Kann ich das Produktpass mit meinem ERP- oder Lagerverwaltungssystem verknüpfen?

Eine Schnittstelle ist der Ausgangspunkt des Systems, nicht eine Ausnahme

Ja, eine Schnittstelle zwischen einem Produktpass und einem ERP- oder Lagerverwaltungssystem passt zu der Ausgestaltung des digitalen Produktpasses. Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) schreibt vor, dass der Pass technisch so aufgebaut wird, dass Daten über offene, interoperable Standards zwischen den Akteuren in der Lieferkette ausgetauscht werden können. Das bedeutet, dass die Daten, die bereits in einem ERP- oder Lagerverwaltungssystem vorhanden sind — Artikelnummern, Materialangaben, Herkunft, technische Spezifikationen — grundsätzlich die Quelle sein können, aus der der Pass gefüllt wird, anstatt dass alles manuell neu eingegeben wird. Elektropas.com ist in dieser Lieferkette die Stelle, an der diese Daten zu einem Pass zusammengefasst, gehostet und mit einem QR-Datenträger verknüpft werden. Wie diese Schnittstelle technisch genau aussieht — welches Dateiformat, welche API, welche Felder obligatorisch sind — ist für Elektronik und IKT-Geräte noch nicht festgelegt, da die delegierte Handlung für diese Teilkategorie noch nicht veröffentlicht worden ist.

Für wen dies relevant ist und wo die Grenze liegt

Diese Frage stellt sich vor allem bei Herstellern und Importeuren, die ihre Produktdaten bereits strukturiert verwalten — in einem ERP-Paket, einem PIM-System oder einer Lagerverwaltung — und die verhindern möchten, dass der Pass ein isoliertes, manuelles Verfahren wird. Für sie ist eine Schnittstelle relevant, weil sie Doppelarbeit spart und das Fehlerrisiko verringert.

Wofür dies nicht gilt: Der Produktpass ersetzt nicht das ERP-System, und umgekehrt auch nicht. Der Pass ist ein separater, extern zugänglicher Datensatz, der über eine eindeutige Kennung und einen Datenträger mit einem physischen Produkt verknüpft ist, wie Artikel 10 der ESPR beschreibt. Ein ERP-System bleibt die interne Verwaltung des Unternehmens; der Pass ist die Schicht, die nach außen hin — in Richtung Verbraucher, Aufsichtsbehörde oder nächster Glied in der Lieferkette — Informationen bereitstellt. Eine Schnittstelle bedeutet also, dass Daten aus dem einen System in das andere fließen, nicht dass beide Systeme zusammenschmelzen.

Der genaue technische Standard für Elektronik ist noch nicht festgelegt

Ein festes Datum, an dem die technische Spezifikation für Elektronik und IKT-Geräte bekannt wird, gibt es noch nicht. Nach dem ESPR-Arbeitsplan 2025-2030 werden die delegierten Handlungen pro Produktkategorie erarbeitet, und für Elektronik wird dies ab 2027 erwartet. Bis diese Handlung veröffentlicht ist, gelten nur die allgemeinen Grundsätze aus Artikel 10 und 11: Der Pass muss interoperabel, maschinenlesbar und auf offenen Standards basieren. Welcher Standard das konkret für Elektronik wird — welches Datenformat, welche Schnittstellen, welche obligatorischen Felder — ist noch nicht festgelegt. Sobald die delegierte Handlung für diese Teilkategorie veröffentlicht ist, werden diese Informationen hier ergänzt.

Wie dies in der Praxis angegangen wird

Die Reihenfolge, in der dies üblicherweise angegangen wird, sieht wie folgt aus. Zunächst wird erfasst, welche Daten bereits im bestehenden ERP- oder Lagerverwaltungssystem vorhanden sind und welche davon voraussichtlich relevant für einen Produktpass sind — denken Sie an Materialzusammensetzung, Herkunft, technische Dokumentation und Reparaturinformationen. Im nächsten Schritt ist es sinnvoll zu überprüfen, ob diese Daten bereits strukturiert und konsistent erfasst sind, da Maschinenlesbarkeit einer der Grundsätze von Artikel 11 ist: Je sauberer und eindeutiger die Quelldaten sind, desto einfacher wird später eine Schnittstelle. Danach ist es eine Frage des Wartens auf die delegierte Handlung für Elektronik, denn erst dann wird klar, welches Format und welche Schnittstellenmethode erforderlich sind. Sobald diese Spezifikation vorliegt, kann überprüft werden, ob das bestehende System einen Export in diesem Format leisten kann oder ob ein Zwischenschritt erforderlich ist. Es gibt derzeit keinen Grund, bereits eine spezifische technische Integration zu entwickeln, da der Standard, auf dem diese beruhen würde, noch nicht feststeht — diese Arbeiten müssten möglicherweise später wiederholt werden.

