Was ist das Register für digitale Produktpässe und was muss ich darin eintragen?

Das Register verbindet ein Produktpass mit einer eindeutigen Nummer

Das Europäische Register für digitale Produktpässe ist keine Kopie des Passes selbst, sondern ein zentraler Index, der erfasst, welche Pässe existieren und an welches Produkt, welchen Hersteller und welche Registrierung sie gekoppelt sind. Artikel 13 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) verpflichtet die Europäische Kommission, dieses Register einzurichten und zu verwalten. Wer ein Produkt mit einem digitalen Produktpass auf den Markt bringt, lässt die entsprechenden Basisdaten in diesem Register eintragen, damit Behörden, Zoll und Marktakteure überprüfen können, ob ein Pass tatsächlich registriert ist. Darüber hinaus regelt Artikel 14 ein Webportal: die technische Vorrichtung, über die die Daten aus dem Pass selbst – also die inhaltlichen Produktinformationen – für denjenigen einsehbar sind, der Zugang dazu hat. Das Register (Artikel 13) und das Webportal (Artikel 14) sind also zwei verschiedene Bausteine desselben Systems: das eine ist der Index, das andere ist das Zugriffstor zu den Daten.

Für Elektronik gilt dies pro Produktkategorie, nicht auf einmal

Diese Registrierungspflicht gilt für Produkte, für die die ESPR einen digitalen Produktpass vorschreibt, und das wird pro Produktgruppe separat durch delegierte Rechtsakte geregelt. Für Elektronik und IKT-Geräte bedeutet dies, dass die Pflicht erst entsteht, sobald die Kommission einen delegierten Rechtsakt für die betreffende Unterkategorie erlässt – beispielsweise für Haushaltsgeräte oder für einen bestimmten Typ von IKT-Geräten. Ohne einen solchen Rechtsakt für eine bestimmte Produktgruppe gibt es für diese Gruppe noch keine Registrierungspflicht, auch wenn die ESPR als Rahmenverordnung bereits in Kraft ist. Dies ist also keine allgemeine, unmittelbar geltende Pflicht für alle Elektronik auf einmal, sondern eine Pflicht, die schrittweise eintritt, Produkt für Produkt. Wer derzeit bereits IKT-Geräte oder Haushaltsgeräte importiert oder herstellt, kann daher nicht davon ausgehen, dass bereits eine Registrierungspflicht besteht, es sei denn, die eigene Produktgruppe wurde speziell bestimmt.

Ein festes Datum fehlt noch; der Arbeitsplan gibt aber die Reihenfolge an

Es gibt noch kein festes Datum, an dem die Registrierungspflicht für Elektronik und IKT-Geräte in Kraft tritt. Der ESPR-Arbeitsplan 2025-2030 gibt an, dass delegierte Rechtsakte für Produktgruppen wie diese voraussichtlich ab 2027 veröffentlicht werden, pro Unterkategorie separat. Solange ein solcher delegierter Rechtsakt nicht vorliegt, steht zwar fest, dass das Register und das Webportal als System existieren (Artikel 13 und 14 der ESPR sind bereits erlassen), nicht aber, wann eine bestimmte Produktgruppe verpflichtet ist, diese zu nutzen. Sobald die Kommission einen delegierten Rechtsakt für eine Unterkategorie veröffentlicht, ist darin auch das Datum angegeben, an dem die Verpflichtung für diese Kategorie in Kraft tritt. Bis dahin gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, bereits zu registrieren, und ist eine Vorbereitung hauptsächlich eine Frage, die Daten in Ordnung zu bringen, nicht eine bereits festgelegte Frist zu erfüllen.

Was ein Unternehmer damit praktisch anfangen kann

Wer sich hierauf vorbereiten möchte, sollte zunächst klären, ob und wann die eigene Produktkategorie bereits in einer Delegierten Verordnung gemäß der ESPR erfasst ist – dies bestimmt, ob und ab wann eine Registrierung erforderlich ist. Der zweite Schritt besteht darin, zu prüfen, welche Basisdaten später erforderlich sind, um ein Produkt mit einem Produktpass und einer Registrierungsnummer zu verknüpfen: Dies sind üblicherweise Identifizierungsdaten zum Produkt, zum Hersteller oder Importeur und zum Standort. Da das Register (Artikel 13) vom Webportal (Artikel 14) unabhängig ist, ist es sinnvoll, diese beiden nicht zu verwechseln: Die Registrierung stellt sicher, dass ein Produktpass auffindbar und überprüfbar ist, das Webportal stellt sicher, dass der Inhalt des Produktpasses tatsächlich für diejenigen, die dazu berechtigt sind, einsehbar ist. Wer den Produktpass von einer dritten Partei erstellen lässt, sollte vorher klären, wie diese Partei mit der Registrierung im Europäischen Register umgeht und wie sie die Verknüpfung zum Webportal herstellt, damit dies nicht als separater, späterer Schritt vergessen wird. Abschließend ist es sinnvoll, die Veröffentlichung der Delegierten Verordnung für die eigene Produktgruppe zu verfolgen, da darin neben der Registrierungspflicht auch das Startdatum und etwaige Übergangszeiträume festgelegt werden.

