Kokia klaida dažniausiai daro įmonės AI sistemų pirkimo sutartyse
Dažniausia klaida – kai įmonė perka AI sistemą neišdėstydama sutartyje, kokią vaidmenį atlieka tiekėjas ar pirkėjas. Daugelis programinės įrangos pirkimo sutarčių buvo parengtos prieš kelis metus, dar prieš AI reglamentą, ir aptaria licencijas, atnaujinimus ir pagalbą. Jose nieko nėra apie rizikos klasifikaciją, apie tai, kas teikia naudojimo instrukciijas, ar apie tai, kas atsitinka, kai tiekėjas pati programą modifikuoja, pridėdama naujų AI funkcijų.
To pasėka – įmonė, perkant, mano, kad tiekėjas „tai jau sutvarkytas
,o reglamentas skiria AI sistemos teikėją nuo naudotojo atsakomojo asmens, kuris sistemą naudoja savo organizacijoje. Šios dvi rolės gali sutapti, bet to neturi. Be aiškios sutarties nuostatos lieka neaišku, kurie įsipareigojimai galioja kokiam asmeniui ir kada yra itin svarbu.
Kodėl tai dažniau nepavyksta nei tikėtasi
Pirkimo ir IT vadybos specialistai seniai dėmesį skyrė funkcionalumui, kainai ir saugumui. Tai logiška: iki šiol tai buvo svarbiausi klausimai programinės įrangos pirkimui. AI reglamentas prideda dar sluoksnį, kuris nesąvyje patektų į egzistuojančius pirkimo procesus, tiesiog todėl, kad pirkimo komandoje niekam neįprasta šį klausimą kelti. Tiekėjas, kurio vaidmens neklausite aiškiai, retai savo noru teiks šią informaciją.
Antra priežastis – daug AI funkcionalumo dabar patenka į egzistuojančią programinę įrangą per atnaujinimus, nepasirašant naujos sutarties. Buhalterinė programa gauna AI asistentą, planavimo įrankis gauna automatinio grafiko pasiūlymus. Pradinėje sutartyje šios funkcijos neaprašyta, ir niekas vėliau nepatikrina, ar sąlygos dar galioja tam, ką sistema dabar daro.
Kas iš tikrųjų klostosi praktikoje
Klaida paprastai pasireiškia tik tada, kai įmonė turi ką nors pagrįsti: tolesniams institucijos klausimams atsakant, klientės audito metu arba todėl, kad vadovybės taryba klausia, kaip AI programa buvo sukurta. Tada paaiškėja, kad nėra dokumentacijos apie sistemos klasifikaciją, nėra kontaktinio asmens pas tiekėją šiuo klausimu ir nėra sutartinės nuostatos apie tai, kas kokią informaciją teikia keičiantis programinei įrangai.
Be to, asmeninių duomenų klausimas dažnai sprendžiamas atskirai nuo AI klausimo, nors praktikoje jie dažnai sutampa. Duomenų tvarkymo sutartis BDAR nustatyme reglamentuoja ne tai, kokį vaidmenį asmuo atlieka AI reglamente; viena negali pakeisti kitos.
Kaip to išvengti naujoje sutartyje
Praktiškiausia priemonė – pokalbis su tiekėju atlikti anksti pirkimo procese, o ne vėliau. Aiškiai paklauskite, kokį vaidmenį tiekėjas sau priskirtų, kokia dokumentacija turėtų būti su sistema ir kaip sutartyje nustatyta dėl AI funkcionalumo pakeitimų sutarties galiojimo metu. Išsaugokite atsakymus, net jei jie šiuo metu nepilni: tiekėjas, kuris negali aiškiai paaiškinti, irgi yra svarbi žinia, kurią reikia dokumentuoti. žinių banke pagal temą Padeda atlikti šį klausimą atskirai nuo įprasto pirkimo kontrolinio sąrašo apie kainą ir funkcionalumą, nes šias dvi temas vertina skirtingi žmonės organizacijoje. Kas tai traktuoja kaip atskirą reikalavimą, išvengia, kad tai pradingus. Yra apžvalga, kurioje pateikiami klausimai, dažnai kylantys tokiuose pokalbiuose, išdėstyti pagal įmonės fazę, kurioje ji yra.
Esamos sutartys nagrinėti
Pagal galiojančius sutartis, rekomenduojama iš naujo užduoti tuos pačius klausimus atliekant kito kontraktinio pakeitimo, pratęsimo ar atnaujinimo pranešimo metu. Sutartis nebūtina iš karto atidaryti, tačiau užrašas apie kitą kontaktą su tiekėju padeda išvengti, kad šis klausimas išlieka neišspręstas daug metų. Negaliušios, kur jie šiuo metu stovi, gali per kelis klausimus gali gauti pirmą nuorodą kurie jų situacijai yra aktualūs.
Tai, ar ir kaip reikia keisti konkrečią sutartį, taip pat į tai susijusią atsakomybę, yra klausimas teisės specialistui arba, jei klausimai dėl priežiūros, atitinkamai atsakingai priežiūros institucijai. Šiame straipsnyje aprašoma tik tai, kur paprastai susidaro klaida, o ne kas yra teisinga jūsų konkrečiai sutarčiai.
Dažniausiai užduodami klausimai apie šio tipo pirkimo klausimus, įskaitant klausimus, kuriuos jau pateikė kiti skaitytojai, yra susikaupę dažnai užduodamų klausimų puslapyjeJei pirmiausia norite suprasti, kur stovi jūsų organizacija, atlikite nemokamą greitąją skenavimą arba peržiūrėkite žinių banko temas; abi prieigos yra nemokamai ir be jokių įsipareigojimų.