in welk formaat moet ik de productpaspoortgegevens aanleveren

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De vraag welk bestandsformaat verplicht is — JSON, XML, PDF, een specifieke API-structuur — komt bij elke importeur en fabrikant langs zodra de IT-afdeling begint met bouwen. Het antwoord op basis van de huidige ESPR-tekst is nuchter: een concreet bestandsformaat staat niet in de verordening. Artikel 10 en artikel 11 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) leggen wel vast waaraan het digitale productpaspoort moet voldoen, maar dat gebeurt op het niveau van functionele en technische eisen, niet op het niveau van "gebruik JSON-LD" of "lever een XML-bestand aan volgens dit schema". De invulling daarvan wordt verwacht via gedelegeerde en uitvoeringshandelingen, per productgroep.

Interoperabiliteit staat centraal, niet één specifiek formaat

Artikel 10 van de ESPR noemt interoperabiliteit als kernvereiste: het paspoort moet zodanig zijn opgebouwd dat systemen van verschillende partijen — toezichthouders, marktdeelnemers, consumenten — de gegevens kunnen uitlezen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit praktisch dat de keuze voor een opslag- en uitwisselformaat pas met zekerheid gemaakt kan worden zodra de gedelegeerde handeling voor de eigen productcategorie er is. Tot die tijd is het raadzaam om te werken met gestructureerde data (denk aan velden in een database of ERP-systeem) in plaats van gegevens alleen in een los document of PDF te bewaren, zodat een latere ontsluiting in het uiteindelijke formaat minder herwerk vraagt.

Het paspoort moet uitleesbaar zijn via de QR-datadrager

Artikel 11 van de ESPR beschrijft de technische werking van het paspoort, waaronder de koppeling met de datadrager op het product. Dat betekent dat de achterliggende data, in welk formaat dan ook, ontsloten moet kunnen worden op het moment dat iemand de code scant. Hoe die koppeling technisch werkt en welke identificatiestandaarden daarbij een rol spelen, wordt beschreven op de pagina over hoe komt de QR-code voor het productpaspoort op mijn elektronica. Voor bedrijven die al met GS1-barcodes werken, is de vraag of een bestaande identificatiestructuur hergebruikt kan worden relevant — dat onderwerp komt terug op de pagina over wat GS1 Digital Link is en of dat nodig is voor het productpaspoort.

Elk product moet uniek identificeerbaar zijn, los van het bestandsformaat

Onafhankelijk van welk technisch formaat straks wordt voorgeschreven, is de onderliggende eis dat elk product een unieke identificatiecode krijgt. Dat is een aparte vereiste die niet verandert als het bestandsformaat later wordt vastgesteld. Bedrijven die nu al beginnen met het structureren van hun productdata, doen er goed aan die identificatie als vast onderdeel mee te nemen. Hoe dat in de praktijk wordt opgebouwd, staat toegelicht op de pagina over hoe u elk product een unieke identificatiecode geeft.

Aanlevering aan het register vraagt om een eigen vorm

Artikel 13 van de ESPR introduceert het register van digitale productpaspoorten, waarin bepaalde gegevens over het paspoort worden opgenomen. Ook hier is nog niet vastgelegd in welk exact bestandsformaat die aanlevering moet plaatsvinden — dat wordt nader ingevuld. Wel is duidelijk dat dit register een aparte aanleverstroom is naast het paspoort dat via de QR-code toegankelijk is. Meer over wat daarin moet komen, staat op de pagina over wat het register van digitale productpaspoorten is en wat daarin moet.

Waar het misgaat in de praktijk

Te vroeg vastleggen in een star formaat. Sommige bedrijven laten nu al een PDF-paspoort bouwen omdat dat snel en herkenbaar is, terwijl de uiteindelijke eis waarschijnlijk gestructureerde, machineleesbare data vraagt. Een PDF is voor mensen leesbaar, maar niet automatisch geschikt voor de interoperabiliteit die artikel 10 van de ESPR beoogt.

Data verspreid over meerdere systemen zonder koppeling. Productinformatie staat vaak deels in het ERP-systeem, deels in marketingdocumenten, deels bij een externe leverancier. Zonder een plan om dit samen te brengen, wordt het lastig om straks snel te schakelen zodra het verplichte formaat bekend is. Bedrijven die overwegen hun eigen systeem te laten meewerken, vinden meer over de mogelijkheden op de pagina over het koppelen van het productpaspoort aan een eigen ERP- of voorraadsysteem.

Verwarring tussen het paspoort zelf en het register. Het paspoort dat via de QR-code te raadplegen is en de gegevens die in het register komen, zijn niet automatisch identiek in vorm of formaat. Aannemen dat één bestand voor beide doeleinden voldoet, is een risico dat pas zichtbaar wordt zodra de uitvoeringshandelingen concreet worden.

Geen rekening houden met meerdere productniveaus. Bij producten die in samengestelde verpakkingen worden verkocht, of waarbij een apparaat uit meerdere onderdelen met een eigen paspoort bestaat, is de vraag hoe de data-formaten op elkaar aansluiten nog complexer. Dit speelt bijvoorbeeld bij een doos met meerdere apparaten erin en bij producten die meerdere productpaspoorten nodig hebben.

Onvoldoende aandacht voor leesbaarheid op langere termijn. Een bestandsformaat dat nu gangbaar is, hoeft dat niet te blijven over een langere periode. Omdat het paspoort voor een bepaalde periode toegankelijk moet blijven, is de keuze van formaat ook een vraag over houdbaarheid — zie de toelichting over hoe lang een productpaspoort beschikbaar moet blijven.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van waar productdata nu al wordt vastgelegd (ERP, PIM, spreadsheets, leveranciersdocumenten) en in welk formaat.
• Een lijst van verplichte databronnen per productcategorie, zodra de gedelegeerde handeling voor die categorie is gepubliceerd.
• Afspraken met leveranciers en toeleveranciers over het formaat waarin zij hun productdata aanleveren, zodat aansluiting later eenvoudiger is.
• Een interne verantwoordelijke of team dat de ontwikkeling van de technische standaarden volgt, aangezien artikel 11 van de ESPR hierover nog nadere specificaties zal krijgen.
• Documentatie over de gekozen identificatiemethode per product, ook los van het uiteindelijke bestandsformaat.
• Een overzicht van de eisen aan hosting en beschikbaarheid, die samen met het formaat bepalen hoe het paspoort technisch wordt opgezet — zie de pagina over welke hosting-eisen gelden.