¿Qué sucede con el pasaporte de producto si mi empresa cierra?

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

La obligación de disponibilidad no termina en la empresa

El artículo 10 del ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) obliga a que el pasaporte digital de producto siga disponible, independientemente de lo que suceda con el fabricante o importador. La obligación está vinculada al producto, no a la existencia de la empresa que lo comercializó. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa que una insolvencia, una fusión, una adquisición o un cese de actividades no es una razón válida para desconectar los datos. ¿Cuánto tiempo debe permanecer disponible un pasaporte de producto? es por lo tanto una cuestión que es independiente de la vida útil de la empresa en sí — el pasaporte debe mantenerse durante el período de tiempo aplicable a la categoría de producto, incluso si el participante de mercado original ya no existe.

El registro documenta el registro, no el contenido

El artículo 13 del ESPR regula el registro de pasaportes digitales de productos, en el que se documentan ciertos datos sobre el pasaporte. Ese registro es un lugar de consulta y herramienta de control, no una sustitución del alojamiento. Lo que exactamente debe constar en ese registro y quién lo introduce se describe en ¿Qué es el registro de pasaportes de producto digitales y qué debo incluir en él?. Para la pregunta "¿qué sucede en caso de cese de actividades?" es relevante que un registro en el registro no indica quién es responsable en ese momento de los datos subyacentes — esa responsabilidad debe regularse por separado, por ejemplo a través de un proveedor de alojamiento o un sucesor legal.

La continuidad del alojamiento es una opción práctica, no incidental

Porque la legislación se centra en la disponibilidad del pasaporte y no en la continuidad de la parte que preparó el pasaporte, la solución práctica radica en la opción de alojamiento. Una empresa que utiliza su propio entorno de servidor para el pasaporte corre el riesgo de que, si cesa su actividad, el servidor, el dominio y la capacidad de administración también desaparezcan. ¿a qué requisitos debe cumplir el alojamiento de mi pasaporte de producto describe los requisitos que debe cumplir una solución de alojamiento; entre estos requisitos también está la cuestión de quién continúa con el alojamiento si la empresa contratante ya no existe. Un tercero que proporciona alojamiento independientemente de la continuidad de la empresa contratante se ajusta mejor a una obligación que, por definición, dura más que un ciclo empresarial promedio.

El enlace al pasaporte debe seguir funcionando

El código QR en el producto o el embalaje se refiere a una dirección donde se puede encontrar el pasaporte, tal como se describe en ¿Cómo se coloca el código QR del pasaporte de producto en mi electrónica?. Si la url subyacente desaparece en caso de cese de actividades — por ejemplo, porque un nombre de dominio no se renueva o se desactiva un servidor interno — el código deja de funcionar, incluso si la pegatina física sigue intacta. Ese riesgo es comparable con lo descrito en ¿qué ocurre si el código QR de mi producto se daña o se vuelve ilegible: el código en sí nunca es el problema, la capacidad de encontrar los datos detrás es lo que importa.

Dónde falla en la práctica

El nombre de dominio caduca después de insolvencia. Un síndico o liquidador de una empresa generalmente tiene otras prioridades que renovar anualmente un registro de dominio. Si el pasaporte está en un dominio propio, ese dominio desaparece si no se renueva — y con él, cada código QR que se refiera a él.

El servidor interno se desactiva en caso de adquisición. En una adquisición, la infraestructura informática de la empresa adquirida a veces se simplemente se cierra porque todo se migra a los sistemas de la empresa adquirente. Si esa migración no incluye los datos del pasaporte, los datos desaparecen sin ser notado.

Nadie sabe quién era responsable. En empresas donde la persona que compiló el pasaporte ya se ha ido, o en una adquisición donde los departamentos se han fusionado, no siempre está claro quién tiene acceso a la gestión de los datos. Sin una transferencia documentada, ese conocimiento se pierde antes de que algo salga mal.

La sucesión legal es poco clara para la autoridad de vigilancia del mercado. En caso de fusión o reinicio bajo otro nombre, para una autoridad supervisora no siempre es fácil determinar inmediatamente qué entidad es responsable de un producto que fue comercializado años antes. Este problema se plantea especialmente en productos que requieren múltiples digital product passports — cuando una cadena de proveedores se desmorona, no está claro de inmediato quién gestiona cada parte de los datos.

Se desconecta el acoplamiento con el sistema ERP. Las empresas que han acoplado el pasaporte a su propio sistema ERP o de inventario corren el riesgo de que, cuando se abandone ese sistema —por ejemplo, al vender el inventario o cesar la licencia— el acoplamiento desaparezca sin que se haya guardado una versión independiente y sustitutiva de los datos.

Lo que puede documentar

• Un acuerdo de alojamiento que sea independiente de la existencia de la propia empresa — con un tercero externo que continúe la disponibilidad del pasaporte, independientemente de lo que le suceda al cliente.
• Un resumen de qué productos tienen qué pasaporte, incluido el código de identificación único por producto o grupo de productos, para que un sucesor o síndico pueda determinar qué existe y dónde se encuentra.
• Un archivo de exportación de los datos del pasaporte en el formato proporcionado, conforme se describe en ¿en qué formato debo proporcionar los datos del pasaporte de producto, guardado separadamente del sistema interno con el que se compiló.
• Una persona responsable del gestionado designada, con un acuerdo claro de transferencia en caso de que esa persona abandone la empresa o la empresa cambie de propietario.
• Una cláusula en los contratos de adquisición que incluya explícitamente la continuidad del digital product passport y su correspondiente alojamiento como parte de las obligaciones a transferir.
• Una copia del registro en el registro de digital product passports, para que en caso de disputa o inspección sea evidente qué datos se registraron alguna vez y por quién.

Elektropas.com aplica a los suscriptores un modelo de alojamiento en el que la disponibilidad del pasaporte no depende de la continuidad de la empresa cliente individual, con un período de conservación fijo que se ajusta a la obligación derivada de la ESPR.