Katero napako najpogosteje delajo podjetja v nabavnih pogodbah za sisteme umetne inteligence
Najpogostejša napaka je, da podjetje kupi sistem umetne inteligence brez tega, da bi v pogodbi določilo, kdo ima katero vlogo: dobavitelj ali kupec. Številne nabavne pogodbe za programsko opremo so bile sestavljene pred leti, preden je bila sprejeta uredba o umetni inteligenci, in se nanašajo na licence, posodobitve in podporo. Nič ne govorijo o razvrstnitvi tveganja, o tem, kdo dostavi navodila za uporabo, ali o tem, kaj se zgodi, če dobavitelj programsko opremo sam prilagodi z novimi funkcijami umetne inteligence.
Posledica je, da podjetje pri nakupu predpostavlja, da je dobavitelj "to že uredil", medtem ko uredba pravi razliko med ponudnikom sistema umetne inteligence in uporabnikom, ki je odgovoren in sistem uporablja v svoji lastni organizaciji. Ti dve vlogi se lahko pokrivata, vendar se ne morata. Brez izrecne dogovore v pogodbi ostane nejasno, pri kom je katero obveznost v trenutku, ko je to res pomembno.
Zakaj se to dogaja pogosteje, kot se pričakuje
Oddelki za nabavo in IT-menedžerji po tradiciji gledalnega na funkcionalnost, ceno in varnost. To je tudi logično: do nedavna so bila to najpomembnejša vprašanja pri nabavi programske opreme. Uredba o umetni inteligenci dodaja plast, ki ne gre samodejno v obstoječe nabavne procese, preprosto zato, ker nihče v nabavnem timu ni vajen te vrste vprašanja. Dobavitelj, ki mu ta vloga ni eksplicitno postavljena, informacije redko preda nepovabljen.
Drugi razlog je, da je veliko funkcionalnosti umetne inteligence v obstoječo programsko opremo prišlo prek posodobitev, brez da bi bila sklenjena nova pogodba. Računovodski paket dobi pomočnika umetne inteligence, orodje za načrtovanje dobi predloge za samodejno sestavljanje urnika. Prvotna pogodba te funkcije ne pokriva, in nihče ne preveri naknadno, ali se pogoji še ujemajo s tem, kaj sistem medtem počne.
Kaj se v praksi zgodi narobe
Napaka se običajno pojavi šele v trenutku, ko mora podjetje nekaj dokazati: ob vprašanju nadzornega organa, ob reviziji kupca ali preprosto zato, ker delavski svet vpraša, kako je nastal sistem umetne inteligence. Tedaj se izkaže, da ni nobene dokumentacije o razvrstitvi sistema, ni osebe za stik pri dobavitelju za to temo, in ni pogodbenega dogovora o tem, kdo kakšno informacijo dostavi, ko se programska oprema spremeni.
Poleg tega je vprašanje o osebnih podatkih pogosto obravnavano ločeno od vprašanja o umetni inteligenci, čeprav se v praksi pogosto prekrivata. Pogodba s prejemnikom informacij v okviru GDPR ureja kaj drugega kot vprašanje, katero vlogo ima stranka po uredbi o umetni inteligenci; ena ne nadomešča druge.
Kako se temu izognete pri novi pogodbi
Najbolj praktičen korak je, da pogovor z dobaviteljem opravite zgodaj v nabavnem procesu, ne pa pozneje. Eksplicitno vprašajte, katero vlogo si pripisuje dobavitelj, kakšna dokumentacija pripada sistemu, in kaj je pogodbensko dogovorjeno o spremembah funkcionalnosti umetne inteligence med trajanjem pogodbe. Te odgovore zapišite, tudi če je odgovor v tem trenutku še nepopoln: dobavitelj, ki ne more dati jasnega odgovora, je tudi vredna informacija za dokumentiranje.
Pomaga, če to vprašanje ločite od običajnega nabavnega seznama o ceni in funkcionalnosti, upravo zato ker ta dva področja v organizaciji ocenjujeta različni osebi. Kdor to obravnava kot ločeno točko pozornosti, prepreči, da ne bi padlo v pozabo. V bazi znanja po temah je pregled vprašanj, ki se pri takšnih pogovorih pogosto pojavijo, razvrščenih po fazi, v kateri se nahaja podjetje.
Pregled obstoječih pogodb
Za tekočih pogodb je priporočljivo, da pri prvi naslednji pogodbeni spremembi, podaljšanju ali obvestilu o posodobitvi ponovno postavite enaka vprašanja. Pogodbe ni treba takoj ponovno odpirati, vendar opomba ob naslednjem stiku s ponudnikom prepreči, da bi se tema še leta obešala. Podjetja, ki ne vedo, kje se trenutno nahajajo, se lahko v nekaj vprašanjih dobi prvo nakazilo seznanijo s tem, kateri predmeti so za njihovo situacijo relevantni.
To, ali in kako je treba specifično pogodbo prilagoditi, ter katera odgovornost je pri tem povezana, je vprašanje za pravnika ali, za vprašanja o nadzoru, pristojni organ nadzora. Ta članek opisuje le, kje se napaka ponavadi pojavi, ne pa, kaj je za vašo lastno pogodbo pravilna prilagoditev.
Pogosta vprašanja o tovrstnih vprašanjih nabave, vključno z vprašanji, ki so jih že postavili drugi bralci, so zbrana na strani s pogosto zastavljenimi vprašanji. Če si želite najprej sami narediti predstavo o tem, kje je vaša organizacija, opravite brezplačno hitro presojo ali preglejte predmete v bazi znanja; oba sta dostopna brez obveznosti.