Wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten?

Het register koppelt een productpaspoort aan een uniek nummer

Het Europese register van digitale productpaspoorten is geen kopie van het paspoort zelf, maar een centrale index die bijhoudt welke paspoorten er bestaan en aan welk product, welke fabrikant en welke registratie ze gekoppeld zijn. Artikel 13 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) verplicht de Europese Commissie dit register op te zetten en te beheren. Wie een product met een digitaal productpaspoort op de markt brengt, laat de bijbehorende basisgegevens in dat register opnemen, zodat toezichthouders, douane en marktdeelnemers kunnen nagaan of een paspoort daadwerkelijk geregistreerd is. Daarnaast regelt artikel 14 een webportaal: de technische voorziening waarmee de gegevens uít het paspoort zelf – dus de inhoudelijke productinformatie – raadpleegbaar worden voor wie daar toegang toe heeft. Het register (artikel 13) en het webportaal (artikel 14) zijn dus twee verschillende bouwstenen van hetzelfde systeem: het ene is de index, het andere is de toegangspoort tot de data.

Voor elektronica geldt dit per productcategorie, niet in één keer

Deze registerverplichting geldt voor producten waarvoor de ESPR een digitaal productpaspoort voorschrijft, en dat wordt per productgroep apart geregeld via gedelegeerde handelingen. Voor elektronica en ICT-apparatuur betekent dit dat de verplichting pas ontstaat zodra de Commissie een gedelegeerde handeling voor de betreffende deelcategorie heeft vastgesteld – bijvoorbeeld voor witgoed, of voor een specifiek type ICT-apparatuur. Zonder zo'n handeling voor een bepaalde productgroep geldt er nog geen registratieplicht voor die groep, ook al is de ESPR als kaderverordening al van kracht. Dit is dus geen algemene, direct werkende verplichting voor alle elektronica tegelijk, maar een verplichting die stapsgewijs binnenkomt, product voor product. Wie nu al ICT-apparatuur of witgoed importeert of produceert, kan er dus nog niet vanuit gaan dat er al een registratieplicht loopt, tenzij de eigen productgroep specifiek is aangewezen.

Een vaste datum ontbreekt nog; het werkplan geeft wel de volgorde

Er is nog geen vaste datum waarop de registerplicht voor elektronica en ICT-apparatuur ingaat. Het ESPR-werkplan 2025-2030 geeft aan dat gedelegeerde handelingen voor productgroepen zoals deze naar verwachting vanaf 2027 worden gepubliceerd, per deelcategorie afzonderlijk. Zolang zo'n gedelegeerde handeling er niet is, staat wel vast dát het register en het webportaal als systeem bestaan (artikel 13 en 14 van de ESPR zijn al vastgesteld), maar niet wanneer een specifieke productgroep verplicht wordt om er gebruik van te maken. Zodra de Commissie een gedelegeerde handeling voor een deelcategorie publiceert, staat daarin ook de datum waarop de verplichting voor die categorie ingaat. Tot die tijd is er geen wettelijke verplichting om al te registreren, en is voorbereiding vooral een kwestie van gegevens op orde krijgen, niet van een deadline die al vaststaat.

Wat een ondernemer hier praktisch mee kan doen

Voor wie zich hierop wil voorbereiden, is de eerste stap uitzoeken of en wanneer de eigen productcategorie al is opgenomen in een gedelegeerde handeling onder de ESPR – dat bepaalt of en vanaf wanneer registratie aan de orde is. De tweede stap is nagaan welke basisgegevens straks nodig zijn om een product te koppelen aan een paspoort en een registratienummer: dat zijn doorgaans identificerende gegevens over het product, de fabrikant of importeur, en de vestiging. Omdat het register (artikel 13) los staat van het webportaal (artikel 14), is het verstandig deze twee niet door elkaar te halen: registratie zorgt dat een paspoort vindbaar en controleerbaar is, het webportaal zorgt dat de inhoud van het paspoort ook daadwerkelijk raadpleegbaar is voor wie daar recht op heeft. Wie het paspoort laat samenstellen door een derde partij, doet er goed aan om vooraf te vragen hoe die partij omgaat met registratie in het Europese register en met de koppeling naar het webportaal, zodat dit niet als losse, latere stap wordt vergeten. Ten slotte is het zinvol de publicatie van de gedelegeerde handeling voor de eigen productgroep te blijven volgen, omdat daarin naast de registratieplicht ook de startdatum en eventuele overgangsperiodes worden vastgelegd.

