Hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?

Elk product krijgt een eigen code, gekoppeld aan het paspoort

Onder de ESPR krijgt ieder product dat onder een gedelegeerde handeling valt een unieke identificatiecode. Die code is het kenmerk waarmee een product, een productmodel of een partij producten te herleiden is tot het bijbehorende digitale productpaspoort. Artikel 12 van Verordening (EU) 2024/1781 (ESPR) regelt dat deze code onderdeel is van het paspoort en dat hij samenwerkt met de gegevensdrager — meestal een QR-code — die op of bij het product wordt aangebracht. De identificatiecode is dus niet zomaar een intern artikelnummer van de fabrikant: het is het element waarmee een toezichthouder, een handelaar of een consument het paspoort van precies dát product kan terugvinden.

Voor wie dit geldt, en voor wat niet

Deze verplichting geldt voor productcategorieën waarvoor een gedelegeerde handeling onder de ESPR is vastgesteld en van toepassing is. Voor elektronica en ICT-apparatuur is dat per deelcategorie geregeld: wasmachines, smartphones, servers en andere groepen krijgen elk hun eigen gedelegeerde handeling, met eigen eisen aan onder meer de identificatiecode. Zolang voor een bepaalde deelcategorie nog geen gedelegeerde handeling is gepubliceerd en van toepassing is, geldt de verplichting tot een unieke identificatiecode voor die categorie nog niet.

Belangrijk is ook het niveau waarop de code wordt toegekend. Artikel 12 laat ruimte voor identificatie op het niveau van het productmodel, de partij (batch) of het individuele item — welk niveau van toepassing is, wordt per productcategorie in de gedelegeerde handeling bepaald. Dat betekent dat "een unieke code per product" in de praktijk kan uitkomen op een code per model die voor duizenden identieke exemplaren hetzelfde is, of juist op een code die voor elk fysiek exemplaar afzonderlijk verschilt. Dat verschil is voor de opzet van een registratiesysteem allesbepalend, en het staat pas vast zodra de gedelegeerde handeling voor de betreffende deelcategorie er is.

Wanneer dit ingaat staat nog niet vast

Er is nog geen vaste datum waarop de verplichting tot een unieke identificatiecode voor elektronica en ICT-apparatuur ingaat. Volgens het ESPR-werkplan 2025-2030 worden de gedelegeerde handelingen per deelcategorie uitgewerkt, met een verwachting dat de eerste handelingen vanaf 2027 gepubliceerd worden. Tot een gedelegeerde handeling voor een specifieke deelcategorie is vastgesteld en in werking is getreden, gelden voor die categorie geen verplichtingen op basis van artikel 12. Zodra een handeling voor elektronica of ICT is gepubliceerd, wordt hier de datum en de inhoud ervan verwerkt.

Hoe dit in de praktijk wordt aangepakt

Wie zich hierop voorbereidt, begint met het inventariseren van de eigen productstructuur: welke producten zijn identiek qua model, waar zitten varianten, en op welk niveau (model, batch, item) zou identificatie logisch zijn gegeven de manier waarop het bedrijf produceert en distribueert. Dat is nuttige voorbereiding, ook al ligt het definitieve niveau vast in de nog te publiceren gedelegeerde handeling.

Een tweede stap is nadenken over de technische kant: een unieke identificatiecode moet machineleesbaar aansluiten op de gegevensdrager die artikel 11 van de ESPR voorschrijft. Dat betekent dat de code en de QR-code of vergelijkbare drager op elkaar afgestemd moeten zijn, en dat de code moet blijven verwijzen naar het juiste paspoort gedurende de hele periode dat dat paspoort beschikbaar moet zijn.

Een derde punt is het beheer over tijd. Een identificatiecode die aan een product hangt, moet ook na jaren nog herleidbaar zijn — zeker relevant voor elektronica, waar reparatie, doorverkoop en recycling vaak pas jaren na de eerste verkoop plaatsvinden. Wie nu al een systeem voor productcodering en -registratie opzet, doet er goed aan rekening te houden met een lange levensduur van die koppeling, en met de mogelijkheid dat de code moet samenwerken met een extern platform dat het paspoort host.

