Mikä virhe yrityksille tapahtuu yleisimmin AI-järjestelmien ostosopimusten yhteydessä
Yleisin virhe on, että yritys ostaa AI-järjestelmän ilman, että sopimuksessa määritellään, kuka kantaa mitäkin roolia: toimittaja vai ostaja. Monet ohjelmiston ostosopimusmallit on laadittu vuosia sitten, kauan ennen AI-asetusta, ja ne koskevat lisenssejä, päivityksiä ja tukea. Niissä ei sanota mitään riskiluokittelusta, siitä kuka toimittaa käyttöohjeita, tai siitä, mitä tapahtuu, kun toimittaja itse mukauttaa ohjelmiston uusilla AI-toiminnoilla.
Seurauksena yritys olettaa hankinnan yhteydessä, että toimittaja "on järjestänyt asian", vaikka asetus erottaa AI-järjestelmän toimittajan ja käyttövastuullisen, joka ottaa järjestelmän käyttöön omassa organisaatiossaan. Nämä kaksi roolia voivat olla sama henkilö, mutta niiden ei tarvitse olla. Ilman nimenomaista sopimusta sopimuksessa jää epäselväksi, kenen vastuulla kukin velvoite on silloin, kun se todella merkitsee.
Miksi näin käy useammin kuin odotettaisiin
Ostoosastot ja IT-johtajat ovat historiallisesti katsellen kiinnittäneet huomiota toimintoon, hintaan ja tietoturvaan. Se on myös järkevää: nämä olivat pitkään tärkeimmät kysymykset ohjelmistojen ostoissa. AI-asetus lisää siihen kerroksen, joka ei luonnollisesti kuulu olemassa oleviin ostoprosesseihin, yksinkertaisesti siksi, että kukaan ostopalvelun jäsenistä ei ole tottunut kysymään asiaa. Toimittaja, jota ei nimenomaisesti pyydetä kertomaan roolistaan, toimittaa sen harvoin ilman pyyntöä.
Toinen syy on, että paljon AI-toimintoja tulee nykyään päivitysten kautta olemassa olevaan ohjelmistoon ilman, että uutta sopimusta tehdään. Kirjanpitopaketti saa AI-assistentin, suunnittelutyökalu saa automaattisia vuorosuosituksia. Alkuperäinen sopimus ei kata tätä toimintoa, eikä kukaan jälkikäteen tarkista, ovatko ehdot vielä oikeat siihen, mitä järjestelmä nyt tekee.
Mitä käytännössä menee pieleen
Virhe tulee esille yleensä vasta silloin, kun yrityksen on itse näytettävä jotain: kun valvontaviranomainen kysyy, kun asiakas tekee tarkastuksen, tai yksinkertaisesti siksi, että hallintoneuvosto haluaa tietää, miten AI-sovellus on syntynyt. Silloin käy ilmi, että järjestelmän luokittelusta ei ole asiakirjoja, että toimittajalla ei ole yhteyshenkilöä tätä aiheetta, eikä ole sopimuksessa määriteltyä jakoa siitä, kuka toimittaa mitäkin tietoja, kun ohjelmisto muuttuu.
Lisäksi henkilötietojen käsittelyä koskeva kysymys käsitellään usein erillään AI-kysymyksestä, vaikka ne käytännössä usein kulkevat yhdessä. Käsittelijän sopimus GDPR:n puitteissa koskee jotain muuta kuin kysymystä siitä, mikä rooli osapuolella on AI-asetuksen nojalla; toinen ei korvaa toista.
Miten vältätte tämän uudessa sopimuksessa
Käytännöllisin askel on käydä keskustelu toimittajan kanssa aikaisin ostoprössissa, ei jälkikäteen. Kyskää nimenomaaisesti, minkä roolin toimittaja itselleen antaa, mitä asiakirjoja järjestelmään kuuluu, ja mitä sopimuksessa on sovittu AI-toiminnon muutoksista sopimuksen voimassaoloajan kuluessa. Dokumentoikaa nuo vastaukset myös silloin, kun vastaus on tällä hetkellä epätäydellinen: toimittaja, joka ei vielä voi antaa selkeyttä, on sekin dokumentoinnin arvoinen tieto.
Se auttaa, kun erotat tämän kysymyksen tavallisesta ostolistasta koskien hintaa ja toimintoja, juuri siksi, että nämä kaksi aihetta arvioi organisaatiossasi eri henkilöt. Kun käsittelet tämän erillisenä huomioitavana kohteena, vältyt siltä, että se jää välistä. Siellä aiheen mukaan jaettussa tietopankissa on listaus kysymyksistä, jotka näissä keskusteluissa usein nousevat esille, järjestetty vaiheen mukaan, jossa yritys on.
Nykyisten sopimusten tarkistaminen
Jatkuvissa sopimuksissa on suositeltavaa esittää samat kysymykset uudelleen seuraavan sopimusmuutoksen, -jatkamisen tai päivitysilmoituksen yhteydessä. Sopimusta ei tarvitse välittömästi avata, mutta merkintä seuraavasta toimittajan kanssa käytävästä yhteydenpitotilanteesta estää aiheen jäämisen vuosiksi pöydälle. Yritykset, jotka eivät tiedä, missä ne tällä hetkellä ovat, muutamissa kysymyksissä saada alustavaa viitteitä voivat tietää, mitkä aiheet ovat niiden tilanteessa olennaisia.
Se, pitääkö ja miten tiettyä sopimusta muuttaa, ja mikä vastuu siihen liittyy, on kysymys juristille tai valvontaa koskevissa kysymyksissä asianomaiselle valvontaviranomaiselle. Tämä artikkeli käsittelee vain sitä, mistä virhe yleensä johtuu, ei sitä, mikä on oikea muutos omassa sopimuksessanne.
Usein kysytyt kysymykset tämänkaltaisista ostokysymyksistä, mukaan lukien kysymykset, joita muut lukijat ovat jo esittäneet, on koottu osoitteeseen usein kysyttyjen kysymysten sivulleJos haluat ensin saada kuvan siitä, missä organisaatiosi on, tee ilmainen quick-scan tai selaile aiheiden tietopankissa; molemmat ovat saatavilla ilman velvoitteita.