dans quel format dois-je fournir les données du passeport produit

Ce que vous devez faire concrètement

Ce que l'on attend de vous

La question du format de fichier obligatoire — JSON, XML, PDF, une structure API spécifique — se pose à chaque importateur et fabricant dès que le service informatique commence à construire. La réponse sur la base du texte actuel de l'ESPR est sans détour : aucun format de fichier concret n'est mentionné dans le Règlement. Les articles 10 et 11 de l'ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) établissent bien ce à quoi le passeport numérique de produit doit satisfaire, mais cela se fait au niveau des exigences fonctionnelles et techniques, non au niveau de « utiliser JSON-LD » ou « transmettre un fichier XML selon ce schéma ». Cette mise en œuvre est attendue par voie d'actes délégués et d'exécution, par groupe de produits.

L'interopérabilité est centrale, non pas un format spécifique

L'article 10 de l'ESPR mentionne l'interopérabilité comme exigence fondamentale : le passeport doit être structuré de telle sorte que les systèmes de différentes parties — autorités de contrôle, opérateurs du marché, consommateurs — puissent lire les données. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie en pratique que le choix du format de stockage et d'échange ne peut être fait avec certitude qu'une fois que l'acte délégué pour sa propre catégorie de produits sera disponible. Jusqu'à ce moment, il est recommandé de travailler avec des données structurées (pensez à des champs dans une base de données ou un système ERP) plutôt que de ne conserver les données que dans un document ou un PDF isolé, afin que la divulgation ultérieure dans le format final demande moins de retouches.

Le passeport doit être lisible via le support de données QR

L'article 11 de l'ESPR décrit le fonctionnement technique du passeport, y compris le lien avec le support de données sur le produit. Cela signifie que les données sous-jacentes, quel que soit le format, doivent pouvoir être rendues accessibles au moment où quelqu'un scanne le code. Comment ce lien fonctionne techniquement et quelles normes d'identification jouent un rôle à cet égard est décrit sur la page relative à comment le code QR du passeport numérique de produit arrive-t-il sur mon équipement électronique. Pour les entreprises qui travaillent déjà avec des codes-barres GS1, la question de savoir si une structure d'identification existante peut être réutilisée est pertinente — ce sujet est traité sur la page relative à qu'est-ce que GS1 Digital Link et est-ce nécessaire pour le passeport numérique de produit.

Chaque produit doit être uniquement identifiable, indépendamment du format de fichier

Quel que soit le format technique qui sera prescrit ultérieurement, l'exigence fondamentale est que chaque produit reçoive un code d'identification unique. Il s'agit d'une exigence distincte qui ne change pas si le format de fichier est déterminé ultérieurement. Les entreprises qui commencent dès maintenant à structurer leurs données de produit feraient bien d'inclure cette identification comme élément permanent. La façon dont cela est construit en pratique est expliquée sur la page concernant la façon dont vous attribuez à chaque produit un code d'identification unique.

La transmission au registre demande un format propre

L'article 13 du ESPR introduit le registre des passeports numériques de produits, dans lequel certaines données relatives au passeport sont enregistrées. Là aussi, le format de fichier exact dans lequel cette transmission doit avoir lieu n'a pas encore été déterminé — cela sera précisé. Il est clair que ce registre constitue un flux de transmission distinct en plus du passeport accessible via le code QR. Plus de détails sur ce qui doit y figurer se trouvent sur la page concernant ce qu'est le registre des passeports numériques de produits et ce qui doit y figurer.

Où cela échoue en pratique

Fixer trop tôt dans un format rigide. Certaines entreprises font déjà construire un passeport en PDF parce que c'est rapide et reconnaissable, alors que l'exigence finale demandera probablement des données structurées et lisibles par machine. Un PDF est lisible par l'homme, mais ne convient pas automatiquement à l'interopérabilité que l'article 10 de l'ESPR vise.

Données dispersées dans plusieurs systèmes sans lien. Les informations sur les produits se trouvent souvent en partie dans le système ERP, en partie dans les documents marketing, en partie chez un fournisseur externe. Sans un plan pour les rassembler, il sera difficile de changer rapidement dès que le format obligatoire sera connu. Les entreprises qui envisagent de faire participer leur propre système trouveront plus de détails sur les possibilités sur la page concernant la liaison du passeport de produit à votre propre système ERP ou d'inventaire.

Confusion entre le passeport lui-même et le registre. Le passeport consultable via le code QR et les données qui figurent dans le registre ne sont pas automatiquement identiques en form ou en format. Supposer qu'un seul fichier convient à ces deux fins est un risque qui ne devient visible que lorsque les actes d'exécution deviennent concrets.

Ne pas tenir compte de plusieurs niveaux de produit. Pour les produits vendus dans des emballages groupés, ou lorsqu'un appareil se compose de plusieurs composants ayant chacun leur propre passeport, la question de la manière dont les formats de données s'articulent est encore plus complexe. Cela s'applique par exemple à une boîte contenant plusieurs appareils et pour les produits qui nécessitent plusieurs passeports de produits.

Attention insuffisante à la lisibilité à long terme. Un format de fichier qui est courant maintenant ne le restera pas nécessairement sur une période plus longue. Parce que le passeport doit rester accessible pendant une certaine période, le choix du format est aussi une question de durabilité — voir l'explication sur la durée pendant laquelle un passeport de produit doit rester disponible.

Ce que vous pouvez documenter

• Un aperçu de l'endroit où les données de produit sont actuellement enregistrées (ERP, PIM, feuilles de calcul, documents des fournisseurs) et dans quel format.
• Une liste des sources de données obligatoires par catégorie de produit, dès que l'acte délégué pour cette catégorie aura été publié.
• Des accords avec les fournisseurs et les sous-traitants sur le format dans lequel ils livrent leurs données de produit, afin que l'articulation soit plus facile ultérieurement.
• Une personne responsable ou une équipe interne qui suit le développement des normes techniques, car l'article 11 de l'ESPR recevra d'autres spécifications à ce sujet.
• Une documentation sur la méthode d'identification choisie par produit, indépendamment du format de fichier définitif.
• Un aperçu des exigences en matière d'hébergement et de disponibilité, qui, avec le format, déterminent la façon dont le passeport est techniquement configuré — voir la page concernant les exigences en matière d'hébergement qui s'appliquent.