Τι είναι το μητρώο ψηφιακών διαβατηρίων προϊόντων και τι πρέπει να τοποθετώ σε αυτό;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Τι αναμένεται από εσάς

Το Άρθρο 13 του ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) εισάγει ένα κεντρικό μητρώο στο οποίο περιλαμβάνονται ορισμένα δεδομένα από το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος μόλις εκείνο το διαβατήριο γίνει υποχρεωτικό για μια ομάδα προϊόντων. Το Άρθρο 14 περιγράφει επιπλέον μια ιστοσελίδα πύλης μέσω της οποίας οι αρχές εποπτείας και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη μπορούν να συμβουλεύονται τα καταχωρημένα δεδομένα. Για ηλεκτρονικές συσκευές και συσκευές ΤΠ δεν ισχύει ακόμη: το μητρώο και η πύλη λαμβάνουν περιεχόμενο ανά ομάδα προϊόντων, τη στιγμή που η εξουσιοδοτημένη πράξη για εκείνη την ομάδα ισχύει. Ό,τι αναφέρεται παρακάτω είναι επομένως μια περιγραφή του μηχανισμού όπως τον θέσπισε ο κανονισμός, όχι μιας υποχρέωσης που ισχύει σήμερα για την ηλεκτρονική.

Καταχώρηση δεδομένων πριν το προϊόν έρθει στην αγορά

Ο κανονισμός προβλέπει ότι ένα μέρος των δεδομένων από το διαβατήριο προϊόντος τίθεται στο μητρώο πριν το προϊόν πωληθεί. Για έναν εισαγωγέα ηλεκτρονικών ή κατασκευαστή λευκών συσκευών, αυτό στην πράξη σημαίνει ότι το διαβατήριο προϊόντος δεν είναι κάτι που «συμπληρώνεται» εκ των υστέρων, αλλά ότι τα βασικά δεδομένα είναι ήδη καθορισμένα τη στιγμή που το προϊόν έρχεται στην αγορά. Για μια εταιρεία με 10 έως 100 υπαλλήλους, είναι κυρίως θέμα διαδικασίας: ποιος στον οργανισμό φροντίζει ώστε τα σωστά δεδομένα να είναι διαθέσιμα εγκαίρως και πώς αποφεύγεται η καθυστέρηση μιας παρουσίασης προϊόντος επειδή η καταχώρηση πρέπει ακόμη να γίνει.

Ο μοναδικός κωδικός αναγνώρισης ως σύνδεσμος

Το μητρώο λειτουργεί μέσω κωδικών αναγνώρισης που συνδέουν το προϊόν, τον χειριστή και το ίδιο το διαβατήριο. Χωρίς έναν αυστηρό κωδικό αναγνώρισης ανά προϊόν υπάρχει ο κίνδυνος ότι τα δεδομένα στο μητρώο δεν ταιριάζουν με το διαβατήριο που εμφανίζεται μέσω του κωδικού QR. Τι σχήμα έχει εκείνος ο κωδικός και πότε είναι αρκετά μοναδικός περιγράφεται στη σελίδα σχετικά με πώς κάθε προϊόν λαμβάνει έναν μοναδικό κωδικό ταυτοποίησης. Για τις εταιρείες που ήδη εργάζονται με δομές GS1, υπάρχει σύνδεση με το ερώτημα εάν το σύστημα αυτό είναι επαρκές γι' αυτό, εκτεθειμένο στη σελίδα σχετικά με GS1 Digital Link.

Προσβασιμότητα για τις αρχές εποπτείας μέσω της πύλης ιστοσελίδας

Το Άρθρο 14 περιγράφει μια πύλη ιστοσελίδας που προορίζεται για συμβουλευόμενους από μεταξύ άλλων τις αρχές εποπτείας της αγοράς και τελωνείου. Για μια εταιρεία, αυτό σημαίνει ότι η καταχώρηση δεν είναι μόνο ένα διοικητικό βήμα, αλλά και το σημείο όπου μπορούν να βασίζονται οι έλεγχοι. Αυτή είναι μια διαφορετική πρακτική πραγματικότητα από ένα διαβατήριο που θεωρείται μόνο από καταναλωτές μέσω ενός κωδικού QR: η πύλη καθιστά τα δεδομένα συστηματικά αναζητήσιμα για τις αρχές, όχι μόνο αποκτήσιμα ανά προϊόν.

Καταχώρηση ξεχωριστή από, αλλά εξαρτώμενη από τη δική σας φιλοξενία

Το μητρώο δεν αντικαθιστά τη φιλοξενία του ίδιου του διαβατηρίου προϊόντος: ο κανονισμός προέρχεται από ένα σύστημα στο οποίο το διαβατήριο παραμένει στον χειριστή (ή σε έναν πάροχο υπηρεσιών εκ μέρους του χειριστή) και το μητρώο προσλαμβάνει ένα περιορισμένο σύνολο δεδομένων από αυτό. Αυτό θίγει το ερώτημα πόσο πρέπει να ανταποκρίνεται η φιλοξενία ενός διαβατηρίου προϊόντος: η υποχρέωση καταχώρισης στο άρθρο 13 προσθέτει έναν επιπλέον προορισμό για δεδομένα, εκτός της φιλοξενίας που απαιτείται ήδη για να διατηρηθεί το ίδιο το διαβατήριο διαθέσιμο.

