Wat gebeurt er met het productpaspoort als mijn bedrijf stopt?

Het paspoort valt niet weg als het bedrijf stopt

Het digitale productpaspoort is gekoppeld aan het product, niet aan het voortbestaan van de fabrikant of importeur die het paspoort heeft aangemaakt. Dat is het uitgangspunt van de ESPR: wie een product op de markt brengt, heeft de plicht om de bijbehorende informatie beschikbaar te houden, en die plicht verdwijnt niet vanzelf op het moment dat het bedrijf failliet gaat, wordt overgenomen of gewoon stopt met activiteiten. In de praktijk betekent dit dat er altijd een partij aan te wijzen moet zijn die verantwoordelijk is voor het paspoort — en als de oorspronkelijke partij wegvalt, verschuift die verantwoordelijkheid naar wie er in de keten overblijft, zoals een importeur, gemachtigde vertegenwoordiger of rechtsopvolger. De onderliggende data zelf, en de unieke identificatie van het paspoort, staan bovendien geregistreerd los van één bedrijf.

Voor wie dit geldt, en voor wie niet

Deze vraag speelt voor elektronica en ICT-apparatuur die onder de aankomende ESPR-verplichting voor het digitale productpaspoort valt — dus voor fabrikanten, importeurs en gemachtigden die verantwoordelijk zijn (geweest) voor het op de markt brengen van een product. Het gaat hier om de continuïteit van het paspoort zelf: de data, de QR-code, de toegankelijkheid. Het gaat niet over garantie, aansprakelijkheid voor gebreken, of de vraag of een klant nog ergens terecht kan voor reparatie — dat zijn andere trajecten met andere regels, die los staan van de vraag of het paspoort blijft werken. Het gaat ook niet over wat er gebeurt als een product zelf wordt vernietigd of gerecycled; het paspoort betreft de informatie, niet het fysieke product.

De datum staat nog niet vast, net als de rest van deze verplichting

Er is nog geen vastgestelde ingangsdatum voor de verplichting tot een digitaal productpaspoort voor elektronica en ICT. De ESPR zelf is de kaderverordening; de concrete eisen per productcategorie — inclusief eventuele regels over wat er moet gebeuren als een verantwoordelijke partij ophoudt te bestaan — komen in gedelegeerde handelingen die de Europese Commissie per deelcategorie vaststelt. Volgens het ESPR-werkplan worden die handelingen voor elektronica op zijn vroegst vanaf 2027 verwacht. Tot een gedelegeerde handeling voor een specifieke productgroep is gepubliceerd, geldt er voor die groep nog geen wettelijke verplichting tot een paspoort, en dus ook nog geen concreet voorgeschreven regeling voor continuïteit bij bedrijfsbeëindiging. Wat wél vaststaat is het principe uit de ESPR zelf: de verplichting is gekoppeld aan het in de handel brengen van het product, niet aan het bedrijf als rechtspersoon.

Wat dit in de praktijk betekent, stap voor stap

Voor wie nu al nadenkt over een productpaspoort — bijvoorbeeld omdat de eigen sector als een van de eerste aan de beurt komt — is de eerste vraag wie het paspoort technisch host en of die partij onafhankelijk van het eigen bedrijf blijft bestaan. Een paspoort dat alleen op de eigen bedrijfsserver staat, valt weg zodra die server offline gaat; een paspoort bij een gespecialiseerde derde partij blijft in principe bereikbaar ongeacht wat er met het bedrijf van de fabrikant of importeur gebeurt. De tweede vraag is wie, bij verkoop, fusie of stopzetting van het bedrijf, formeel de rol van verantwoordelijke overneemt — dat is iets wat contractueel geregeld kan worden met een opvolger, distributeur of de hostingpartij zelf, vooruitlopend op wat de gedelegeerde handeling daar straks over zegt. De derde vraag is of de gegevens zelf, los van de hosting, ergens centraal terug te vinden zijn: het register uit artikel 13 van de ESPR is bedoeld om unieke identificatoren en basisgegevens vast te leggen op EU-niveau, onafhankelijk van welk bedrijf op dat moment de dagelijkse hosting verzorgt. Wie nu al een platform kiest voor het productpaspoort, doet er dus verstandig aan te kijken naar de continuïteit van dat platform zelf — niet alleen naar de continuïteit van het eigen bedrijf.

