Ποιο λάθος κάνουν συχνότερα οι επιχειρήσεις στις συμβάσεις αγοράς για συστήματα ΤΝ
Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι ότι μια επιχείρηση αγοράζει ένα σύστημα ΤΝ χωρίς να καθορίσει στη σύμβαση ποιος έχει ποιο ρόλο: ο προμηθευτής ή ο αγοραστής. Πολλές συμβάσεις αγοράς λογισμικού διαμορφώθηκαν πριν από χρόνια, πολύ πριν από τον κανονισμό περί ΤΝ, και αφορούν άδειες, ενημερώσεις και υποστήριξη. Δεν λένε τίποτα για την ταξινόμηση κινδύνου, για το ποιος παρέχει τις οδηγίες χρήσης, ή για το τι συμβαίνει αν ο προμηθευτής προσαρμόσει ο ίδιος το λογισμικό με νέες λειτουργίες ΤΝ.
Το αποτέλεσμα είναι ότι μια επιχείρηση, κατά την αγορά, υποθέτει ότι ο προμηθευτής «τα έχει τακτοποιήσει», ενώ ο κανονισμός κάνει διάκριση μεταξύ του παρόχου ενός συστήματος ΤΝ και του υπεύθυνου χρήστη που αναπτύσσει το σύστημα στο πλαίσιο της ίδιας της οργάνωσης. Αυτοί οι δύο ρόλοι μπορεί να συμπίπτουν, αλλά δεν χρειάζεται να συμπίπτουν. Χωρίς μια ρητή συμφωνία στη σύμβαση, παραμένει ασαφές σε ποιον βαρύνει ποια υποχρέωση τη στιγμή που έχει σχέση.
Γιατί αυτό αποτυγχάνει συχνότερα από ό,τι αναμένεται
Τα τμήματα αγορών και οι διευθυντές ΤΠ ιστορικά εξετάζουν τη λειτουργικότητα, την τιμή και την ασφάλεια. Αυτό είναι επίσης λογικό: ήταν μέχρι πολύ πρόσφατα τα πιο σημαντικά ζητήματα στην αγορά λογισμικού. Ο κανονισμός περί ΤΝ προσθέτει ένα επίπεδο που δεν καταλήγει φυσικά στις υπάρχουσες διαδικασίες αγοράς, απλώς επειδή κανείς στην ομάδα αγορών δεν είναι συνηθισμένος να θέτει εκείνη την ερώτηση. Ένας προμηθευτής που δεν ερωτάται ρητά για το ρόλο του, σπάνια θα παράσχει εκείνες τις πληροφορίες χωρίς να του ζητηθεί.
Ένας δεύτερος λόγος είναι ότι πολλές λειτουργίες ΤΝ έρχονται τώρα μέσω ενημερώσεων στο υπάρχον λογισμικό, χωρίς να συναφθεί νέα σύμβαση. Ένα πακέτο λογιστικής λαμβάνει έναν βοηθό ΤΝ, ένα εργαλείο σχεδιασμού λαμβάνει αυτόματες προτάσεις χρονοδιαγράμματος. Η αρχική σύμβαση δεν καλύπτει αυτήν τη λειτουργία και κανείς δεν ελέγχει εκ των υστέρων αν οι όροι εξακολουθούν να ισχύουν για ό,τι το σύστημα πλέον κάνει.
Πώς αποτυγχάνει αυτό στην πράξη
Το λάθος εκδηλώνεται συνήθως μόνο τη στιγμή που μια επιχείρηση πρέπει να αποδείξει κάτι: με μια ερώτηση από έναν ελεγκτή, με έναν έλεγχο από έναν πελάτη, ή απλώς επειδή το συμβούλιο εργαζομένων ρωτά πώς προήλθε μια εφαρμογή ΤΝ. Τότε αποδεικνύεται ότι δεν υπάρχει τεκμηρίωση για την ταξινόμηση του συστήματος, δεν υπάρχει άτομο επικοινωνίας στον προμηθευτή για αυτό το θέμα και δεν υπάρχει συμβατική συμφωνία για το ποιος παρέχει ποια πληροφορία όταν το λογισμικό αλλάζει.
