Pot conecta pașaportul produsului la sistemul ERP sau de inventar al meu?

O cuplare este punctul de plecare al sistemului, nu o excepție

Da, o cuplare între un certificat de produs și un sistem ERP sau de inventar se aliniază cu modul în care certificatul digital de produs este conceput. Articolul 11 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) prevede că certificatul trebuie configurat din punct de vedere tehnic astfel încât datele să poată fi schimbate prin standarde deschise și interoperabile între părțile din lanț. Aceasta înseamnă că datele care se află deja într-un sistem ERP sau de inventar — numere de articole, date despre materiale, origine, specificații tehnice — pot fi în principiu sursa din care este completat certificatul, în loc să se reintroducă totul manual. Elektropas.com este în lanțul respectiv locul în care aceste date sunt consolidate într-un certificat, găzduite și cuplate la un purtător de date QR. Exact cum arată din punct de vedere tehnic acea cuplare — ce format de fișier, ce API, ce câmpuri sunt obligatorii — nu a fost încă stabilit pentru aparatura electronică și ICT, deoarece actul delegat pentru această subcategorie nu a fost încă publicat.

Pentru cine se aplică și unde este limita

Această întrebare se pune în special în cazul fabricanților și importatorilor care și-au structurat deja datele despre produse — într-un pachet ERP, un sistem PIM sau o evidență de inventar — și care doresc să evite ca certificatul să devină un proces izolat și manual. Pentru ei, o cuplare este relevantă deoarece economisește munca duplică și reduce riscul de erori.

Pentru ce nu se aplică: certificatul de produs nu înlocuiește sistemul ERP și invers. Certificatul este un set de date separat, accesibil extern, cuplat la un produs fizic printr-o identificare unică și un purtător de date, după cum descrie articolul 10 din ESPR. Un sistem ERP rămâne administrația internă a întreprinderii; certificatul este stratul care transmite informații spre exterior — către consumator, autoritate de supraveghere sau următoarea verigă din lanț. O cuplare înseamnă deci că datele curg de la un sistem la altul, nu că ambele sisteme se fuzionează.

Standardul tehnic exact nu este încă stabilit pentru electronice

Nu există o dată fixă pentru momentul în care specificația tehnică pentru aparatura electronică și ICT devine cunoscută. Conform planului de lucru al ESPR 2025-2030, actele delegate sunt elaborate per categorie de produs, iar pentru electronice se așteaptă din 2027. Până la publicarea acelui act, se aplică doar principiile generale din articolele 10 și 11: certificatul trebuie să fie interoperabil, lizibil pentru mașini și bazat pe standarde deschise. Ce standard va fi concret pentru electronice — ce format de date, ce interfețe de cuplare, ce câmpuri obligatorii — nu este încă stabilit. Imediat după publicarea actului delegat pentru această subcategorie, acele informații vor fi completate aici.

Cum se abordează aceasta în practică

Ordinea în care aceasta este de obicei abordată arată cam așa. În primul rând, se identifică ce date se află deja în sistemul ERP sau de inventar existent și care dintre acestea sunt probabil relevante pentru un certificat de produs — de exemplu, compoziție din punct de vedere material, origine, documentație tehnică și informații de reparație. În continuare, este util să se analizeze dacă acele date sunt deja structurate și înregistrate în mod constant, deoarece lizibilitatea pentru mașini este unul dintre principiile articolului 11: cu cât mai curat și mai univoc sunt datele sursă, cu atât mai ușor va fi o cuplare ulterioară. După aceea, este o chestiune de a aștepta actul delegat pentru electronice, deoarece doar atunci va fi clar ce format și ce metodă de cuplare sunt cerute. Odată ce acea specificație există, se poate verifica dacă sistemul existent poate oferi o exportare în acel format, sau dacă este necesară o etapă intermediară. În acest moment, nu există niciun motiv să construiți deja o integrare tehnică specifică, deoarece standardul pe care ar trebui să se bazeze nu este încă stabilit — acel lucru ar putea fi neapărat refăcut.

Baza legală: articolele 10 și 11 ale ESPR

Faptul că o cuplare cu un sistem ERP sau de gestionare a stocurilor este considerată și intenționată rezultă din două articole. Articolul 10 al ESPR descrie cerințele pe care trebuie să le îndeplinească pașaportul digital al produsului, inclusiv cuplarea la o identificare unică a produsului și accesibilitatea datelor pentru părțile interesate. Articolul 11 se referă în mod specific la proiectarea tehnică și funcționarea pașaportului, și stabilește că aceasta se realizează pe baza de standarde deschise, interoperabile care permit schimbul de date pe tot lanțul. Împreună, aceste articole formează baza pentru care o cuplare între sistemele interne ale companiei și pașaportul extern nu este o completare, ci parte din modul în care este conceput sistemul — deși completarea tehnică precisă pentru electronica nu a fost publicată încă.