Waar dit uit volgt: artikel 10 en artikel 13 van de ESPR

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft de eisen aan het digitale productpaspoort, waaronder de plicht om de informatie beschikbaar en actueel te houden voor het product waarvoor het is opgesteld — een plicht die is gekoppeld aan het product en het op de markt brengen ervan, niet aan de levensduur van één specifieke onderneming. Artikel 13 van de ESPR regelt het register van digitale productpaspoorten, waarin unieke identificatoren en kerngegevens centraal worden vastgelegd. Dat register bestaat los van de individuele hostingpartij en vormt daarmee de basis waarop toezichthouders en andere partijen een paspoort kunnen terugvinden, ook als de oorspronkelijke verantwoordelijke onderneming niet meer bestaat. De precieze uitwerking voor elektronica en ICT — inclusief eventuele regels specifiek over bedrijfsbeëindiging — volgt in de gedelegeerde handeling voor die productcategorie, die op het moment van schrijven nog niet is gepubliceerd.

Wie hiermee aan de slag wil, kan het beste nu al vastleggen bij welke partij het paspoort gehost wordt en of die keuze onafhankelijk is van het voortbestaan van het eigen bedrijf, en de ontwikkeling van de gedelegeerde handeling voor de eigen productcategorie in de gaten houden om te zien wanneer en hoe de continuïteitsplicht concreet wordt ingevuld.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De verplichting tot beschikbaarheid stopt niet bij het bedrijf

Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) verplicht ertoe dat het digitale productpaspoort beschikbaar blijft, los van wat er met de fabrikant of importeur gebeurt. De verplichting is aan het product gekoppeld, niet aan het bestaan van de onderneming die het op de markt heeft gebracht. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat een faillissement, een fusie, een overname of een bedrijfsbeëindiging geen geldige reden is om de gegevens offline te halen. Hoe lang moet een productpaspoort beschikbaar blijven? is daarmee een vraag die los staat van de levensduur van het bedrijf zelf — het paspoort moet de looptijd volhouden die voor de productcategorie geldt, ook als de oorspronkelijke marktdeelnemer er niet meer is.

Het register houdt de registratie vast, niet de inhoud

Artikel 13 van de ESPR regelt het register van digitale productpaspoorten, waarin bepaalde gegevens over het paspoort worden vastgelegd. Dat register is een vindplaats en controlemiddel, geen vervanging van de hosting. Wat er in dat register precies moet staan en wie dat invoert, staat beschreven op Wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten?. Voor de vraag "wat gebeurt er bij bedrijfsbeëindiging" is relevant dat een registratie in het register niets zegt over wie op dat moment verantwoordelijk is voor de achterliggende data — die verantwoordelijkheid moet apart zijn geregeld, bijvoorbeeld via een hostingpartij of een rechtsopvolger.

Continuïteit van hosting is een praktische, geen incidentele keuze

Omdat de wetgeving de beschikbaarheid van het paspoort centraal stelt en niet het voortbestaan van de partij die het paspoort heeft laten opstellen, ligt de praktische oplossing in de keuze van hosting. Een bedrijf dat zijn eigen serveromgeving gebruikt voor het paspoort, loopt het risico dat bij stopzetting van de bedrijfsvoering ook de server, het domein en de beheerscapaciteit verdwijnen. waar moet de hosting van mijn productpaspoort aan voldoen beschrijft de eisen waaraan een hostingoplossing moet voldoen; bij die eisen past ook de vraag wie de hosting voortzet als de opdrachtgever er niet meer is. Een externe partij die de hosting uitvoert los van het voortbestaan van de opdrachtgever, sluit beter aan bij een verplichting die per definitie langer loopt dan een gemiddelde bedrijfscyclus.

