Hoe komt de QR-code voor het productpaspoort op mijn elektronica?

De fabrikant of importeur brengt de code zelf aan

De QR-code verschijnt niet automatisch op een product: die wordt aangebracht door de fabrikant of importeur, nadat de gegevens voor het digitale productpaspoort zijn vastgelegd en er een unieke datadrager voor is aangemaakt. Het proces verloopt in twee stappen die los van elkaar staan. Eerst wordt het paspoort zelf samengesteld: de technische en productinformatie die de toepasselijke gedelegeerde handeling voor die productcategorie vereist, wordt verzameld en gekoppeld aan een unieke identificatiecode. Pas daarna ontstaat de fysieke of digitale drager — meestal een QR-code, maar andere machineleesbare vormen zijn ook mogelijk — die naar dat paspoort verwijst. Die drager moet vervolgens echt op het product, de verpakking of de begeleidende documentatie terechtkomen, en dat is een handeling die de fabrikant of importeur zelf uitvoert of laat uitvoeren, niet iets dat een platform voor hem doet zonder tussenkomst.

Voor wie dit geldt, en voor wat niet

Deze verplichting hangt aan de productcategorie: ze geldt pas voor een specifiek type elektronica of ICT-apparatuur zodra voor die categorie een gedelegeerde handeling onder de ESPR is vastgesteld. Tot die tijd bestaat er voor dat product geen verplichting tot een QR-code voor een digitaal productpaspoort. Het gaat bovendien om nieuwe producten die op de markt worden gebracht — niet om apparatuur die al bij de consument staat of tweedehands wordt doorverkocht zonder dat er sprake is van een nieuwe marktintroductie. Artikel 16 en 17 van de ESPR gaan over etiketten in bredere zin, niet specifiek over de QR-code van het paspoort; artikel 17 verbiedt etiketten die zodanig op een officieel etiket lijken dat ze verwarring kunnen wekken. Dat is relevant voor de QR-code voor zover een nagemaakte of misleidende datadrager onder dat verbod kan vallen, maar het is een ander onderwerp dan de vraag hoe de echte code op het product komt.

Een datum staat nog niet vast

Er is nog geen vaste datum waarop de QR-code voor elektronica en ICT-apparatuur verplicht wordt. De ESPR zelf is het kader, maar de concrete verplichting ontstaat pas per productcategorie via een gedelegeerde handeling. Volgens het werkplan van de Europese Commissie voor de periode 2025-2030 worden dergelijke handelingen voor deze sector op zijn vroegst vanaf 2027 verwacht, maar dat is een planning, geen toezegging over een exacte datum voor elektronica of ICT specifiek. Tot een gedelegeerde handeling voor de betreffende categorie is gepubliceerd, geldt er op basis van de ESPR geen verplichting om een QR-code aan te brengen. Zodra de tekst voor een categorie is vastgesteld, verschijnt de datum hier.

Wat dit betekent voor de aanpak

Voor wie zich hierop voorbereidt, ligt de volgorde voor de hand. Eerst is het zaak te volgen of en wanneer voor de eigen productcategorie een gedelegeerde handeling wordt vastgesteld — pas dan wordt duidelijk welke gegevens precies verplicht zijn en vanaf welk moment. Daarna volgt het verzamelen van de productgegevens die de handeling voorschrijft, meestal gegevens die al in de technische documentatie of bij de fabricage aanwezig zijn. Op basis daarvan wordt het paspoort samengesteld en van een unieke identificatiecode voorzien; dat is het moment waarop een dienst als deze het paspoort opstelt en hosting verzorgt. Vervolgens wordt de QR-code die naar dat paspoort verwijst geleverd, en die code moet dan nog fysiek op het product, de verpakking of de bijbehorende documentatie worden aangebracht — dat blijft de verantwoordelijkheid van de fabrikant of importeur zelf. Ten slotte is het van belang dat de aangebrachte code niet kan worden verward met een bestaand keurmerk of etiket, gelet op het verbod op nagebootste etiketten.

Waar dit op is gebaseerd: artikel 11, 16 en 17 ESPR

De basis voor de technische opzet en werking van het digitale productpaspoort, inclusief de eisen aan de datadrager die naar het paspoort verwijst, staat in artikel 11 van Verordening (EU) 2024/1781 (ESPR). Dat artikel regelt hoe de drager moet functioneren en gekoppeld moet zijn aan de unieke identificatie van het product, zonder op zichzelf een verplichting voor een specifieke productcategorie te scheppen — die verplichting ontstaat per categorie via een gedelegeerde handeling. Artikel 16 van dezelfde verordening gaat over etiketten in het algemeen binnen het ESPR-kader, en artikel 17 verbiedt etiketten die een misleidende gelijkenis vertonen met officiële etiketten. Samen vormen deze artikelen het kader waarbinnen de QR-code straks moet passen, zodra de gedelegeerde handeling voor een productcategorie is vastgesteld.

Wie nu al met deze materie bezig is, kan het beste de publicatie van de gedelegeerde handeling voor de eigen productcategorie in de gaten houden en ondertussen de eigen productgegevens op orde brengen, zodat het paspoort snel kan worden samengesteld zodra de verplichting ingaat.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een dragermiddel op het product, de verpakking of de documentatie

Artikel 11 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) schrijft voor dat het digitale productpaspoort toegankelijk wordt gemaakt via een gegevensdrager — in de praktijk meestal een QR-code. Die drager wordt op het product zelf aangebracht, of, als dat vanwege de aard of omvang van het product niet praktisch is, op de verpakking of in bijgevoegde documentatie. Voor een fabrikant van witgoed of ICT-apparatuur betekent dit een keuze die vroeg in het productieproces moet worden gemaakt: past de code op de behuizing, op een typeplaatje, op een sticker, of moet die naar de doos of een bijsluiter? Die keuze raakt de productie-inrichting, niet alleen de verpakkingsafdeling.