Επιπλέον, το ζήτημα των προσωπικών δεδομένων συχνά αντιμετωπίζεται ξεχωριστά από το ζήτημα της ΤΝ, ενώ στην πράξη συχνά συμπίπτουν. Μια σύμβαση επεξεργασίας στο πλαίσιο του GDPR ρυθμίζει κάτι διαφορετικό από το ζήτημα του ποιος ρόλος έχει ένα μέρος δυνάμει του κανονισμού περί ΤΝ· το ένα δεν αντικαθιστά το άλλο.
Πώς το αποφεύγετε με μια νέα σύμβαση
Το πιο πρακτικό βήμα είναι η συζήτηση με τον προμηθευτή νωρίς στη διαδικασία αγοράς, όχι αργότερα. Ρωτήστε ρητά ποιον ρόλο απονέμει ο προμηθευτής στον εαυτό του, ποια τεκμηρίωση συνοδεύει το σύστημα και τι έχει καθοριστεί συμβατικά σχετικά με τις αλλαγές στη λειτουργία ΤΝ κατά την περίοδο ισχύος της σύμβασης. Τεκμηριώστε αυτές τις απαντήσεις, ακόμη και αν η απάντηση προς το παρόν είναι ελλιπής: ένας προμηθευτής που δεν μπορεί ακόμη να δώσει σαφήνεια, είναι επίσης κάτι που αξίζει να τεκμηριωθεί.
Βοηθά να διαχωρίσετε αυτή την ερώτηση από τη συνήθη λίστα ελέγχου αγοράς σχετικά με την τιμή και τη λειτουργικότητα, ακριβώς επειδή τα δύο θέματα αξιολογούνται από διαφορετικά άτομα στην οργάνωση. Όποιος το αντιμετωπίζει ως ξεχωριστό σημείο προσοχής, αποφεύγει να χαθεί μεταξύ σφύρας και άκμονος. Σε η τράπεζα γνώσης ανά θέμα υπάρχει μια επισκόπηση των ερωτήσεων που συχνά εμφανίζονται στις συζητήσεις αυτού του είδους, ταξινομημένες σύμφωνα με τη φάση στην οποία βρίσκεται μια επιχείρηση.
Ελέγξτε τις υπάρχουσες συμβάσεις
Για τις τρέχουσες συμβάσεις, συνιστάται να θέσετε τα ίδια ερωτήματα κατά την επόμενη συμβατική τροποποίηση, ανανέωση ή ειδοποίηση ενημέρωσης. Δεν είναι απαραίτητο να ανοίξετε αμέσως την σύμβαση, αλλά μια σημείωση κατά την επόμενη επικοινωνία με τον προμηθευτή θα αποτρέψει το θέμα να παραμείνει εκκρεμές για χρόνια. Τα επιχειρήματα που δεν γνωρίζουν πού βρίσκονται αυτή τη στιγμή, μπορούν να λάβουν ένδειξη σε μερικές ερωτήσεις ποια θέματα είναι σχετικά για την κατάστασή τους.
Το εάν και πώς μια συγκεκριμένη σύμβαση πρέπει να τροποποιηθεί και ποια ευθύνη σχετίζεται με αυτό είναι ένα ερώτημα για έναν δικηγόρο ή, για ερωτήματα σχετικά με την εποπτεία, την αρμόδια αρχή εποπτείας. Το άρθρο αυτό περιγράφει μόνο πού προκύπτει συνήθως το σφάλμα, όχι ποια είναι η σωστή προσαρμογή για τη δική σας σύμβαση.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τέτοια ζητήματα προμήθειας, συμπεριλαμβανομένων ερωτήσεων που έχουν ήδη θέσει άλλοι αναγνώστες, συγκεντρώνονται σε τη σελίδα με συχνές ερωτήσεις. Εάν θέλετε πρώτα να έχετε μια εικόνα του τόπου όπου βρίσκεται ο οργανισμός σας, κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή περιηγηθείτε στα θέματα της βάσης γνώσης. και τα δύο είναι προσβάσιμα χωρίς υποχρέωση.