Die rechtliche Grundlage: Artikel 13 und Artikel 14 der ESPR

Diese Verpflichtungen ergeben sich unmittelbar aus der ESPR selbst: Artikel 13 der Verordnung (EU) 2024/1781 regelt das Register für digitale Produktpässe, und Artikel 14 derselben Verordnung regelt das Webportal, über das Daten aus dem digitalen Produktpass abgerufen werden können. Beide Artikel sind Teil der Rahmenverordnung und gelten daher grundsätzlich für alle Produktgruppen, für die ein digitaler Produktpass vorgeschrieben ist; die konkrete Ausgestaltung pro Produktgruppe – einschließlich des Stichtags für Elektronik- und IKT-Geräte – ergibt sich aus den Delegierten Verordnungen, die die Kommission pro Teilkategorie festlegt.

Wer bereits jetzt vorsorgen möchte, sollte am besten die eigene Produktkategorie kennzeichnen und die Veröffentlichung der entsprechenden Delegierten Verordnung im Blick behalten und inzwischen intern klären, welche Identifizierungs- und Registrierungsdaten verfügbar sind, sobald diese Verordnung veröffentlicht wird.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst ist auf EUR-Lex verfügbar. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Artikel 13 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) führt ein zentrales Register ein, in das bestimmte Daten aus dem digitalen Produktpass aufgenommen werden, sobald dieser Pass für eine Produktgruppe verpflichtend wird. Artikel 14 beschreibt außerdem ein Webportal, über das Überwachungsbehörden und andere beteiligte Parteien auf diese registrierten Daten zugreifen können. Für Elektronik- und IKT-Geräte ist dies noch nicht aktiv: Das Register und das Portal werden mit Inhalten pro Produktgruppe gefüllt, wenn die delegierte Handlung für diese Gruppe in Kraft tritt. Das Nachfolgende ist daher eine Beschreibung des Mechanismus, wie ihn die Verordnung vorsieht, nicht einer Verpflichtung, die heute bereits für Elektronik gilt.

Daten registrieren, bevor das Produkt auf den Markt kommt

Die Verordnung sieht vor, dass ein Teil der Daten aus dem Produktpass in das Register eingegeben wird, bevor das Produkt verkauft wird. Für einen Elektronik-Importeur oder Hersteller von Haushaltsgeräten bedeutet dies praktisch, dass der Produktpass kein Dokument ist, das nachträglich "ergänzt" wird, sondern dass die Kerndaten bereits zum Zeitpunkt des Markteintritts des Produkts feststehen. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern ist dies vor allem eine Prozessfrage: Wer in der Organisation sorgt dafür, dass die richtigen Daten rechtzeitig verfügbar sind, und wie wird verhindert, dass eine Produkteinführung verzögert wird, weil die Registrierung noch durchgeführt werden muss.

Der eindeutige Identifikationscode als Verknüpfung

Das Register funktioniert über Identifikationscodes, die das Produkt, den Betreiber und den Pass selbst verknüpfen. Ohne einen lückenlosen Identifikationscode pro Produkt besteht das Risiko, dass die Daten im Register nicht mit dem Pass übereinstimmen, der über den QR-Code angezeigt wird. Wie dieser Code aussieht und wann er eindeutig genug ist, wird auf der Seite zu wie jedes Produkt einen eindeutigen Identifizierungscode erhält. Für Unternehmen, die bereits mit GS1-Strukturen arbeiten, stellt sich die Frage, ob dieses System hierfür ausreichend ist, ausgearbeitet auf der Seite über GS1 Digital Link.

Zugänglichkeit für Aufsichtsbehörden über das Webportal

Artikel 14 beschreibt ein Webportal, das zur Abfrage durch unter anderem Marktüberwachungsbehörden und Zollbehörden bestimmt ist. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass die Registrierung nicht nur ein Verwaltungsschritt ist, sondern auch der Ort, auf dem die Überwachung basieren kann. Dies ist eine andere praktische Realität als ein Produktpass, der von Verbrauchern nur über einen QR-Code eingesehen wird: Das Portal macht Daten für Behörden systematisch durchsuchbar, nicht nur gelegentlich pro Produkt abrufbar.

