Welke fout maken bedrijven het vaakst in inkoopcontracten voor AI-systemen
De meestgemaakte fout is dat een bedrijf een AI-systeem inkoopt zonder in het contract vast te leggen wie welke rol heeft: de leverancier of de afnemer. Veel inkoopcontracten voor software zijn jaren geleden opgesteld, ruim voor de AI-verordening, en gaan over licenties, updates en support. Ze zeggen niets over risicoclassificatie, over wie de gebruiksinstructies levert, of over wat er gebeurt als de leverancier de software zelf aanpast met nieuwe AI-functies.
Het gevolg is dat een bedrijf er bij aanschaf van uitgaat dat de leverancier "het wel geregeld heeft", terwijl de verordening onderscheid maakt tussen de aanbieder van een AI-systeem en de gebruiksverantwoordelijke die het systeem binnen de eigen organisatie inzet. Die twee rollen kunnen samenvallen, maar hoeven dat niet. Zonder een expliciete afspraak in het contract blijft onduidelijk bij wie welke verplichting ligt op het moment dat dat er echt toe doet.
Waarom dit vaker misgaat dan verwacht
Inkoopafdelingen en IT-managers kijken van oudsher naar functionaliteit, prijs en beveiliging. Dat is ook logisch: dat waren tot voor kort de belangrijkste vragen bij software-inkoop. De AI-verordening voegt daar een laag aan toe die niet vanzelf in bestaande inkoopprocessen terechtkomt, simpelweg omdat niemand in het inkoopteam gewend is die vraag te stellen. Een leverancier die niet expliciet naar zijn rol wordt gevraagd, zal die informatie zelden ongevraagd aanleveren.
Een tweede reden is dat veel AI-functionaliteit inmiddels via updates in bestaande software terechtkomt, zonder dat er een nieuw contract wordt afgesloten. Een boekhoudpakket krijgt een AI-assistent, een planningstool krijgt automatische roostervoorstellen. Het oorspronkelijke contract dekt die functie niet, en niemand toetst achteraf of de voorwaarden nog kloppen bij wat het systeem inmiddels doet.
Wat er in de praktijk misgaat
De fout uit zich meestal pas op het moment dat een bedrijf zelf iets moet aantonen: bij een vraag van een toezichthouder, bij een audit van een klant, of simpelweg omdat de ondernemingsraad vraagt hoe een AI-toepassing tot stand is gekomen. Dan blijkt dat er geen documentatie is over de classificatie van het systeem, geen contactpersoon bij de leverancier voor dit onderwerp, en geen contractuele afspraak over wie welke informatie levert wanneer de software verandert.
Daarnaast wordt de vraag over persoonsgegevens vaak los behandeld van de vraag over AI, terwijl ze in de praktijk vaak samenvallen. Een verwerkersovereenkomst in het kader van de AVG regelt iets anders dan de vraag welke rol een partij heeft onder de AI-verordening; het een vervangt het ander niet.
Hoe u dit voorkomt bij een nieuw contract
De meest praktische stap is het gesprek met de leverancier vroeg in het inkoopproces te voeren, niet achteraf. Vraag expliciet welke rol de leverancier zichzelf toedicht, welke documentatie bij het systeem hoort, en wat er contractueel is vastgelegd over wijzigingen aan de AI-functionaliteit gedurende de looptijd van het contract. Leg die antwoorden vast, ook als het antwoord op dit moment nog onvolledig is: een leverancier die nog geen duidelijkheid kan geven, is ook een gegeven waard om te documenteren.
Het helpt om deze vraag te scheiden van de gebruikelijke inkoopchecklist over prijs en functionaliteit, juist omdat die twee onderwerpen door verschillende mensen in de organisatie worden beoordeeld. Wie dit als apart aandachtspunt behandelt, voorkomt dat het tussen wal en schip valt. In de kennisbank per onderwerp staat een overzicht van de vragen die bij dit soort gesprekken vaak terugkomen, gerangschikt naar de fase waarin een bedrijf zich bevindt.
Bestaande contracten nalopen
Voor lopende contracten is het raadzaam om bij de eerstvolgende contractuele wijziging, verlenging of update-melding dezelfde vragen alsnog te stellen. Een contract hoeft niet meteen te worden opengebroken, maar een aantekening bij het volgende contactmoment met de leverancier voorkomt dat het onderwerp nog jaren blijft liggen. Bedrijven die niet weten waar ze op dit moment staan, kunnen in een paar vragen een eerste indicatie krijgen van welke onderwerpen voor hun situatie relevant zijn.
Of en hoe een specifiek contract moet worden aangepast, en welke aansprakelijkheid daarbij hoort, is een vraag voor een jurist of, voor vragen over toezicht, de bevoegde toezichthouder. Dit artikel beschrijft alleen waar de fout doorgaans ontstaat, niet wat voor uw eigen contract de juiste aanpassing is.
Veelgestelde vragen over dit soort inkoopvraagstukken, inclusief vragen die andere lezers al hebben gesteld, staan verzameld op de pagina met veelgestelde vragen. Wilt u eerst zelf een beeld krijgen van waar uw organisatie staat, doe dan de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank; beide zijn zonder verplichting toegankelijk.