Tot slot loont het de vakliteratuur en de publicatie van gedelegeerde handelingen voor de eigen deelcategorie te volgen: pas daarin wordt vastgelegd op welk niveau (model, batch of item) de identificatiecode moet worden toegekend en welke technische specificaties daarbij horen.

Vastgelegd in artikel 12 en artikel 11 van de ESPR

De verplichting tot een unieke identificatiecode volgt uit artikel 12 van Verordening (EU) 2024/1781 (ESPR). Artikel 11 van dezelfde verordening beschrijft het technisch ontwerp en de werking van het digitale productpaspoort in bredere zin, waaronder de gegevensdrager waarmee de identificatiecode gekoppeld wordt aan het paspoort. Beide artikelen werken samen: artikel 12 bepaalt wát er uniek geïdentificeerd wordt, artikel 11 bepaalt hóe die identificatie technisch wordt ontsloten. De precieze invulling per productcategorie — welk identificatieniveau, welk formaat — wordt vastgesteld in de gedelegeerde handelingen die de Europese Commissie per deelcategorie publiceert.

Wie nu al wil starten, kan het beste beginnen met de eigen productstructuur in kaart brengen en de technische opzet van een codering- en registratiesysteem verkennen, zodat er bij publicatie van de gedelegeerde handeling voor de eigen deelcategorie snel geschakeld kan worden. Elektropas volgt de publicatie van deze handelingen en werkt de informatie op deze pagina bij zodra er een datum en inhoud bekend zijn.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Artikel 12 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) regelt dat elk product waarvoor een digitaal productpaspoort verplicht wordt, een unieke identificatiecode krijgt. Die code is de sleutel waarmee een product, en het paspoort dat erbij hoort, eenduidig terug te vinden is — door een toezichthouder, een recycler, een handelspartner of de consument die de QR-code scant. Wat dat in de praktijk betekent, valt in een paar deelverplichtingen uiteen.

Elk product krijgt een eigen code, geen modelcode

De identificatiecode moet het individuele product identificeren, niet alleen het model of de productlijn. Voor een fabrikant van witgoed of ICT-apparatuur betekent dit dat een productiepartij van duizend identieke wasmachines niet met één code kan volstaan: elk exemplaar krijgt zijn eigen unieke code, ook als de technische specificaties identiek zijn. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers is dit vaak de eerste hobbel, omdat bestaande artikelnummers doorgaans op modelniveau zijn opgezet en niet op serienummerniveau.

De code moet aansluiten op een erkend coderingssysteem

Artikel 12 laat ruimte voor verschillende technische systemen, zolang de code voldoet aan internationaal erkende normen voor unieke identificatie. In de praktijk is dit voor veel importeurs en fabrikanten een aanleiding om aan te sluiten bij een bestaand systeem in plaats van iets eigens te bouwen. Een veelgebruikte route is die via GS1, en op de vraag Wat is GS1 Digital Link en heb ik dat nodig voor het productpaspoort? staat uitgewerkt hoe die standaard zich verhoudt tot de identificatiecode uit artikel 12.

De code moet te koppelen zijn aan het paspoort én aan de QR-code op het product

De identificatiecode staat niet los van het paspoort of van de datadrager op het product. Artikel 11 van de ESPR beschrijft de technische eisen aan het digitale productpaspoort zelf, en de identificatiecode is het element dat paspoort, product en datadrager met elkaar verbindt. Wie zich afvraagt hoe die koppeling er in de praktijk uitziet, vindt op Hoe komt de QR-code voor het productpaspoort op mijn elektronica? een uitwerking van dat technische traject.

