Hvad sker der med produktpas'et, hvis min virksomhed lukker?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Pligten til at gøre det digitale produktpas tilgængeligt ophører ikke ved virksomheden

Artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) forpligter til at sikre, at det digitale produktpas forbliver tilgængeligt, uanset hvad der sker med producenten eller importøren. Pligten er knyttet til produktet, ikke til eksistensen af den virksomhed, der har markedsført det. For en virksomhed med 10 til 100 ansatte betyder det, at en konkurs, en fusion, en overtagelse eller en ophør af virksomheden ikke er en gyldig grund til at tage dataene offline. Hvor længe skal et produktpas være tilgængeligt? er således et spørgsmål, der er adskilt fra virksomhedens levetid — passet skal holde den periode ud, der gælder for produktkategorien, selv hvis den oprindelige markedsaktør ikke længere eksisterer.

Registeret registrerer registreringen, ikke indholdet

Artikel 13 i ESPR regulerer registeret over digitale produktpas, hvor visse oplysninger om passet registreres. Dette register er et søgeresultat og kontrolinstrument, ikke en erstatning for hosting. Hvad der præcist skal stå i dette register og hvem der udfylder det, er beskrevet på Hvad er registret over digitale produktpasporter, og hvad skal jeg oplyse deri?. For spørgsmålet "hvad sker der ved ophør af virksomheden" er det relevant, at en registrering i registeret ikke siger noget om, hvem der på det tidspunkt er ansvarlig for de underliggende data — dette ansvar skal reguleres separat, for eksempel gennem en hostingpart eller en retsfølger.

Kontinuitet i hosting er et praktisk, ikke tilfældigt valg

Da lovgivningen sætter tilgængeligheden af passet i centrum og ikke det fortsatte bestået af den part, der har fået passet udarbejdet, ligger den praktiske løsning i valget af hosting. En virksomhed, der bruger sit eget servermiljø til passet, risikerer, at serveren, domænet og administrationsberedskabet forsvinder, når virksomheden ophører. hvad skal hostingen af mit produktpas opfylde beskriver de krav, som en hostingløsning skal opfylde; blandt disse krav hører også spørgsmålet om, hvem der fortsætter hosting, hvis ordregiveren ikke længere eksisterer. En ekstern part, der udfører hosting uafhængigt af ordregiverens fortsatte bestået, stemmer bedre overens med en pligt, der per definition varer længere end en gennemsnitlig forretningscyklus.

Linket til passet skal forblive funktionelt

QR-koden på produktet eller emballagen peger på en adresse, hvor passet kan findes, som beskrevet på Hvordan kommer QR-koden til produktpas'et på min elektronik?. Hvis den underliggende url forsvinder ved ophør af virksomheden — for eksempel fordi et domænenavn ikke fornyes, eller en intern server slukkes — fungerer koden ikke længere, selv hvis den fysiske klistermærke stadig er intakt. Denne risiko svarer til det, der er beskrevet på hvad hvis qr-koden på mit produkt er beskadiget eller ulæselig: koden selv er aldrig problemet, det er findebarheden af dataene bag den.

Hvor det går galt i praksis

Domænenavn udløber efter konkurs. En kurator eller afvikler af en virksomhed har typisk andre prioriteter end årligt at forny en domæneregistrering. Hvis passet ligger på et eget domæne, bortfalder det domæne, hvis det ikke fornyes — og dermed hver QR-kode, der peger på det.

Intern server slukkes ved overtagelse. Ved en overtagelse slukkes IT-infrastrukturen hos det overtagne selskab nogle gange simpelthen, fordi alt migreres til systemer hos det overtagende selskab. Hvis denne migrering ikke medfører pasdata, forsvinder dataene uden at blive bemærket.

Ingen ved længere, hvem der var ansvarlig. I virksomheder, hvor den person, der har udarbejdet passet, er rejst væk, eller ved en overtagelse, hvor afdelinger er slået sammen, er det ikke altid klart, hvem der har adgang til at administrere dataene. Uden dokumenteret overdragelse går denne viden tabt, før noget går galt.

Retlig succession er utydig for markedstilsynsmyndigheden. Ved en fusion eller genstart under et nyt navn er det for en tilsynsmyndighed ikke altid umiddelbart muligt at fastslå, hvilken enhed der er ansvarlig for et produkt, der blev bragt på markedet år tidligere. Dette problem opstår især ved produkter, som har brug for flere produktpasporter — når en leverandørkæde bliver splittet op, er det ikke umiddelbart klart, hvem der administrerer hvilken del af dataene.

Tilknytning til ERP-systemet afbrydes. Virksomheder, der har produktpasset tilknyttet eget ERP- eller lagersystem risikerer, at når systemet ophøres — f.eks. ved salg af lager eller ophør af licensen — mistes tilknytningen uden at der er gemt en erstatning, selvstændig version af dataene.

Hvad du kan dokumentere

• En hostingaftale, der er uafhængig af bestemmelsen af egen virksomhed — med en ekstern part, der sikrer produktpassets tilgængelighed uanset, hvad der sker med klienten.
• Et overblik over, hvilke produkter der har hvilket pasport, herunder tilhørende unik identifikationskode pr. produkt eller produktgruppe, så en efterfølger eller kurator kan fastslå, hvad der findes og hvor det befinder sig.
• En eksportfil med pasportdata i det leverede format, som beskrevet på i hvilket format skal jeg levere produktpasdata, gemt adskilt fra det interne system, hvorfra den er sammensat.
• En fastsat ansvarlig for administrationen, med en klar overgangsaftale for tilfælde af, at denne person forlader virksomheden, eller virksomheden skifter ejer.
• En klausul i overtagelseskontrakter der eksplicit inkluderer kontinuiteten af produktpasset og tilhørende hosting som en del af de forpligtelser, der skal overdrages.
• En kopi af registreringen i registret over digitale produktpasporter, så det ved en tvist eller kontrol er klart, hvilke data, der nogensinde er blevet registreret, og af hvem.

Elektropas.com anvender en hostingmodel for abonnenter, hvor produktpassets tilgængelighed ikke afhænger af den enkelte kundes fortsatte eksistens, med en fast opbevaringsperiode, der stemmer overens med ESPR's forpligtelser.