wat als de qr-code op mijn product beschadigd of onleesbaar raakt

Een onleesbare QR-code is een probleem, maar niet meteen een overtreding op zichzelf

Een beschadigde of onleesbare QR-code betekent dat de datadrager niet meer werkt zoals bedoeld, maar de ESPR koppelt de eis vooral aan het product zoals het op de markt wordt gebracht en aan het feit dat het productpaspoort zelf beschikbaar en actueel blijft. Artikel 11 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) stelt eisen aan de technische werking van de datadrager gedurende de periode dat die relevant is, en gaat uit van een drager die duurzaam op het product is aangebracht en leesbaar blijft onder normaal gebruik. Raakt de code toch beschadigd — door slijtage, transport, reiniging of veroudering van het label — dan is dat in de eerste plaats een kwaliteitskwestie van de drager, niet automatisch een fout in het paspoort dat erachter hangt. Het paspoort zelf, met de unieke identificatiecode uit artikel 12, blijft namelijk bestaan zolang het gehost wordt, ook als de fysieke QR-code op één exemplaar niet meer scant.

Voor wie dit geldt en waar de grens ligt

Dit onderwerp speelt voor iedere partij die verantwoordelijk is voor het aanbrengen van de datadrager op het product — doorgaans de fabrikant of importeur die het paspoort laat opstellen. Het gaat hier specifiek over de fysieke QR-code op het product of de verpakking, niet over de inhoud van het paspoort achter die code: als de gegevens in het paspoort zelf onjuist of verouderd zijn, is dat een ander vraagstuk dan een gescheurd of vervaagd etiket. Ook belangrijk om te onderscheiden: artikel 16 en 17 van de ESPR gaan over etiketten in bredere zin, waaronder de bescherming tegen nagebootste of misleidende etiketten — dat is een ander onderwerp dan een etiket dat simpelweg technisch defect is geraakt door gebruik. Deze pagina gaat niet over fraude of imitatie, maar over de praktische situatie waarin een op zichzelf legitieme QR-code niet meer scant.

Wat hier ook niet onder valt: de vraag hoe de QR-code in eerste instantie op het product komt, en welke technische norm daarbij wordt gevolgd. Dat is een aanlooptraject dat al bij het ontwerp van het product en de verpakking wordt vastgelegd, beschreven op de pagina over het aanbrengen van de QR-code op elektronica.

Wat nog niet vaststaat, en wat wel

Een concrete verplichting die precies beschrijft wat er moet gebeuren bij een beschadigde QR-code op een product dat al in de handel is, staat nog niet vast — de gedelegeerde handelingen die de productspecifieke eisen voor elektronica en ICT-apparatuur uitwerken, worden voor deze categorie op zijn vroegst vanaf 2027 verwacht binnen het ESPR-werkplan 2025-2030. Wat wel vaststaat, is het uitgangspunt uit artikel 11: de datadrager moet gedurende de relevante periode toegankelijk zijn, en de verordening gaat uit van een fysiek robuuste uitvoering die bestand is tegen normale gebruiksomstandigheden. Tot de gedelegeerde handeling voor deze deelcategorie is gepubliceerd, is er geen detailregel die vastlegt wat er praktisch moet gebeuren als een code alsnog beschadigt — die duidelijkheid komt zodra de handeling verschijnt.

Hoe dit in de praktijk wordt aangepakt

Bij een gemelde of vastgestelde beschadiging is de eerste stap vaststellen of het paspoort zelf nog bereikbaar is via de unieke identificatiecode, onafhankelijk van de fysieke code op dat ene exemplaar — dat paspoort staat namelijk los van het label en blijft gehost zolang de verplichte periode loopt, zoals beschreven op de pagina over hoe lang een paspoort beschikbaar blijft. De tweede stap is nagaan of er een alternatieve toegang tot dezelfde gegevens bestaat, bijvoorbeeld via een typenummer, serienummer of een systeemkoppeling die niet afhankelijk is van het scannen van één label; dit sluit aan bij hoe een paspoort gekoppeld kan worden aan een bestaand ERP- of voorraadsysteem. Derde stap: bij een product dat nog in voorraad staat of opnieuw wordt verpakt, is vervanging van het label met dezelfde unieke identificatiecode de voor de hand liggende praktische oplossing, zodat er geen nieuw paspoort nodig is voor een product dat al bestaat. Bij twijfel of een vervangen code nog naar hetzelfde paspoort moet verwijzen, is dat een vraag die samenhangt met hoe de identificatiecode is opgezet, verder toegelicht op de pagina over een unieke identificatiecode per product. Voor situaties met meerdere apparaten in één verpakking, waarbij een beschadigde code op de buitenverpakking ook de toegang tot paspoorten van de losse producten raakt, geldt een net iets andere volgorde, beschreven op de pagina over verpakkingsniveaus.

De basis in de ESPR-artikelen

Dit alles volgt uit de samenhang tussen drie bepalingen in de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781): artikel 11 regelt de technische eisen aan het ontwerp en de werking van de datadrager, inclusief de verwachting dat deze gedurende de relevante periode functioneert; artikel 12 regelt de unieke identificatiecode die het paspoort identificeert, los van het fysieke label waarop die code is afgedrukt; en artikel 16 en 17 regelen etiketten in algemene zin en de bescherming tegen nagebootste etiketten, wat een aanvullend maar ander vraagstuk is dan technische slijtage. Samen laten deze artikelen zien dat de wetgeving het paspoort en de drager weliswaar aan elkaar koppelt, maar niet volledig gelijkstelt.