Registrierung unabhängig von, aber abhängig von der eigenen Hosting

Das Register ersetzt nicht das Hosting des Produktpasses selbst: die Verordnung geht von einem System aus, in dem der Pass beim Betreiber (oder einem Dienstleister im Namen des Betreibers) verbleibt, und das Register einen begrenzten Datensatz daraus übernimmt. Das berührt die Frage wo das Hosting eines Produktpasses genügen muss: die Registrierungspflicht in Artikel 13 fügt ein zusätzliches Bestimmungsort für Daten hinzu, neben dem Hosting, das bereits notwendig ist, um den Pass selbst verfügbar zu halten.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe wiederkehrender Situationen lässt sich bereits vorhersehen, auch wenn die delegierte Handlung für Elektrogeräte noch nicht vorliegt:

Registrierungsdaten und Passdaten divergieren. Wenn ein Produktpass nach dem Verkauf angepasst wird (beispielsweise durch ein Firmware-Update oder eine geänderte Reparaturanleitung), aber die entsprechenden Registrierungsdaten nicht aktualisiert werden, entsteht eine Differenz zwischen dem, was das Register anzeigt, und dem, was über den QR-Code zu finden ist.
Der Identifikationscode wird zu spät oder inkonsistent vergeben. Wenn zunächst das Produkt hergestellt und der Code erst nachträglich bestimmt wird, entsteht das Risiko, dass derselbe Code versehentlich auf mehrere Varianten verwendet wird, oder dass eine Produktserie ohne Code das Werk verlässt.
Die Verantwortung für die Registrierung wird nicht zugewiesen. Bei Unternehmen, in denen mehrere Abteilungen (Beschaffung, Qualität, IT) jeweils einen Teil der Produktdaten verwalten, fehlt manchmal ein eindeutiger Verantwortlicher für den Schritt "das geht ins Register". Dies führt zu Verzögerungen kurz vor einer Markteinführung.
Verwechslung zwischen dem Kontrollportal und dem Produktpass für den Verbraucher. Einige Unternehmen gehen davon aus, dass die Einrichtung eines verbraucherorientierten Produktpasses automatisch die Registrierungspflicht erfüllt, während das Register ein eigenständiger, separater Mechanismus mit eigenem Datenbestimmungszweck ist.
Systeme, die nicht aufeinander abgestimmt sind. Wenn Produktdaten bereits in einem ERP- oder Bestandsverwaltungssystem vorhanden sind, aber nicht auf die Struktur ausgerichtet sind, die das Register später erfordert, muss diese Umwandlung jedes Mal manuell vorgenommen werden. Dies bezieht sich auf die Frage, ob der Produktpass an ein bestehendes ERP- oder Bestandsverwaltungssystem angebunden werden kann: Eine gut eingerichtete Anbindung verhindert, dass die Registrierung eine separate, fehleranfällige Aufgabe wird.

Was Sie dokumentieren können

Auch ohne dass die delegierte Handlung für Elektronik bereits vorliegt, ist es praktisch, bereits jetzt mehrere Dinge in Ordnung zu bringen, damit die Umstellung auf eine Registrierungspflicht keine Umstrukturierung der Grundlagen erfordert:

Ein Überblick darüber, welche Produktdaten bereits zentral erfasst werden, und welche davon dem entsprechen, was Artikel 13 für die Registrierung vorsieht.
Eine festgelegte Methode für die Vergabe von Identifikationscodes pro Produkt, einschließlich derjenigen, die innerhalb des Unternehmens den Code vergibt und verwaltet.
Eine Festlegung derjenigen, die für die Aktualisierung der Registrierungsdaten verantwortlich ist, wenn ein Produktpass nach der Markteinführung geändert wird.
Ein Überblick über die Systeme (ERP, Bestandsverwaltung, Qualitätsdossiers), in denen Produktdaten bereits vorhanden sind, mit einer Anmerkung, welche davon als Quelle für das Register genutzt werden können.
Eine Vorlage für den Datensatz pro Produktgruppe, damit bei Veröffentlichung der delegierten Handlung schnell klar ist, welche Felder bereits verfügbar sind und welche noch fehlen.

Bei Produkten, die aus einzelnen Komponenten bestehen oder in einer Verpackung mit mehreren Einheiten verkauft werden, ist es außerdem sinnvoll, bereits jetzt festzulegen, wie sich dies zu einer Registrierungseinheit verhält; dies bezieht sich auf die Fragen darüber, wie der Produktpass bei einer Schachtel mit mehreren Geräten funktioniert und über zusammenhängende Produktpässe bei einem Produkt.

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Mit KI auf Basis der obigen Quellen geschrieben, von einer Person am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Teilen Sie es mit — Korrektionen haben Vorrang.