Πού πάνε στραβά στην πράξη

Ορισμένες επαναλαμβανόμενες καταστάσεις είναι πλέον προβλέψιμες, ακόμη και αν η εξουσιοδοτημένη πράξη για την ηλεκτρονική δεν υπάρχει ακόμη:

• Τα δεδομένα καταχώρισης και τα δεδομένα διαβατηρίου αποκλίνουν. Όταν ένα διαβατήριο προϊόντος τροποποιηθεί μετά την πώληση (για παράδειγμα λόγω ενημέρωσης υλικολογισμικού ή τροποποιημένων οδηγιών επισκευής), αλλά τα αντίστοιχα δεδομένα μητρώου δεν ενημερωθούν, παρουσιάζεται διαφορά μεταξύ αυτού που εμφανίζει το μητρώο και αυτού που βρίσκεται μέσω του κωδικού QR.
• Ο κωδικός αναγνώρισης εκχωρείται πολύ αργά ή ασυνεπώς. Εάν το προϊόν παραχθεί πρώτα και ο κωδικός καθοριστεί αργότερα, υπάρχει ο κίνδυνος ότι ο ίδιος κωδικός χρησιμοποιείται κατά λάθος σε πολλές παραλλαγές, ή ότι μια σειρά προϊόντων χωρίς κωδικό φεύγει έξω.
• Η ευθύνη για την καταχώρηση δεν ανατίθεται. Στις επιχειρήσεις όπου πολλαπλές τμήματα (προμήθειες, ποιότητα, ΙΤ) διαχειρίζονται κάθε ένα μέρος των δεδομένων προϊόντος, μερικές φορές λείπει ένας σαφής ιδιοκτήτης για το στάδιο "αυτό πηγαίνει στο μητρώο". Αυτό οδηγεί σε καθυστερήσεις λίγο πριν από τη διαθεσιμότητα στο εμπόριο.
• Σύγχυση μεταξύ της διαδικτυακής πλατφόρμας για την εποπτεία και του διαβατηρίου για τον καταναλωτή. Ορισμένες επιχειρήσεις θεωρούν ότι η δημιουργία ενός διαβατηρίου για τον καταναλωτή ικανοποιεί αυτόματα την υποχρέωση εγγραφής, ενώ το μητρώο είναι ένας ξεχωριστός, ανεξάρτητος μηχανισμός με δική του προορισμό για τα δεδομένα.
• Συστήματα που δεν είναι συντονισμένα μεταξύ τους. Όταν τα δεδομένα προϊόντος βρίσκονται ήδη σε ένα σύστημα ERP ή διαχείρισης αποθέματος, αλλά δεν έχουν δομηθεί σύμφωνα με τη δομή που θα ζητήσει το μητρώο, αυτή η μετατροπή πρέπει να γίνει κάθε φορά χειροκίνητα. Αυτό σχετίζεται με το ερώτημα εάν το διαβατήριο μπορεί να συνδεθεί με ένα υπάρχον σύστημα ERP ή διαχείρισης αποθέματος: μια σύνδεση που έχει ρυθμιστεί σωστά, αποτρέπει την εγγραφή από το να γίνει μια ξεχωριστή, επιρρεπής σε σφάλματα άσκηση.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

Ακόμη και χωρίς τη δημοσίευση της ειδικής πράξης για ηλεκτρονικά είδη, είναι πρακτικό να ρυθμίσετε τώρα ήδη ορισμένα πράγματα, ώστε η μετάβαση σε μια υποχρέωση εγγραφής να μην απαιτεί αναδιάρθρωση του θεμελίου:

• Ένα επισκόπηση των δεδομένων προϊόντος που καταγράφονται ήδη κεντρικά, και ποια από αυτά συμφωνούν με αυτό που αναφέρει το άρθρο 13 για την εγγραφή.
• Μια τεκμηριωμένη μέθοδος για την ανάθεση κωδικών ταυτοποίησης ανά προϊόν, συμπεριλαμβανομένου του ποιος μέσα στην οργάνωση ανατίθεται και διαχειρίζεται αυτόν τον κωδικό.
• Ένας ορισμός ποιος είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση των δεδομένων εγγραφής όταν ένα διαβατήριο τροποποιείται μετά τη διαθεσιμότητά του στο εμπόριο.
• Ένα επισκόπηση των συστημάτων (ERP, διαχείριση αποθέματος, φακέλους ποιότητας) όπου τα δεδομένα προϊόντος βρίσκονται ήδη, με μια σημείωση για ποια από αυτά είναι χρησιμοποιήσιμα ως πηγή για το μητρώο.
• Ένα πρότυπο για το σύνολο δεδομένων ανά ομάδα προϊόντων, ώστε κατά τη δημοσίευση της ειδικής πράξης να είναι γρήγορα σαφές ποια πεδία είναι ήδη διαθέσιμα και ποια λείπουν ακόμη.

Για προϊόντα που αποτελούνται από χαλαρά εξαρτήματα ή πωλούνται σε συσκευασία με πολλές μονάδες, είναι επιπλέον σκόπιμο να καθοριστεί τώρα ήδη πώς σχετίζεται αυτό με μια μονάδα εγγραφής. αυτό σχετίζεται με τα ερωτήματα σχετικά με πώς λειτουργεί το διαβατήριο σε ένα κιβώτιο με πολλές συσκευές και σχετικά με συνεργάσιμα διαβατήρια για ένα προϊόν.