Kāda kļūda uzņēmumi pieļauj visvairāk pirkšanas līgumos AI sistēmām
Visbiežāk pieļautā kļūda ir tā, ka uzņēmums pērk AI sistēmu, nenostiprinātu līgumā, kāda loma ir katrai pusei: piegādātājam vai pircējam. Daudzi programmatūras pirkšanas līgumi tika sagatavoti gadiem atpakaļ, ilgi pirms AI regulējuma pieņemšanas, un attiecas uz licencēm, atjauninājumiem un atbalstu. Tajos nav norādes par riska klasifikāciju, par to, kāds sniedz lietošanas instrukcijas, vai par to, kas notiek, ja piegādātājs pats modificē programmatūru, pievienojot jaunas AI funkcijas.
Rezultātā uzņēmums pieņem, ka piegādātājs "jau viss ir sakārtojis", bet regulējums izšķir starp AI sistēmas piegādātāju un lietošanas atbildīgo, kurš sistēmu ievieto savā organizācijā. Šie divi lomai var sakrist, bet tas nav obligāts. Bez skaidras vienošanās līgumā paliek neskaidrs, uz kura pleciem gulstas kāds pienākums brīdī, kad tas ir patiešām svarīgi.
Kāpēc tas biežāk noiet pa ceļam nekā gaidīts
Pirkšanas nodaļas un IT vadītāji tradicionāli skatās uz funkcionalitāti, cenu un drošību. Tas ir arī loģiski: līdz nesen tas bija svarīgākais jautājums programmatūras pirkšanā. AI regulējums pievieno papildu aspektu, kas ne vienmēr dabīgiski iekļaujas esošajās pirkšanas procedūrās, vienkārši tāpēc, ka neviens pirkšanas komandā nav pieradis uzdot jautājumu. Piegādātājs, kurš nav skaidri apskatīts par savu lomu, reti kad pasniedz šo informāciju bez prasības.
Otrais iemesls ir tas, ka daudz AI funkcionalitātes tagad nonāk esošajā programmatūrā caur atjauninājumiem, neslēdzot jaunu līgumu. Grāmatvedības pakets saņem AI palīgu, plānošanas rīks saņem automātiskus grafika priekšlikumus. Sākotnējais līgums šo funkciju neparedz, un neviens vēlāk nepārbauda, vai nosacījumi atbilst tam, ko sistēma tagad dara.
Kas praktiski noiet
Kļūda parasti izpaužas tikai brīdī, kad uzņēmumam pašam kaut kas jāpierāda: pēc uzraudzības iestādes jautājuma, klients veic auditu, vai vienkārši tāpēc, ka uzņēmuma padome prasa, kā tika izstrādāts AI lietojums. Tad izrādās, ka nav dokumentācijas par sistēmas klasifikāciju, nav kontaktpersonas pie piegādātāja šajā jautājumā un nav līgumiska vienošanās par to, kurš sniedz kādu informāciju, kad programmatūra mainās.
Turklāt jautājums par personas datiem bieži tiek risināts atsevišķi no jautājuma par AI, kaut arī praksē tie bieži sakrīt. Apstrādes līgums Vispārējā datu aizsardzības regulas (VDAR) kontekstā regulē kaut ko citu nekā jautājums par to, kāda ir puses loma saskaņā ar AI regulējumu; viens neatstāj otru spēkā.
Kā to novērst noslēdzot jaunu līgumu
Praktiskākais solis ir pārrunā ar piegādātāju uzsākt agrīnā iepirkuma procesa stadijā, nevis retrospektīvi. Skaidri jautājiet, kādu lomu piegādātājs sev piešķir, kāda dokumentācija tiek pievienota sistēmai, un kas līgumā ir noteikts par izmaiņām AI funkcionalitātē līguma izpildes laikā. Dokumentējiet šīs atbildes, pat ja atbilde šobrīd vēl ir nepilnīga: piegādātājs, kurš vēl nespēj sniegt skaidrību, arī ir fakts, kas jāfiksē dokumentācijā.
Palīdz šo jautājumu nošķirt no parastā iepirkuma kontrolsaraksta par cenu un funkcionalitāti, tieši tāpēc, ka šos divus jautājumus novērtē dažādi cilvēki organizācijā. Kurš to uztver kā atsevišķu uzmanības punktu, novērš, ka tas nokļūs aizmirstībā. Sadaļā zināšanu bankā pēc tēmas ir apkopots jautājumu pārskats, kas bieži atgriežas šāda veida sarunās, sakārtots pēc fāzes, kurā uzņēmums atrodas.
Esošo līgumu pārskatīšana
Notiektniecīgo līgumu gadījumā ir ieteicams uzdot tās pašas jautājumus nākamajā līguma izmaiņā, pagarinājumā vai atjauninājuma ziņojumā. Līgums nav jāatver nekavējoties, bet piezīme nākamajā kontakta brīdī ar piegādātāju novērsīs, ka šis jautājums paliktu neatrisināts gadus ilgi. Uzņēmumi, kas nezina savu pašreizējo stāvokli, var dažos jautājumos iegūt pirmās norādes zināt, kuri jautājumi to situācijai ir būtiski.
Jautājums par to, vai un kā konkrēts līgums ir jāpielāgo un kāda atbildība tam pievienota, ir jautājums juristam vai normatīvā uzraudzības jautājuma gadījumā – kompetentajai normatīvajai uzraudzības iestādei. Šis raksts apraksta tikai to, kur kļūda parasti rodas, nevis to, kāda ir pareizā pielāgošana jūsu paša līgumam.
Bieži uzdoti jautājumi par šāda veida iepirkuma jautājumiem, ieskaitant jautājumus, ko citi lasītāji jau ir uzdavuši, ir apkopoti vietnē lapā ar bieži uzdotajiem jautājumiemJa vēlaties vispirms pašiem iegūt priekšstatu par savu organisācijas stāvokli, veiciet bezmaksas ātro skenēšanu vai pārlūkojiet tēmas zināšanu bankā; abi ir pieejami bez nekādām saistībām.