Vad händer med produktpasset om mitt företag läggs ned?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

Skyldigheten att hålla tillgänglig upphör inte vid företaget

Artikel 10 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) förpliktar till att det digitala produktpasset förblir tillgängligt, oberoende av vad som händer med tillverkaren eller importören. Skyldigheten är kopplad till produkten, inte till existensen av det företag som har släppt den på marknaden. För ett företag med 10 till 100 anställda innebär detta att en konkurs, en fusion, ett förvärv eller en verksamhetsinställelse inte är en giltig anledning att ta data offline. Hur länge måste ett produktpass vara tillgängligt? är därmed en fråga som är skild från företagets egen livslängd — passet måste hålla under den tidsperiod som gäller för produktkategorin, även om den ursprungliga aktören på marknaden inte längre finns.

Registret registrerar registreringen, inte innehållet

Artikel 13 i ESPR reglerar registret över digitala produktpass, där vissa uppgifter om passet registreras. Registret är en sökplats och kontrollmedel, ingen ersättning för hostingen. Vad som exakt måste ingå i registret och vem som registrerar det beskrivs på Vad är registret för digitala produktpass och vad måste jag fylla i där?. För frågan "vad händer vid verksamhetsinställelse" är det relevant att en registrering i registret inte säger något om vem som är ansvarig för underliggande data vid den tiden — det ansvaret måste regleras separat, till exempel via en hostingpart eller en juridisk efterträdare.

Kontinuitet i hosting är ett praktiskt, inte ett tillfälligt val

Eftersom lagstiftningen placerar tillgängligheten av passet i centrum och inte fortbeståendet för den part som låtit upprätta passet, ligger den praktiska lösningen i valet av hosting. Ett företag som använder sin egen servermiljö för passet löper risken att när verksamheten upphör, försvinner också servern, domänen och förvaltningskapaciteten. var måste hosting av mitt produktpass uppfylla beskriver de krav som en hostinglösning måste uppfylla; bland dessa krav ingår också frågan om vem som fortsätter med hostingen om uppdragsgivaren inte längre finns. En extern part som utför hostingen oberoende av uppdragsgivarens fortbestånd är bättre anpassad till en skyldighet som per definition varar längre än en genomsnittlig företagscykel.

Länken till passet måste fortsätta att fungera

QR-koden på produkten eller förpackningen hänvisar till en adress där passet kan hittas, enligt beskrivningen på Hur kommer QR-koden för produktpasset på min elektronik?. Om den underliggande webbadressen försvinner vid verksamhetsinställelse — till exempel för att ett domännamn inte förnyas eller en intern server stängs av — fungerar inte koden längre, även om den fysiska etiketten fortfarande är intakt. Den risken är jämförbar med vad som beskrivs på vad händer om QR-koden på min produkt skadas eller blir oläslig: själva koden är aldrig problemet, möjligheten att hitta data bakom den är det.

Var det går fel i praktiken

Domännamn upphör efter konkurs. En konkursförvaltare eller likvidator av ett företag har vanligtvis andra prioriteringar än att årligen förnya en domänregistrering. Om passet finns på en egen domän, försvinner den domänen om den inte förnyas — och med det varje QR-kod som hänvisar dit.

Intern server stängs av vid förvärv. Vid ett förvärv stängs IT-infrastrukturen för det förvärvade företaget ibland helt enkelt av eftersom allt migreras till systemen hos det förvärvande bolaget. Om den migrationen inte tar med passetdata försvinner data obemärkt.

Ingen vet längre vem som var ansvarig. I företag där personen som sammanställde passet sedan dess har lämnat, eller vid ett förvärv där avdelningar har sammanslogs, är det inte alltid klart vem som har tillgång till datahanteringen. Utan dokumenterad övergång går denna kunskap förlorad innan något går fel.

Juridisk efterträdarskap är oklart för marknadsövervakningsmyndigheten. Vid en fusion eller återstart under ett annat namn är det inte alltid omedelbar för en tillsynsmyndighet att fastslå vilken enhet som är ansvarig för en produkt som marknadsfördes flera år tidigare. Det här problemet gäller särskilt för produkter som behöver flera produktpass — när en kedja av underleverantörer faller isär, är det inte omedelbar klart vem som hanterar vilken del av uppgifterna.

Kopplingen till ERP-systemet kopplas bort. Företag som har passet kopplat till sitt eget ERP- eller lagersystem riskerar att när systemet fasas ut — till exempel vid försäljning av lagret eller upphörande av licensen — försvinner kopplingen utan att en ersättande, fristående version av uppgifterna bevaras.

Vad ni kan dokumentera

• Ett värdavtal som är oberoende av det egna företagets existens — med en extern part som fortsätter passets tillgänglighet, oavsett vad som händer med uppdragsgivaren.
• En översikt över vilka produkter som har vilket pass, inklusive motsvarande unik identifieringskod per produkt eller produktgrupp, så att en efterträdare eller konkursförvaltare kan fastslå vad som finns och var det är beläget.
• En exportfil med passets uppgifter i det levererat formatet, enligt beskrivning på i vilket format ska jag tillhandahålla uppgifterna för produktpasset, bevarad åtskilt från det interna system som den monterades med.
• En utsedd ansvarig för hanteringen, med ett tydligt överföringsavtal för det fall att personen lämnar företaget eller företaget byter ägare.
• En klausul i övertagandeavtal som uttryckligen tar upp fortsättningen av produktpasset och motsvarande värdtjänster som en del av de överförda skyldigheter.
• En kopia av registreringen i registret över digitala produktpass, så att vid en tvist eller kontroll är det tydligt vilka uppgifter som någonsin dokumenterades och av vem.

Elektropas.com tillämpar för prenumeranter en värdmodell där passets tillgänglighet inte är beroende av det individuella kundens fortsatta existens, med en fast bevarandeperiod som motsvarar skyldigheten enligt ESPR.