Die Rechtsgrundlage: Artikel 10 und 11 der ESPR

Dass eine Verbindung mit einem ERP- oder Bestandssystem denkbar und beabsichtigt ist, ergibt sich aus zwei Artikeln. Artikel 10 der ESPR beschreibt die Anforderungen, die das digitale Produktpass erfüllen muss, einschließlich der Verknüpfung mit einer eindeutigen Produktidentifikation und der Zugänglichkeit von Daten für die beteiligten Parteien. Artikel 11 befasst sich speziell mit dem technischen Design und dem Betrieb des Passes und bestimmt, dass dieser auf der Grundlage offener, interoperabler Standards erfolgt, die den Datenaustausch durch die Lieferkette ermöglichen. Zusammen bilden diese Artikel die Grundlage dafür, dass eine Verbindung zwischen internen Unternehmenssystemen und dem externen Pass keine Erweiterung ist, sondern Teil der Systemgestaltung — wobei die genaue technische Umsetzung für Elektrogeräte noch nicht veröffentlicht wurde.

Wer jetzt schon vorsorgen möchte, tut gut daran, die eigenen Produktdaten in Ordnung zu bringen: konsistent, strukturiert und vollständig, damit eine spätere Verknüpfung — sobald der Standard für Elektrogeräte bekannt ist — so wenig zusätzliche Arbeit wie möglich erfordert. Elektropas.com verfolgt die Veröffentlichung der delegierten Handlung für Elektrogeräte und ICT-Ausrüstungen und aktualisiert diese Seite, sobald die technische Spezifikation bekannt ist.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst ist auf EUR-Lex verfügbar. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein ERP- oder Lagerverwaltungssystem an das digitale Produktpass anzubinden, ist für viele Unternehmen der naheliegende Weg: Die Produktdaten sind bereits vorhanden, warum also nicht automatisch weitergegeben? Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) schreibt nicht vor, wie diese Anbindung technisch funktioniert, aber sehr wohl, welche Anforderungen der Pass selbst erfüllen muss. Diese Anforderungen bestimmen in der Praxis, was eine Anbindung an ein Eigensystem darf und nicht darf.

Der Pass muss die technischen Anforderungen aus Artikel 11 erfüllen

Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt die technischen Gestaltungsanforderungen des digitalen Produktpasses: wie Daten zugänglich sein müssen, in welcher Form und mit welcher Verknüpfung zur eindeutigen Kennung des Produkts. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass eine Anbindung an das Eigene ERP-System nicht unverbindlich der Export einer Excel-Datei sein kann: Die Daten, die aus dem System bereitgestellt werden, müssen dem technischen Format entsprechen, das für den Pass gilt. Welches Format genau das ist, wird je Produktkategorie ausgearbeitet; darüber lesen Sie mehr auf der Seite über das Dateiformat des Passes.

Der Pass muss an eine eindeutige Produktkennung gekoppelt sein

Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) stellt Anforderungen an den Inhalt und die Struktur des Passes, einschließlich der Verknüpfung mit einer Identifikationscode pro Produkt. Ein ERP-System arbeitet oft bereits mit Artikelnummern, SKUs oder Chargencodes, aber diese sind nicht automatisch identisch mit der Kennung, die der Pass verlangt. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass eine Übersetzungsleistung erforderlich ist zwischen der internen Produktcodierung und der Kennung, die extern über den QR-Code bereitgestellt wird. Wie diese eindeutige Kennung pro Produkt eingerichtet wird, ist auf der Seite über beschrieben die Vergabe einer eindeutigen Kennung für jedes Produkt.

Die Anbindung muss Daten aktuell halten, ohne die Herkunft zu verlieren

Ein ERP-System ändert sich ständig: Lagerbestände ändern sich, Artikel werden eingestellt, neue Varianten kommen hinzu. Der Pass folgt einem anderen Rhythmus — er muss während eines festgelegten Zeitraums erreichbar bleiben, auch wenn das zugrunde liegende Produkt nicht mehr verkauft wird. Eine Anbindung, die einfach "live" das wiedergibt, was sich gerade im ERP-System befindet, läuft Gefahr, dass historische Pässe überschrieben oder gelöscht werden, sobald ein Produkt aus dem aktiven Sortiment genommen wird. Wie lange ein Pass verfügbar bleiben muss, wird auf der Seite über erläutert wie lange der Pass bestehen bleiben muss.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Einige Situationen treten bei Unternehmen, die ihr ERP-System an den Produktpass anbinden möchten, relativ häufig auf.