De code moet uniek blijven, ook na wijzigingen

Wanneer een productpaspoort wordt bijgewerkt — bijvoorbeeld omdat een onderdeel is vervangen of een reparatie is uitgevoerd — verandert de onderliggende identificatiecode in de regel niet. De code blijft het product volgen, ook als de inhoud van het paspoort wijzigt. Dat stelt eisen aan de manier waarop een bedrijf zijn interne systemen inricht: de code moet één keer worden toegekend en daarna niet meer wijzigen, ook niet bij interne administratieve aanpassingen.

De code moet raadpleegbaar zijn via het Europese register

Naast de koppeling met het paspoort zelf, is er ook een registratieverplichting die met de identificatiecode samenhangt. Op Wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten? staat beschreven welke gegevens daar terechtkomen en hoe de identificatiecode daarin een rol speelt als zoeksleutel.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk regelmatig terug bij bedrijven die net beginnen met het opzetten van hun identificatiesysteem.

Een importeur gebruikt het bestaande EAN-nummer van een productlijn als "unieke" code, zonder te beseffen dat dit nummer voor duizenden exemplaren van hetzelfde model identiek is. Zodra een toezichthouder of klant een individueel product wil traceren, blijkt de code niet te onderscheiden tussen exemplaren.

Een fabrikant kent de identificatiecode toe op het moment van verzending, maar het interne ERP-systeem overschrijft het nummer bij een retourzending of garantieclaim. Het gevolg is dat het paspoort en het fysieke product niet meer bij elkaar horen. Wie dit risico herkent, vindt op Kan ik het productpaspoort koppelen aan mijn ERP- of voorraadsysteem? een beschrijving van hoe die koppeling zo kan worden ingericht dat de code stabiel blijft.

Een bedrijf werkt met meerdere verpakkingsniveaus — een doos met losse apparaten, die weer in een grotere transportdoos gaan — en kent per abuis maar één identificatiecode toe aan de buitenste verpakking. Bij het scannen op de winkelvloer is dan niet meer te achterhalen welk individueel apparaat bij welk paspoort hoort. De manier waarop dit voor gelaagde verpakkingen werkt, staat toegelicht op hoe werkt het productpaspoort bij een doos met meerdere apparaten erin.

Een importeur van ICT-apparatuur denkt dat de identificatiecode alleen relevant is zolang het product op voorraad staat, en verwijdert de koppeling uit het systeem zodra het product is verkocht. Omdat het paspoort een aantal jaren beschikbaar moet blijven, is dat een risico: zonder de code is het paspoort niet meer terug te vinden vanaf het product, ook al staat het paspoort zelf nog online.

Een bedrijf gebruikt verschillende coderingssystemen naast elkaar — het ene magazijn werkt met interne partijnummers, het andere met een extern toegekende GS1-code — zonder een centrale plek waar wordt bijgehouden welke code bij welk paspoort hoort. Dat leidt tot dubbele of ontbrekende koppelingen zodra gegevens tussen systemen worden uitgewisseld.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van het gekozen coderingssysteem (bijvoorbeeld GS1 of een eigen systeem) en de reden waarom daarvoor is gekozen.
Een interne procedure die beschrijft op welk moment in het productieproces de identificatiecode wordt toegekend, en door wie.
Een koppeltabel of systeemveld waarin de identificatiecode, het paspoort en de QR-code op het product met elkaar zijn verbonden.
Afspraken met leveranciers of onderaannemers over wie de identificatiecode toekent wanneer onderdelen of modules apart worden geproduceerd, relevant bij Mijn product heeft meerdere productpaspoorten nodig — hoe werkt dat samen?
Een procedure voor wat er gebeurt met de identificatiecode bij een retourzending, reparatie of vervanging van een onderdeel.
Een vastgelegde werkwijze voor het aanleveren van de identificatiecode aan het Europese register, inclusief wie binnen het bedrijf daarvoor verantwoordelijk is.
Documentatie van het bestandsformaat waarin de identificatiecode en de bijbehorende paspoortgegevens worden aangeleverd, zie ook in welk formaat moet ik de productpaspoortgegevens aanleveren

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.