De koppeling naar het paspoort moet blijven werken

De QR-code op het product of de verpakking verwijst naar een adres waar het paspoort te vinden is, zoals beschreven op Hoe komt de QR-code voor het productpaspoort op mijn elektronica?. Als de onderliggende url bij bedrijfsbeëindiging verdwijnt — bijvoorbeeld omdat een domeinnaam niet wordt verlengd of een interne server wordt uitgeschakeld — werkt de code niet meer, ook als de fysieke sticker nog intact is. Dat risico is vergelijkbaar met wat beschreven staat op wat als de qr-code op mijn product beschadigd of onleesbaar raakt: de code zelf is nooit het probleem, de vindbaarheid van de data erachter is dat wel.

Waar het misgaat in de praktijk

Domeinnaam loopt af na faillissement. Een curator of afwikkelaar van een bedrijf heeft doorgaans andere prioriteiten dan het jaarlijks verlengen van een domeinregistratie. Als het paspoort op een eigen domein staat, valt dat domein bij niet-verlenging weg — en daarmee elke QR-code die daarnaar verwijst.

Interne server wordt uitgeschakeld bij overname. Bij een overname wordt de IT-infrastructuur van het overgenomen bedrijf soms simpelweg afgesloten omdat alles wordt gemigreerd naar de systemen van de overnemende partij. Als die migratie de paspoortgegevens niet meeneemt, verdwijnt de data ongemerkt.

Niemand weet meer wie verantwoordelijk was. Bij bedrijven waar de persoon die het paspoort heeft samengesteld inmiddels vertrokken is, of bij een overname waarbij afdelingen zijn samengevoegd, is het niet altijd duidelijk wie toegang heeft tot het beheer van de gegevens. Zonder vastgelegde overdracht raakt die kennis kwijt voordat er iets misgaat.

Rechtsopvolging is onduidelijk voor de markttoezichthouder. Bij een fusie of doorstart onder een andere naam is het voor een toezichthouder niet altijd meteen te herleiden welke entiteit nu verantwoordelijk is voor een product dat jaren eerder op de markt is gebracht. Dat probleem speelt vooral bij producten die meerdere productpaspoorten nodig hebben — wanneer een keten van toeleveranciers uit elkaar valt, is niet meteen duidelijk wie welk deel van de gegevens beheert.

Koppeling met het ERP-systeem wordt losgeknipt. Bedrijven die het paspoort hebben gekoppeld aan het eigen ERP- of voorraadsysteem lopen het risico dat bij afbouw van dat systeem — bijvoorbeeld bij verkoop van de voorraad of stopzetting van de licentie — de koppeling ophoudt te bestaan zonder dat er een vervangende, standalone versie van de data is bewaard.

Wat u kunt vastleggen

Een hostingovereenkomst die los staat van het bestaan van de eigen onderneming — met een externe partij die de beschikbaarheid van het paspoort voortzet, ongeacht wat er met de opdrachtgever gebeurt.
Een overzicht van welke producten welk paspoort hebben, inclusief de bijbehorende unieke identificatiecode per product of productgroep, zodat een opvolger of curator kan herleiden wat er bestaat en waar het staat.
Een exportbestand van de paspoortgegevens in het aangeleverde formaat, zoals beschreven op in welk formaat moet ik de productpaspoortgegevens aanleveren, bewaard los van het interne systeem waarmee het is samengesteld.
Een vastgelegde verantwoordelijke voor het beheer, met een duidelijke overdrachtsafspraak voor het geval die persoon het bedrijf verlaat of het bedrijf van eigenaar wisselt.
Een clausule in overnamecontracten die de continuïteit van het productpaspoort en de bijbehorende hosting expliciet meeneemt als onderdeel van de over te dragen verplichtingen.
Een kopie van de registratie in het register van digitale productpaspoorten, zodat bij een geschil of controle inzichtelijk is welke gegevens ooit zijn vastgelegd en door wie.

Elektropas.com hanteert voor abonnees een hostingmodel waarbij de beschikbaarheid van het paspoort niet afhankelijk is van het voortbestaan van de individuele klant, met een vaste bewaartermijn die aansluit op de verplichting uit de ESPR.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.