Mohu propojit digitální pas produktu se svým systémem ERP nebo správou zásob?

Co konkrétně musíte dělat

Co se od vás očekává

Připojení systému ERP nebo správy zásob k digitálnímu produktovému pasu je pro mnoho společností logickou cestou: produktová data v něm již jsou, tak proč je nezaslat automaticky dále? ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) nestanovuje, jak technicky toto připojení funguje, ale stanovuje požadavky, kterým musí samotný pas vyhovovat. Tyto požadavky v praxi určují, co může a co nemůže být propojení s vlastním systémem.

Pas musí splňovat technické požadavky z článku 11

Článek 11 ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) popisuje technické požadavky na návrh digitálního produktového pasu: jak musí být data přístupná, v jaké formě a s jakým propojením na jedinečnou identifikaci produktu. Pro společnost s 10 až 100 zaměstnanci to znamená, že připojení k vlastnímu systému ERP nemůže být bez závazku jednoduše exportem souboru aplikace Excel: data poskytovaná ze systému musí odpovídat technickému formátu, který pro pas platí. Jaký formát přesně to bude, se vypracovává podle kategorie produktu; více o tom si přečtete na stránce o formátu souboru pasu.

Pas musí být propojen s jedinečnou identifikací produktu

Článek 10 ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) stanovuje požadavky na obsah a strukturu pasu, včetně propojení s identifikačním kódem jednotlivých produktů. Systém ERP často již pracuje s čísly položek, SKU nebo sériovými čísly, ale ta nejsou automaticky totožná s identifikačním kódem, který pas vyžaduje. Pro střední společnost to znamená, že je nutný překlad mezi interním kódováním produktů a identifikačním kódem, který je externě zpřístupňován prostřednictvím QR kódu. Jak se pro jednotlivý produkt nastavuje jedinečný kód, je popsáno na stránce o přidělení jedinečného identifikačního kódu každému produktu.

Připojení musí udržovat data aktuální beze ztráty jejich původu

Systém ERP se neustále mění: úrovně zásob se mění, položky se vyřazují, přicházejí nové varianty. Pas se řídí jiným tempem — musí zůstat přístupný po stanovenou dobu, i když se podkladový produkt již neprodává. Připojení, které jednoduše "živě" přenáší to, co je v tuto chvíli v systému ERP, riskuje, že se historické pasy přepíší nebo zmizí, jakmile je produkt vyřazen z aktivního sortimentu. Jak dlouho musí pas zůstat k dispozici, je vysvětleno na stránce o tom, jak dlouho musí pas existovat.

Kde to selhává v praxi

Při připojování systému ERP k produktovému pasu se u společností relativně často vyskytuje několik situací.

Automatická synchronizace přepisuje aktivní pasy. Když je položka v systému ERP upravena — nový dodavatel součásti, změněný obal — tato změna se někdy přímo přenese na zveřejněný pas, aniž by bylo jasné, zda to musí být nový pas nebo aktualizace stávajícího.

Číslo položky se zaměňuje s identifikací produktu. Interní číslo položky ze systému správy zásob se používá jako jedinečný identifikační kód pasu, přičemž toto číslo se může lišit například podle prodejního kanálu nebo regionu — v důsledku čehož jeden fyzický produkt skončí s více, vzájemně se lišícími pasy.

Vyřazení v systému ERP stáhne pas offline. Jakmile je produkt v systému správy zásob označen jako "již není dostupný", spojení přestane publikovat nebo udržovat pas — přestože pas musí zůstat přístupný pro produkty, které jsou již u spotřebitele v používání.

Připojení poskytuje data ve formátu, který se neshoduje. Systém ERP exportuje data v interním formátu (například soubor CSV s interními názvy polí), který se jedna za jednou neliší se strukturou, kterou pas vyžaduje, čímž se ukazuje nutnost mezikroku, který nebyl předvídán.

Úrovně balení se vzájemně ovlivňují. Systém zásob často zaznamenává na úrovni prodejní jednotky, zatímco pas může být na úrovni varianty produktu nebo jednotky balení jiný — zejména u produktů dodávaných v krabicích s více zařízeními. Jak toto součinnosti funguje, je popsáno na stránce o jak digitální pas produktu funguje v krabici s více zařízeními.

Co můžete zaznamenat

Pro podniky, které zvažují propojení svého systému ERP nebo zásob s digitálním paszportem produktu, je praktické předem písemně zaznamenat řadu věcí:

• Přehled, která pole ze systému ERP odpovídají kterým polím v pasu, včetně vysvětlení odchylek mezi interní identifikací artiklu a externí identifikací produktu.
• Procedura pro změnu produktu: kdy změna v systému ERP vede k vytvoření nového pasu a kdy k aktualizaci stávajícího pasu.
• Procedura vyřazeníwaarin je vastgelegd dat het paspoort losstaat van de status "actief" of "uitgefaseerd" v systému zásob.
• Dohoda o tom, kdo je odpovědný za propojení — interní IT tým, externí platforma nebo kombinace obojího — a kdo kontroluje, zda dodaná data skutečně odpovídají požadovanému formátu.
• Dokumentace technického formátukteré jsou používány, aby bylo možné při kontrole nebo auditu prokázat, že propojení odpovídá požadavkům z článku 11 nařízení ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781).

Pro podniky, které používají vedle systému ERP také strukturu GS1 pro svoji logistiku, je důležité vědět, zda a jak tato struktura odpovídá požadavkům pasu; více o tom se dozvíte na stránce o co je to GS1 Digital Link a zda je to potřebné pro digitální pas produktu. Je také vhodné zaznamenat, jak propojení zpracovává registr, do kterého se musí pasy zaevidovat, jak je vysvětleno na stránce o Evropský registr digitálních paspotů produktů.