Co je registr digitálních pasů produktů a co do něj musím vložit?

Co konkrétně musíte dělat

Co se od vás očekává

Článek 13 ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) zavádí centrální registr, do kterého se vkládají určitá data z digitálního produktového pasu, jakmile se pas pro skupinu produktů stane povinný. Článek 14 dále popisuje webový portál, prostřednictvím kterého mohou dohledovací orgány a další zúčastněné strany přístup k těmto registrovaným datům. Pro elektroniku a ICT zařízení to zatím není aktivní: registr a portál budou obsahovat data podle skupiny produktů v okamžiku, kdy se pro danou skupinu stane příslušné delegované právní předpisy účinné. Níže uvedená témata jsou tedy popis mechanismu tak, jak jej nařízení stanoví, nikoli závazek, který dnes již pro elektroniku platí.

Registrace dat před uvedením produktu na trh

Nařízení stanoví, že část dat z produktového pasu bude vložena do registru dříve, než bude produkt prodáván. Pro dovozce elektroniky nebo výrobce bílé techniky to znamená prakticky to, že produktový pas není něco, co se dodatečně "doplní", nýbrž že základní data jsou již fixována v okamžiku, kdy produkt vstoupí na trh. Pro podnik s 10 až 100 zaměstnanci je to především věcí procesu: kdo v organizaci zajistí, aby byla správná data připravena včas, a jak se zabrání tomu, aby se uvedení produktu na trh zpožďovalo, protože registrace ještě musí proběhnout.

Jedinečný identifikační kód jako vazba

Registr funguje prostřednictvím identifikačních kódů, které propojují produkt, operátora a pas samotný. Bez dostatečného identifikačního kódu pro jednotlivé produkty existuje riziko, že data v registru nebudou odpovídat pasu, který se zobrazuje prostřednictvím QR kódu. Jak tento kód vypadá a kdy je dostatečně jedinečný, je popsáno na stránce o tom, jak každý produkt získá jedinečný identifikační kód. Pro podniky, které již pracují se strukturami GS1, existuje vztah k otázce, zda je tento systém pro tyto účely dostatečný, což je podrobněji vysvětleno na stránce o GS1 Digital Link.

Přístupnost pro dohledovací orgány prostřednictvím webového portálu

Článek 14 popisuje webový portál, který je určen pro přístup například tržním dohledovacím orgánům a celnímu dohledu. Pro podnik to znamená, že registrace není pouze správním krokem, ale také místem, na kterém je možné provádět dohled. To je jiná praktická realita než pas, který si spotřebitelé prohlížejí pouze prostřednictvím QR kódu: portál činí data pro orgány systematicky prohledávatelná, ne pouze případně prohledávatelná individuálně pro jednotlivé produkty.

Registrace oddělená od, ale závislá na vlastním hostování

Registr nenahrazuje hosting samotného produktového pasu: nařízení vychází ze systému, v němž pas zůstává u operátora (nebo u poskytovatele služeb jménem operátora) a registr z něj přejímá omezenou sadu údajů. To se dotýká otázky kde musí hosting produktového pasu splňovat: registrační povinnost v článku 13 přidává další určení pro údaje, vedle hostingu, který je již nutný, aby byl pas sám dostupný.

Kde to selhává v praxi

Řada opakujících se situací je nyní již předvídatelná, i když delegovaný akt pro elektroniku zde ještě není:

• Registrační údaje a údaje z pasu se odlišují. Když je produktový pas po prodeji upraven (například prostřednictvím aktualizace firmwaru nebo upravené příručky pro opravu), ale odpovídající údaje v registru nejsou aktualizovány, vzniká rozdíl mezi tím, co registr zobrazuje, a tím, co lze nalézt prostřednictvím QR kódu.
• Identifikační kód je přidělen příliš pozdě nebo nekonzistentně. Pokud je nejdříve vyroben produkt a kód je určen až později, vzniká riziko, že stejný kód je omylem použit na více variant, nebo že řada výrobků bez kódu opustí závod.
• Odpovědnost za registraci není přidělena. U podnicích, kde více oddělení (nákup, kvalita, IT) spravuje každé část údajů o produktu, někdy chybí jasný vlastník pro krok "toto jde do registru". To vede k prodlevě těsně před uvedením na trh.
• Zmatek mezi portálem pro dohled a pasem pro spotřebitele. Některé podniky předpokládají, že vytvoření pasportu orientovaného na spotřebitele automaticky splňuje povinnost registrace, zatímco registr je samostatný mechanismus s vlastním určením pro údaje.
• Systémy, které nejsou na sebe sladěny. Když údaje o produktu již existují v systému ERP nebo řízení zásob, ale nejsou strukturovány podle požadavků, které bude registr později klást, musí se tento překlad pokaždé provést ručně. To souvisí s otázkou, zda se pas může propojit s existujícím systémem ERP nebo řízením zásob: dobře nastavené propojení zabrání tomu, aby se registrace stala samostatným, chybovým cvičením.

Co můžete zaznamenat

I bez toho, aby delegovaný právní akt pro elektroniku byl již přijat, je praktické již nyní uspořádat několik věcí tak, aby přechod na povinnost registrace nevyžadoval přetvoření základu:

• Přehled toho, které údaje o produktu jsou již centrálně zaznamenávány, a které z nich odpovídají tomu, co článek 13 pro registraci uvádí.
• Stanovenou metodu pro přidělování identifikačních kódů na produkt, včetně určení, kdo v organizaci kód přiděluje a spravuje.
• Určení toho, kdo je odpovědný za údržbu registračních údajů, když je pas po uvedení na trh změněn.
• Přehled systémů (ERP, řízení zásob, soubory kvality), v nichž se údaje o produktu již nacházejí, s poznámkou o tom, které z nich mohou sloužit jako zdroj pro registr.
• Šablonu datové sady na skupinu produktů, aby při zveřejnění delegovaného právního aktu bylo rychle jasné, která pole jsou již k dispozici a která ještě chybí.

U produktů, které se skládají z jednotlivých součástí nebo se prodávají v balení s více jednotkami, je navíc vhodné již nyní určit, jak se to vztahuje k jedné registrační jednotce; to souvisí s otázkami o tom, jak pas funguje u krabice s více zařízeními a o vzájemně provázaných pasech u jednoho produktu.