De code moet leiden naar het juiste, actuele paspoort

De QR-code zelf is niet meer dan een verwijzing. Artikel 11 vraagt dat de gegevensdrager toegang geeft tot het productpaspoort dat bij dat specifieke product hoort. Dat betekent dat de code gekoppeld moet zijn aan een unieke identificatie van het product — niet aan een generieke paginaverwijzing per model. Wie hier nog geen systeem voor heeft, vindt de basisprincipes terug in hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?. Voor bedrijven die met bestaande GS1-barcodes werken, is er vaak een standaard die goed aansluit op deze eis; wat dat inhoudt staat beschreven in wat is GS1 Digital Link en heb ik dat nodig voor het productpaspoort?.

Onderscheid tussen het productpaspoort en andere etiketten op het product

Artikel 16 van de ESPR gaat over etiketten die naast het productpaspoort kunnen bestaan — energie-etiketten, bijvoorbeeld, of andere verplichte markeringen. Voor een bedrijf dat al met CE-markering, energielabels en typeplaatjes werkt, is het praktisch relevant dat de QR-code van het productpaspoort een eigen, herkenbare plek krijgt die niet verward wordt met deze andere etiketten. De layout van het product — hoeveel ruimte er is voor markeringen — wordt daardoor een aandachtspunt bij het ontwerp.

Bescherming tegen nagemaakte of misleidende etiketten

Artikel 17 verbodt het gebruik van etiketten die qua uiterlijk of effect doen denken aan een officieel etiket of aan het productpaspoort, zonder dat daar een echt paspoort achter zit. Voor een importeur die producten van verschillende toeleveranciers samenbrengt, betekent dit dat gecontroleerd moet worden of een QR-code of ander symbool op het product niet per ongeluk de indruk wekt een productpaspoort te zijn, terwijl het eigenlijk een marketinglink of een garantieregistratie is.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt vaker terug bij bedrijven die de QR-code voor het eerst invoeren:

De code wordt aangebracht, maar leidt naar een verouderde versie van het paspoort. Dit gebeurt vaak wanneer productwijzigingen (een ander onderdeel, een andere leverancier) niet worden doorgevoerd in de gekoppelde data, terwijl de sticker op het product ongewijzigd blijft.
Eén QR-code wordt voor een hele productlijn gebruikt, in plaats van een unieke code per product of per batch. Dit ontstaat doorgaans doordat de verpakkingslijn niet is ingericht op variabele codes, en leidt tot een paspoort dat niet het specifieke exemplaar beschrijft.
De QR-code raakt in de praktijk beschadigd of onleesbaar door slijtage, hitte of reiniging, zonder dat er een vervangende toegangsweg is voorzien. Wat hierbij te overwegen is, staat uitgewerkt in wat als de QR-code op mijn product beschadigd of onleesbaar raakt.
De code wordt op de verpakking geplaatst terwijl die na aankoop wordt weggegooid, waardoor de toegang tot het paspoort voor de gebruiker op langere termijn verdwijnt — terwijl het paspoort zelf nog wel online staat.
Bij een set van meerdere apparaten in één doos wordt maar één code op de buitenverpakking geplakt, zonder dat duidelijk is of die verwijst naar één apparaat of naar het geheel. Hoe dat in de praktijk wordt opgelost, staat beschreven in hoe werkt het productpaspoort bij een doos met meerdere apparaten erin.

Wat u kunt vastleggen

Voor een bedrijf dat de QR-code structureel wil invoeren, is het praktisch om onderstaande zaken schriftelijk vast te leggen — niet omdat de regelgeving dat letterlijk zo voorschrijft, maar omdat het de aansluiting tussen productie, IT en compliance beheersbaar maakt:

Een overzicht van waar de code op elk producttype wordt aangebracht (behuizing, typeplaatje, verpakking, bijsluiter), inclusief de reden voor die keuze per productcategorie.
De koppeling tussen het unieke productidentificatienummer en de QR-code, inclusief wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor het genereren en bijhouden van die identificatiecodes — zie ook hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode?.
Een procedure voor wat er gebeurt bij productwijzigingen: wie zorgt dat het gekoppelde paspoort wordt bijgewerkt zodra een onderdeel, leverancier of specificatie wijzigt.
Afspraken met de verpakkingsleverancier of drukkerij over de kwaliteit en duurzaamheid van de QR-code-druk, gezien de eis dat de code gedurende de beschikbaarheidsperiode van het paspoort leesbaar moet blijven — relevant in samenhang met hoe lang moet een productpaspoort beschikbaar blijven?.
Een interne check op verwarring met andere etiketten, zodat de QR-code van het productpaspoort visueel te onderscheiden is van energielabels, garantiestickers of marketingcodes op het product.
Documentatie van de techniek achter de link (statische URL, GS1 Digital Link-structuur, of maatwerk), vooral relevant wanneer het paspoort wordt gegenereerd vanuit een bestaand ERP- of voorraadsysteem — zie kan ik het productpaspoort koppelen aan mijn ERP- of voorraadsysteem?.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.