Automatische Synchronisation überschreibt aktive Pässe. Wenn ein Artikel im ERP-System geändert wird — ein neuer Lieferant für ein Bauteil, eine geänderte Verpackung — wird diese Änderung manchmal direkt an den veröffentlichten Pass weitergegeben, ohne dass klar ist, ob dies ein neuer Pass sein muss oder eine Aktualisierung des bestehenden.

Artikelnummer wird mit Produktkennung verwechselt. Die interne Artikelnummer aus dem Lagerverwaltungssystem wird als eindeutige Kennung für den Pass verwendet, während diese Nummer beispielsweise pro Verkaufskanal oder Region unterschiedlich sein kann — wodurch ein physisches Produkt mit mehreren, voneinander abweichenden Pässen endet.

Einstellung im ERP-System nimmt den Pass offline. Sobald ein Produkt im Lagerverwaltungssystem als "nicht mehr lieferbar" markiert wird, stoppt die Anbindung mit der Veröffentlichung oder Wartung des Passes — während der Pass weiterhin für Produkte erreichbar bleiben muss, die bereits beim Verbraucher in Gebrauch sind.

Anbindung liefert Daten in einem Format, das nicht passt. Das ERP-System exportiert Daten in einem unternehmensinternen Format (z. B. eine CSV mit unternehmenseigenen Feldnamen), das nicht eins-zu-eins der Struktur entspricht, die der Pass verlangt, wodurch ein Zwischenschritt erforderlich wird, der nicht vorgesehen war.

Verpackungsebenen vermischen sich. Ein Lagerverwaltungssystem erfasst häufig auf der Ebene der Verkaufseinheit, während ein Produktpass pro Produktvariante oder pro Verpackungseinheit unterschiedlich sein kann — besonders bei Produkten, die in Kartons mit mehreren Geräten geliefert werden. Wie dieses Zusammenspiel funktioniert, wird auf der Seite über Funktionsweise des Produktpasses bei einem Karton mit mehreren Geräten beschrieben.

Was Sie dokumentieren können

Für Unternehmen, die erwägen, ihr ERP- oder Lagerverwaltungssystem mit dem Produktpass zu koppeln, ist es praktisch, mehrere Dinge vorher schriftlich festzuhalten:

Eine Übersicht, welche Felder aus dem ERP-System welchen Feldern im Produktpass entsprechen, einschließlich einer Erläuterung von Abweichungen zwischen interner Artikelnummerierung und externer Produktidentifizierung.
Ein Verfahren für das, was bei einer Änderung eines Produkts geschiehtansehen: wann führt eine Anpassung im ERP-System zu einem neuen Produktpass, und wann zu einer Aktualisierung des bestehenden Produktpasses.
Ein Verfahren für die Auslagerungansehen, worin festgehalten ist, dass der Produktpass von dem Status "aktiv" oder "ausgelaufen" im Lagerverwaltungssystem unabhängig ist.
Eine Absprache über die Verantwortung für die Kopplung — internes IT-Team, externe Plattform oder eine Kombination — und wer prüft, ob die gelieferten Daten tatsächlich dem erforderlichen Format entsprechen.
Dokumentation des verwendeten technischen Formatsansehen, so dass bei einer Überprüfung oder Audit nachgewiesen werden kann, dass die Kopplung die Anforderungen aus Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) erfüllt.

Für Unternehmen, die neben dem ERP-System auch eine GS1-Struktur für ihre Logistik verwenden, ist es wichtig zu wissen, ob und wie diese Struktur die Anforderungen des Produktpasses erfüllt; mehr dazu findet sich auf der Seite über was GS1 Digital Link ist und ob dies für den Produktpass erforderlich istansehen. Es ist auch ratsam, festzuhalten, wie die Kopplung mit dem Register umgeht, in das Produktpässe aufgenommen werden müssen, wie auf der Seite über das Europäische Register für digitale Produktpässe erläutert wird.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Regelungen, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie einen Juristen oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI auf Basis der obigen Quellen geschrieben, von einer Person am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Teilen Sie es mit — Korrektionen haben Vorrang.