Каква грешка допускат компаниите най-често в договорите за закупуване на AI-системи
Най-честата грешка е, че компания закупува AI-система, без да уточни в договора кой какъв модус: доставчикът или получателят. Много договори за закупуване на софтуер са съставени преди години, дълго преди AI-регламента, и касаят лицензи, актуализации и поддръжка. Те не говорят за класификация на рисковете, за това кой предоставя инструкциите за ползване, или за това какво се случва, ако доставчикът сам адаптира софтуера с нови AI-функции.
Резултатът е, че при закупуване на продукта компания исходи от предположението, че доставчикът "е всичко уредил", докато регламентът разграничава между доставчика на AI-система и отговорния за използване, който включва системата в своята организация. Тези две роли могат да съвпадат, но не е необходимо. Без изрично съгласие в договора остава неясно кой носи каква отговорност в момента, когато това наистина е важно.
Защо това се случва по-често, отколкото се очаква
Отделите по закупуване и ИТ-мениджърите традиционно смятат функционалността, цената и защитата. Това е логично: до наскоро това бяха основните въпроси при закупуване на софтуер. AI-регламентът добавя слой, който естествено не попада в съществуващите процеси на закупуване, просто защото никой в екипа по закупуване не е свикнал да задава такъв въпрос. Доставчик, на който не му се зададе изрично въпрос за неговата роля, рядко ще предостави такава информация неискано.
Втората причина е, че много AI-функционалност в момента попада в съществуващия софтуер чрез актуализации, без да се подписва нов договор. Счетоводна програма получава AI-асистент, инструмент за планиране получава автоматични предложения за график. Първоначалният договор не покрива тази функция и никой впоследствие не проверява дали условията все още са валидни за това, което системата в момента прави.
Как се проявява грешката в практиката
Грешката обикновено се появява само в момента, когато компания трябва да докаже нещо: при запитване от надзорен орган, при одит на клиент или просто защото работническият съвет пита как е създадено едно AI-приложение. Тогава се оказва, че няма документация за класификацията на системата, няма отговорно лице при доставчика за тази тема и няма договорно съгласие за това кой какву информация предоставя, когато софтуерът се променя.
Освен това, въпросът за личните данни често се разглежда отделно от въпроса за AI, докато в практиката често съвпадат. Договорение за обработка в рамките на GDPR регулира нещо друго от въпроса каква роля има една страна според AI-регламента; едното не замества другото.
Как да избегнете това при нов договор
Най-практичната стъпка е да проведете разговор с доставчика рано в процеса на закупуване, а не впоследствие. Запитайте изрично каква роля си дава доставчикът, каква документация идва със системата и какво е договорно уредено по отношение на промените в AI-функционалността през периода на действие на договора. Документирайте тези отговори, дори ако отговорът в момента е все още непълен: доставчик, който не може да даде яснота, също е факт, който трябва да документирате.
Помага да отделите този въпрос от обичайния контролен списък за закупуване по отношение на цена и функционалност, точно защото тези два предмета се оценяват от различни хора в организацията. Тези, които третират това като отделна точка от внимание, избягват рискът да се загуби между чук и наковалня. В банката на знанията по тема има преглед на въпросите, които често се появяват при такива разговори, подредени според фазата, в която се намира компания.
Преглед на съществуващите договори
За текущите договори е препоръчително да зададете същите въпроси при следващата договорна промяна, продължение или уведомление за актуализация. Договорът не трябва да се разтваря веднага, но бележка при следващото взаимодействие с доставчика предотвратява темата да остане неразрешена години наред. Компании, които не знаят своето текущо положение, могат да получат първа индикация в няколко въпроса кои теми са релевантни за тяхната ситуация.
Дали и как конкретен договор трябва да бъде изменен, и каква отговорност се свързва с това, е въпрос за адвокат или, за въпроси относно надзора, компетентния надзорен орган. Тази статия описва само където обикновено възниква грешката, не какво е правилното изменение за вашия собствен договор.
Често задавани въпроси по този вид закупни проблеми, включително въпроси, които други читатели вече са задали, са събрани на страницата с често задавани въпроси. Ако първо искате сами да си направите представа за положението на вашата организация, направете безплатния бърз преглед или прегледайте темите в базата знания; и двата са достъпни без задължение.