De wettelijke basis: artikel 13 en artikel 14 van de ESPR

Deze verplichtingen volgen rechtstreeks uit de ESPR zelf: artikel 13 van Verordening (EU) 2024/1781 regelt het register van digitale productpaspoorten, en artikel 14 van diezelfde verordening regelt het webportaal waarmee gegevens uit het digitale productpaspoort raadpleegbaar worden. Beide artikelen zijn onderdeel van de kaderverordening en gelden dus in beginsel voor alle productgroepen waarvoor een digitaal productpaspoort wordt voorgeschreven; de concrete invulling per productgroep – inclusief de ingangsdatum voor elektronica en ICT-apparatuur – volgt uit de gedelegeerde handelingen die de Commissie per deelcategorie vaststelt.

Wie nu al wil voorsorteren, kan het beste de eigen productcategorie markeren en de publicatie van de bijbehorende gedelegeerde handeling in de gaten houden, en ondertussen intern op orde brengen welke identificatie- en registratiegegevens beschikbaar zijn zodra die handeling verschijnt.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Artikel 13 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) introduceert een centraal register waarin bepaalde gegevens uit het digitale productpaspoort worden opgenomen zodra dat paspoort voor een productgroep verplicht wordt. Artikel 14 beschrijft daarnaast een webportaal waarmee toezichthouders en andere betrokkenen die geregistreerde gegevens kunnen raadplegen. Voor elektronica en ICT-apparatuur is dit nog niet actief: het register en het portaal krijgen inhoud per productgroep, op het moment dat de gedelegeerde handeling voor die groep van kracht wordt. Wat hieronder staat, is dus een beschrijving van het mechanisme zoals de verordening dat opzet, niet van een verplichting die vandaag al voor elektronica geldt.

Gegevens registreren vóórdat het product op de markt komt

De verordening voorziet erin dat een deel van de gegevens uit het productpaspoort in het register wordt gezet voordat het product wordt verkocht. Voor een elektronica-importeur of fabrikant van witgoed betekent dit praktisch dat het productpaspoort niet iets is dat achteraf wordt "aangevuld", maar dat de kerngegevens al vastliggen op het moment dat het product de markt op gaat. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers is dat vooral een proceskwestie: wie in de organisatie zorgt dat de juiste gegevens op tijd klaarstaan, en hoe wordt voorkomen dat een productlancering wordt vertraagd omdat de registratie nog moet gebeuren.

De unieke identificatiecode als koppeling

Het register werkt via identificatiecodes die het product, de operator en het paspoort zelf koppelen. Zonder een sluitende identificatiecode per product ontstaat het risico dat gegevens in het register niet aansluiten op het paspoort dat via de QR-code wordt getoond. Hoe die code eruitziet en wanneer die uniek genoeg is, wordt beschreven op de pagina over hoe elk product een unieke identificatiecode krijgt. Voor bedrijven die al met GS1-structuren werken, is er raakvlak met de vraag of dat systeem daarvoor volstaat, uitgewerkt op de pagina over GS1 Digital Link.

Toegankelijkheid voor toezichthouders via het webportaal

Artikel 14 beschrijft een webportaal dat is bedoeld voor raadpleging door onder meer markttoezichtautoriteiten en douane. Voor een bedrijf betekent dit dat de registratie niet alleen een administratieve stap is, maar ook de plek is waar toezicht op kan worden gebaseerd. Dat is een andere praktische realiteit dan een paspoort dat alleen door consumenten via een QR-code wordt bekeken: het portaal maakt gegevens systematisch doorzoekbaar voor autoriteiten, niet alleen incidenteel raadpleegbaar per product.

