i vilket format ska jag tillhandahålla uppgifterna för produktpasset

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

Frågan om vilket filformat som är obligatoriskt — JSON, XML, PDF, en specifik API-struktur — dyker upp för varje importör och tillverkare så snart IT-avdelningen börjar bygga. Svaret enligt nuvarande ESPR-text är nuchter: ett konkret filformat finns inte i förordningen. Artikel 10 och artikel 11 i ESPR (förordning (EU) 2024/1781) fastställer visserligen vad det digitala produktpasset måste uppfylla, men det sker på nivån för funktionella och tekniska krav, inte på nivån "använd JSON-LD" eller "leverera en XML-fil enligt det här schemat". Utformningen av det förväntas ske genom delegerade och genomförandehandlingar, per produktgrupp.

Interoperabilitet är central, inte ett specifikt format

Artikel 10 i ESPR nämner interoperabilitet som ett kärnkrav: passet måste vara uppbyggt så att system från olika parter — tillsynsmyndigheter, marknadsaktörer, konsumenter — kan läsa uppgifterna. För ett företag på 10 till 100 anställda betyder detta praktiskt att valet av lagrings- och utbytesformat först kan göras med säkerhet när den delegerade handlingen för den egna produktkategorin finns. Tills dess är det lämpligt att arbeta med strukturerad data (tänk på fält i en databas eller ERP-system) i stället för att bara lagra uppgifter i ett löst dokument eller PDF, så att en senare publicering i det slutliga formatet kräver mindre omarbetning.

Passet måste vara läsbart via QR-databäraren

Artikel 11 i ESPR beskriver den tekniska driften av passet, inklusive kopplingen med databäraren på produkten. Det betyder att de underliggande uppgifterna, i vilket format som helst, måste kunna publiceras när någon skannar koden. Hur kopplingen fungerar tekniskt och vilka identifieringsstandarder som spelar en roll beskrivs på sidan om hur kommer QR-koden för produktpasset på min elektronik. För företag som redan arbetar med GS1-streckkoder är frågan om en befintlig identifieringsstruktur kan återanvändas relevant — det ämnet återkommer på sidan om vad GS1 Digital Link är och om det är nödvändigt för produktpasset.

Varje produkt måste vara unikt identifierbar, oberoende av filformatet

Oavsett vilket tekniskt format som senare kommer att föreskriftas är det underliggande kravet att varje produkt får en unik identifieringskod. Detta är ett separat krav som inte förändras när filformatet senare fastställs. Företag som redan nu börjar strukturera sina produktdata gör bra i att ta med denna identifiering som en fast del. Hur detta byggs upp i praktiken förklaras på sidan om hur du ger varje produkt en unik identifieringskod.

Anmälan till registret kräver en egen form

Artikel 13 i ESPR introducerar registret över digitala produktpass, där viss information om passet registreras. Här är det inte heller fastlagt i vilket exakt filformat denna anmälan ska ske — det kommer att specificeras senare. Det är dock klart att detta register är en separat anmälningsström vid sidan av passet som är tillgängligt via QR-koden. Mer om vad som ska ingå finns på sidan om vad registret över digitala produktpass är och vad som ska ingå i det.

Var det går fel i praktiken

För tidigt fastlägga i ett stelt format. Vissa företag låter redan nu bygga ett PDF-pass eftersom det är snabbt och igenkännbart, medan det slutliga kravet troligen kräver strukturerad, maskinläsbar data. En PDF är läsbar för människor, men är inte automatiskt lämplig för den interoperabilitet som artikel 10 i ESPR avser.

Data spridd över flera system utan koppling. Produktinformation finns ofta delvis i ERP-systemet, delvis i marknadsföringsdokument och delvis hos en extern leverantör. Utan en plan för att samla detta är det svårt att snabbt växla när det obligatoriska formatet blir känt. Företag som överväger att låta sitt eget system delta finner mer om möjligheterna på sidan om att koppla produktpasset till ett eget ERP- eller lagersystem.

Förvirring mellan passet själv och registret. Passet som kan konsulteras via QR-koden och data som ingår i registret är inte automatiskt identiska i form eller format. Att anta att en fil är tillräcklig för båda ändamålen är en risk som först blir synlig när genomförandeåtgärderna blir konkreta.

Inte ta hänsyn till flera produktnivåer. För produkter som säljs i samlade förpackningar, eller där en apparat består av flera delar med sitt eget pass, är frågan om hur dataformaten ansluter till varandra ännu mer komplex. Detta gäller till exempel för en låda med flera apparater i och för produkter som behöver flera produktpass.

Otillräcklig uppmärksamhet på läsbarheten på längre sikt. Ett filformat som är vanligt nu behöver inte förbli det över en längre period. Eftersom passet måste förbli tillgängligt under en viss period är valet av format också en fråga om hållbarhet — se förklaringen om hur länge ett produktpass måste finnas tillgängligt.

Vad ni kan dokumentera

• En sammanfattning av var produktdata redan registreras (ERP, PIM, kalkylark, leverantörsdokument) och i vilket format.
• En lista över obligatoriska datakällor per produktkategori när genomförandeåtgärden för den kategorin är publicerad.
• Avtal med leverantörer och underleverantörer om vilket format de ska leverera sin produktdata i, så att anslutningen senare blir enklare.
• En intern ansvarig eller ett team som följer utvecklingen av de tekniska standarderna, eftersom artikel 11 i ESPR kommer att få ytterligare specifikationer om detta.
• Dokumentation över den valda identifieringsmetoden per produkt, även separat från det slutliga filformatet.
• En sammanfattning av kraven på hosting och tillgänglighet, som tillsammans med formatet bestämmer hur passet tekniskt konfigureras — se sidan om vilka hosting-krav som gäller.