Wie nu al een productlijn ontwerpt, kan er rekening mee houden dat de fysieke duurzaamheid van het label een factor is die los van de exacte datum van de gedelegeerde handeling al relevant is, en de bestaande pagina's over de technische opzet van de QR-code en de identificatiecode raadplegen om dat aanlooptraject solide neer te zetten voordat er productspecifieke eisen bijkomen.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De drager moet gedurende de hele levensduur werken

Artikel 11 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) stelt eisen aan de technische werking van het digitale productpaspoort, en die eisen gaan niet alleen over het moment van verkoop. De datadrager — in de praktijk meestal een QR-code — moet gedurende de periode dat het product in gebruik is, toegang tot het paspoort blijven geven. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de keuze van materiaal, plek en bevestigingsmethode van de QR-code geen verpakkingsdetail is, maar onderdeel van het productontwerp. Een sticker die na een paar jaar gebruik in een vochtige ruimte onleesbaar wordt, past niet goed bij een verplichting die uitgaat van een werkende drager over de hele gebruiksduur.

De unieke identificatiecode blijft de sleutel, ook als de code beschadigt

Artikel 12 van de ESPR regelt de unieke identificatiecode die aan elk product wordt gekoppeld. Die code is wat het paspoort in het register terugvindbaar maakt, los van de fysieke QR-sticker zelf. Praktisch betekent dit dat een bedrijf de koppeling tussen product en identificatiecode ergens anders moet kunnen aantonen dan alleen via de sticker op het apparaat — bijvoorbeeld via het serienummer, de factuur, of de eigen productadministratie. Hoe die code precies wordt opgebouwd en toegekend, staat beschreven op de pagina over hoe u elk product een unieke identificatiecode geeft.

Het etiket moet herkenbaar en niet nagemaakt zijn

Artikel 16 van de ESPR gaat over de etiketten die bij het productpaspoort horen, en artikel 17 verbiedt etiketten die een echt paspoort-etiket nabootsen zonder er een te zijn. Voor een bedrijf dat zelf vervangende stickers laat drukken — bijvoorbeeld omdat een voorraad beschadigd is geraakt tijdens transport — betekent dit dat die vervangende sticker aan dezelfde eisen moet voldoen als het origineel, en niet een eigen, afwijkend ontwerp mag zijn dat voor verwarring kan zorgen.

De koppeling tussen product en paspoort moet reproduceerbaar zijn

Wat er niet expliciet in de artikelen staat, maar wel volgt uit de opzet van artikel 11 en 12 samen, is dat een werkend systeem een manier moet hebben om een nieuwe of vervangende drager te koppelen aan het bestaande paspoort — zonder dat er een nieuw paspoort ontstaat voor hetzelfde product. Voor bedrijven die met GS1 Digital Link werken, ligt die koppeling vaak al besloten in de structuur van de code zelf, waardoor een vervangende QR-code naar dezelfde onderliggende data kan blijven verwijzen.

Waar het misgaat in de praktijk

De sticker is besteld bij een goedkope leverancier zonder oog voor duurzaamheid van het materiaal. Een QR-code die binnen een jaar vervaagt door zonlicht of schuren in de verpakking, voldoet niet aan het uitgangspunt dat de drager gedurende de gebruiksduur werkt.

Een servicemonteur vervangt een onderdeel met een QR-sticker erop, en plakt een blanco vervanger neer. Zonder de juiste code erop verwijst niets meer naar het paspoort van dat specifieke product, terwijl het apparaat wel in gebruik blijft.

Bij grote volumes gaat de koppeling tussen serienummer en paspoort-URL verloren als de sticker beschadigt vóór uitlevering. Zonder een tweede vindplaats van het serienummer — op een naamplaatje, in de verpakking, of in het eigen systeem — is er geen manier om de juiste vervangende code te achterhalen.

Een importeur denkt dat één vervangende sticker per productlijn voldoende is, en plakt dezelfde QR-code op meerdere exemplaren na schade. Dat gaat voorbij aan het uitgangspunt van artikel 12, dat elk product een eigen, unieke identificatiecode heeft — een gedeelde code zorgt ervoor dat meerdere apparaten naar hetzelfde paspoort verwijzen.

Bij producten met meerdere onderdelen die elk een eigen paspoort nodig hebben, raakt soms alleen de QR-code van het hoofdonderdeel beschadigd, terwijl niemand in de organisatie weet welke andere codes daar nog bij horen. Dat speelt vooral bij situaties zoals beschreven op de pagina over hoe het productpaspoort werkt bij meerdere producten die samen een geheel vormen.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van waar de QR-code fysiek op het product is aangebracht, en welk materiaal en bevestigingsmethode daarbij zijn gebruikt — dit sluit aan op de keuzes die worden beschreven op de pagina over hoe de QR-code op elektronica wordt aangebracht.

Een interne procedure voor vervanging van een beschadigde of onleesbare code, met daarin wie binnen het bedrijf een vervangende sticker mag laten drukken, en hoe wordt gecontroleerd dat de vervanger naar hetzelfde paspoort verwijst als het origineel.

Een tweede, niet-QR-gebonden vindplaats van het serienummer of de identificatiecode op het product zelf, zoals een ingeslagen nummer of een apart typeplaatje, zodat een beschadigde sticker niet de enige bron van identificatie is.

Een koppeling tussen de eigen productadministratie en de paspoortgegevens, zodat bij een vervangingsverzoek snel duidelijk is welk paspoort bij welk serienummer hoort. Bedrijven die hiervoor hun bestaande systemen willen gebruiken, vinden meer over de mogelijkheden op de pagina over het koppelen van het productpaspoort aan een ERP- of voorraadsysteem.

Een logboek van uitgegeven vervangende stickers, met datum, betrokken serienummer en reden van vervanging (transportschade, servicebeurt, klantretour), zodat er achteraf een spoor is terug te vinden als de herkomst van een vervangende code ter discussie staat.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.