Jakou chybu dělají společnosti nejčastěji v nákupních smlouvách pro systémy AI
Nejčastější chyba spočívá v tom, že si společnost koupí systém AI bez toho, aby ve smlouvě jasně vymezila, kdo má jakou roli: dodavatel nebo odběratel. Mnohé nákupní smlouvy na software byly vypracovány před lety, dlouho předtím, než byla přijata nařízení o AI, a týkají se licencí, aktualizací a podpory. Nic v nich není řečeno o klasifikaci rizik, o tom, kdo poskytuje návody k použití, nebo co se stane, pokud dodavatel software sám upraví novými funkcemi AI.
Výsledkem je, že si společnost při nákupu myslí, že dodavatel "to už vyřešil", zatímco nařízení o AI rozlišuje mezi poskytovatelem systému AI a uživatelem odpovědným za nasazení systému v rámci vlastní organizace. Tyto dvě role se mohou shodovat, ale nemusí. Bez explicitní dohody ve smlouvě zůstává nejasné, na kom leží která povinnost v okamžiku, kdy na tom skutečně záleží.
Proč k tomu dochází častěji, než se očekává
Nákupní oddělení a IT manažeři tradičně sledují funkcionalitu, cenu a bezpečnost. To je také logické: až do nedávné doby to byly nejdůležitější otázky při nákupu software. Nařízení o AI přidává vrstvu, která se přirozeně nedostane do stávajících nákupních procesů, jednoduše proto, že nikdo v nákupním týmu není zvyklý si tuto otázku klást. Dodavatel, který není explicitně dotázán na svou roli, jen zřídka sám poskytne tyto informace.
Druhým důvodem je, že mnoho funkcí AI se nyní dostává do stávajícího software prostřednictvím aktualizací, aniž by byla uzavřena nová smlouva. Účetní balíček dostane asistenta AI, plánovací nástroj dostane automatické návrhy na sestavování rozvrhu. Původní smlouva tuto funkci nepokrývá a nikdo následně neprověří, zda podmínky stále odpovídají tomu, co systém mezitím dělá.
Co se v praxi pokazí
Chyba se obvykle projeví až v okamžiku, kdy si společnost musí něco dokázat: při dotazu dozorujícího orgánu, při auditu zákazníka, nebo jednoduše proto, že se rada zaměstnanců ptá, jak aplikace AI vznikla. Pak se ukáže, že neexistuje dokumentace o klasifikaci systému, není kontaktní osoba u dodavatele na toto téma a neexistuje smluvní dohoda o tom, kdo jaké informace poskytne, když se software změní.
Navíc se otázka týkající se osobních údajů často řeší odděleně od otázky týkající se AI, přestože v praxi často splývají. Smlouva o zpracování v rámci GDPR řeší něco jiného než otázka, jakou roli má strana podle nařízení o AI; jedno nenahrazuje druhé.
Jak se tomu vyhnout u nové smlouvy
Nejpraktičtějším krokem je vést rozhovor s dodavatelem brzy v procesu nákupu, ne až později. Explicitně se zeptejte, jakou roli si dodavatel přisuzuje, jaká dokumentace se systémem souvisí a co je smluvně domluveno o změnách funkcí AI během trvání smlouvy. Tyto odpovědi si zapište, i když je odpověď v tomto okamžiku ještě neúplná: dodavatel, který nedokáže dát jasnost, je také faktem, který stojí za to zdokumentovat.
Pomáhá oddělit tuto otázku od obvyklého nákupního kontrolního seznamu týkajícího se ceny a funkčnosti, a to právě proto, že tato dvě témata posuzují různí lidé v organizaci. Kdo to řeší jako samostatný bod pozornosti, předejde tomu, aby se to ztratilo. V databázi znalostí podle tématu je přehled otázek, které se u takových diskuzí často vyskytují, seřazené podle fáze, v níž se společnost nachází.
Kontrola stávajících smluv
Pro probíhající smlouvy se doporučuje klást stejné otázky znovu při příští smluvní změně, prodloužení nebo oznámení aktualizace. Smlouvu není třeba okamžitě otevírat, ale poznámka při dalším kontaktu se dodavatelem předchází tomu, aby záležitost zůstala nevyřešena ještě řadu let. Podniky, které v současné době neví, jak na tom jsou, v několika otázkách získat první náznaky kterých témat jsou pro jejich situaci relevantní.
Zda a jak je třeba upravit konkrétní smlouvu a jaká odpovědnost s tím souvisí, je otázka pro právníka nebo, pro otázky týkající se dohledu, příslušný orgán dohledu. Tento článek popisuje pouze místo, kde obvykle chyba vzniká, ne jaká je správná úprava pro vaši vlastní smlouvu.
Často kladené otázky týkající se tohoto typu nákupních otázek, včetně otázek, které již položili jiní čtenáři, jsou shromážděny na stránce s často kladenými otázkamiChcete-li si nejprve sami udělat představu o tom, kde se vaše organizace nachází, provádějte bezplatnou rychlou kontrolu nebo si prohlédněte témata v databázi znalostí; obojí je přístupné bez závazku.