Koju grešku tvrtke najčešće prave u ugovorima o nabavi AI-sustava
Najčešća greška je što tvrtka nabavlja AI-sustav bez da u ugovoru utvrdí tko ima koju ulogu: dobavljač ili kupac. Mnogi ugovori o nabavi softvera sastavljeni su prije nekoliko godina, davno prije Uredbe o AI-u, i odnose se na licence, ažuriranja i podršku. Ništa ne govore o razvrstavanju rizika, o tome tko isporučuje upute za korištenje, ili što se događa ako dobavljač sam softver prilagodi s novim AI-funkcijama.
Posljedica je što tvrtka pri nabavi pretpostavlja da je dobavljač "sve to već sredinio", dok Uredba pravi razliku između pružatelja AI-sustava i korisnika odgovornog koji sustav koristi unutar vlastite organizacije. Te dvije uloge mogu se podudarati, ali ne moraju. Bez eksplicitnog dogovora u ugovoru ostaje nejasno tko nosi koju obvezu u trenutku kada je to stvarno važno.
Zašto se ovo javlja češće nego se očekuje
Odjeli nabave i IT-menedžeri tradicionalno gledaju na funkcionalnost, cijenu i sigurnost. To je i logično: to su bili do nedavno najvažnija pitanja pri nabavi softvera. Uredba o AI-u dodaje tom sloju koji se ne javlja automatski u postojeće procese nabave, jednostavno jer nitko u timu nabave nije navikao postavljati to pitanje. Dobavljač kojem se eksplicitno ne postavi pitanje o svojoj ulozi, rijetko će te podatke pružiti dobrovoljno.
Drugi razlog je što se mnoga AI-funkcionalnost sada pojavljuje preko ažuriranja u postojeće softveru, bez da se zaključi novi ugovor. Računovodstveni paket dobiva AI-asistenta, planiranje dobiva automatske prijedloge za raspored. Izvorni ugovor ne pokriva tu funkcionalnost, i nitko kasnije ne provjerava jesu li uvjeti još uvijek primjenjivi na ono što sustav sada čini.
Što se u praksi javlja kao problem
Greška se obično pokazuje tek kada tvrtka mora nešto sama dokazati: pri upitu nadzornog tijela, pri auditu klijenta, ili jednostavno jer upravni odbor pita kako je došlo do AI-aplikacije. Tada se ispostavlja da nema dokumentacije o razvrstavanju sustava, nema kontaktne osobe kod dobavljača za ovo pitanje, i nema ugovornog dogovora o tome tko isporučuje koju informaciju kada se softver promijeni.
Osim toga, pitanje o osobnim podacima često se tretira odvojeno od pitanja o AI-u, iako se u praksi često preklapaju. Ugovor o obradi podataka u okviru GDPR-a regulira nešto drugo od pitanja koju ulogu stranka ima prema Uredbi o AI-u; jedno ne zamjenjuje drugo.
Kako to izbjegnuti pri novom ugovoru
Najpraktičniji korak je voditi razgovor s dobavljačem rano u procesu nabave, a ne naknadno. Eksplicitno pitajte koju ulogu dobavljač sebi pripisuje, koja dokumentacija ide uz sustav, i što je ugovorno utvrđeno o promjenama AI-funkcionalnosti tijekom trajanja ugovora. Zabilježite te odgovore, čak i ako je odgovor u ovom trenutku još nepotpun: dobavljač koji još ne može dati jasnoću je također važan podatak za dokumentiranje.
Pomaže odvojiti ovo pitanje od uobičajene liste za provjeru nabave o cijeni i funkcionalnosti, upravo zato što ta dva pitanja dvoje razne osobe u organizaciji ocjenjuju. Tko ovo tretira kao odveću točku pažnje, izbjegava da padne između dvaju stolaca. U bazi znanja po temi nalazi se pregled pitanja koja se često pojavljuju na ovakvim razgovorima, razvrstavljena po fazi u kojoj se tvrtka nalazi.
Pregled postojećih ugovora
Za tekuće ugovore preporučuje se da postavite ista pitanja pri prvoj sljedećoj ugovornoj izmjeni, produljenju ili obavijesti o ažuriranju. Ugovor se ne mora odmah otvarati, ali bilješka pri sljedećem kontaktu s dobavljačem sprječava da se tema godinama ostavi po strani. Poduzeća koja ne znaju gdje se trenutno nalaze, u nekoliko pitanja dobiti prvi pregled koje su teme relevantne za njihovu situaciju.
Je li i kako određeni ugovor mora biti prilagođen te koja odgovornost se veže uz to pitanje je za pravnika ili, za pitanja vezana uz nadzor, nadležnog tijela nadzora. Ovaj članak samo opisuje gdje do greške obično dolazi, a ne što je ispravna prilagodba za vaš vlastiti ugovor.
Često postavljana pitanja o ovoj vrsti nabavnih pitanja, uključujući pitanja koju su već postavili drugi čitatelji, prikupljena su na stranici s često postavljanim pitanjimaDa biste prvo sami saznali gdje se vaša organizacija nalazi, izvršite besplatnu brzu procjenu ili pregledajte teme u bazi znanja; oboje je dostupno bez obveza.