kan söka målinriktat efter vad som saknas i stället för att bygga upp hela ansökan på nytt.
Vad som inte är fastställt
Den exakta tillämpningsomfattningen för GPSR per produktgrupp, och hur tillsynsmyndigheter i praktiken hanterar brister, tas inte upp i denna artikel eftersom det varierar från situation till situation och är föränderligt. För de exakta krav som gäller för dina produkter är den officiella förordningens ordalydelse eller en jurist den avsedda källan, inte en allmän artikel. På sidan med vanliga frågor finns ett antal punkter där företagare ofta tvivlar, med en hänvisning till var svaret kommer ifrån.
Vill du veta ungefär var ditt företag står innan du börjar budgetera kostnader? Gör den kostnadsfria snabbkontroll eller läs de avsnitt som passar din situation på sidan med taxa och vad som hör till det, så att du får en realistisk bild av vad som är internt arbete och vad du eventuellt lägger ut.