Registratie los van, maar afhankelijk van de eigen hosting

Het register vervangt niet de hosting van het productpaspoort zelf: de verordening gaat uit van een systeem waarin het paspoort bij de operator (of een dienstverlener namens de operator) blijft staan, en het register een beperkte set gegevens daaruit overneemt. Dat raakt de vraag waar de hosting van een productpaspoort aan moet voldoen: de registratieplicht in artikel 13 voegt een extra bestemming toe voor gegevens, naast de hosting die al nodig is om het paspoort zelf beschikbaar te houden.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal terugkerende situaties is nu al te voorzien, ook al is de gedelegeerde handeling voor elektronica er nog niet:

Registratiegegevens en paspoortgegevens raken uit elkaar. Wanneer een productpaspoort na verkoop wordt aangepast (bijvoorbeeld door een firmware-update of een gewijzigde reparatiehandleiding), maar de bijbehorende registergegevens niet worden bijgewerkt, ontstaat een verschil tussen wat het register laat zien en wat er via de QR-code te vinden is.
De identificatiecode wordt te laat of inconsistent toegekend. Als eerst het product wordt geproduceerd en de code pas achteraf wordt bepaald, ontstaat het risico dat dezelfde code per ongeluk op meerdere varianten wordt gebruikt, of dat een productserie zonder code de deur uitgaat.
Verantwoordelijkheid voor registratie wordt niet toegewezen. Bij bedrijven waar meerdere afdelingen (inkoop, kwaliteit, IT) elk een deel van de productgegevens beheren, ontbreekt soms een duidelijke eigenaar voor de stap "dit gaat naar het register". Dat leidt tot vertraging vlak vóór een marktintroductie.
Verwarring tussen het portaal voor toezicht en het paspoort voor de consument. Sommige bedrijven gaan ervan uit dat het opzetten van een consumentgericht paspoort automatisch aan de registratieverplichting voldoet, terwijl het register een eigen, apart mechanisme is met een eigen bestemming voor de gegevens.
Systemen die niet op elkaar zijn afgestemd. Wanneer productgegevens al in een ERP- of voorraadsysteem staan, maar niet zijn ingericht op de structuur die het register straks vraagt, moet die vertaling telkens handmatig gebeuren. Dit sluit aan op de vraag of het paspoort gekoppeld kan worden aan een bestaand ERP- of voorraadsysteem: een koppeling die goed is ingericht, voorkomt dat de registratie een aparte, foutgevoelige exercitie wordt.

Wat u kunt vastleggen

Ook zonder dat de gedelegeerde handeling voor elektronica er al is, is het praktisch om nu al een aantal zaken op orde te zetten, zodat de overstap naar een registratieplicht geen herinrichting van de basis vergt:

Een overzicht van welke productgegevens al centraal worden vastgelegd, en welke daarvan overeenkomen met wat artikel 13 voor registratie noemt.
Een vastgelegde methode voor het toekennen van identificatiecodes per product, inclusief wie binnen de organisatie die code toekent en beheert.
Een aanwijzing van wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van de registratiegegevens wanneer een paspoort na marktintroductie wordt gewijzigd.
Een overzicht van de systemen (ERP, voorraadbeheer, kwaliteitsdossiers) waarin productgegevens nu al staan, met een aantekening welke daarvan bruikbaar zijn als bron voor het register.
Een sjabloon voor de gegevensset per productgroep, zodat bij publicatie van de gedelegeerde handeling snel duidelijk is welke velden al beschikbaar zijn en welke nog ontbreken.

Voor producten die uit losse onderdelen bestaan of in een verpakking met meerdere eenheden worden verkocht, is het bovendien zinvol om nu al te bepalen hoe dat zich verhoudt tot één registratie-eenheid; dat sluit aan op de vragen over hoe het paspoort werkt bij een doos met meerdere apparaten en over samenwerkende paspoorten bij één product.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.