Cine dorește să se pregătească din timp, ar fi bine să-și pună în ordine propriile date privind produsul: consistent, structurat și complet, astfel încât o cuplare ulterioară — odată ce standardul pentru electronica va fi cunoscut — să solicite cât mai puțin de lucru suplimentar. Elektropas.com monitorizează publicarea actului delegat pentru electronica și aparatele ICT, și va actualiza această pagină imediat ce specificația tehnică va fi cunoscută.

Pe ce se bazează aceasta

Regulamentul în sine se află pe EUR-Lex. Facem referire pentru fiecare afirmație; nu trebuie să ne credeți pe cuvânt.

Ce trebuie să faceți concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

Cuplarea unui sistem ERP sau de inventar la pasaportul digital al produsului este pentru multe companii ruta logică: datele produsului sunt deja acolo, deci de ce nu le transmite automat? ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) nu prescrie cum funcționează din punct de vedere tehnic acea cuplare, dar prescrie ce cerințe trebuie să îndeplinească pasaportul în sine. Aceste cerințe determină în practică ceea ce o cuplare cu un sistem propriu poate și nu poate fi.

Pasaportul trebuie să îndeplinească cerințele tehnice din articolul 11

Articolul 11 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) descrie cerințele tehnice de proiectare ale pasaportului digital al produsului: cum trebuie să fie accesibile datele, în ce formă și cu ce cuplare la identificarea unică a produsului. Pentru o companie cu 10 la 100 de angajați, aceasta înseamnă că o cuplare cu sistemul ERP propriu nu poate fi neobligatoriu o exportare a unui fișier Excel: datele furnizate din sistem trebuie să se alinieze la formatul tehnic care se aplică pasaportului. Care este exact acest format, se elaborează pe fiecare categorie de produs; cititi mai multe pe pagina despre formatul fișierului pasaportului.

Pasaportul trebuie cuplat la o identificare unică a produsului

Articolul 10 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) stabilește cerințe privind conținutul și structura pasaportului, inclusiv cuplarea la un cod de identificare per produs. Un sistem ERP funcționează adesea deja cu numere de articole, SKU-uri sau coduri de lot, dar acelea nu sunt automat identice cu codul de identificare pe care pasaportul îl impune. Pentru o companie de dimensiune medie, aceasta înseamnă că este necesară o traducere între codificarea internă a produsului și codul de identificare pe care este dezvăluit extern, prin codul QR. Cum se configurează acel cod unic per produs, este descris pe pagina despre atribuirea unei identificări unice fiecărui produs.

Cuplarea trebuie să mențină datele actuale fără a pierde originea

Un sistem ERP se schimbă constant: nivelurile de inventar se modifică, articolele sunt eliminate treptat, noi variante apar. Pasaportul urmează un alt ritm — trebuie să rămână accesibil o perioadă stabilită, chiar dacă produsul subiacent nu mai este vândut. O cuplare care simplu transmite "în direct" ceea ce se află în acest moment în sistemul ERP riscă să suprascrie sau să șteargă pasapoarte istorice de îndată ce un produs este îndepărtat din asortimentul activ. Cât timp trebuie să rămână disponibil un pasaport, este explicat pe pagina despre cât timp trebuie să existe pasaportul.

Unde lucrurile se petrec greșit în practică

Câteva situații apar relativ frecvent la întreprinderi care doresc să conecteze sistemul ERP la pașaportul de produs.

Sincronizarea automată suprascrie pașapoartele active. Atunci când un articol din sistemul ERP este modificat — un nou furnizor de componente, o ambalare schimbată — acea modificare este uneori transmisă direct la pașaportul publicat, fără ca să fie clar dacă trebuie să fie un pașaport nou sau o actualizare a celui existent.

Numărul articolului este confundat cu identificarea produsului. Numărul intern de articol din sistemul de inventar este utilizat ca cod de identificare unic pentru pașaport, în timp ce acel număr poate diferi, de exemplu, în funcție de canalul de vânzare sau regiune — ceea ce face ca un singur produs fizic să se încheie cu mai multe pașapoarte reciproc diferite.

Retragerea din sistemul ERP duce pașaportul offline. De îndată ce un produs este marcat ca "indisponibil" în sistemul de inventar, conexiunea cu publicarea sau întreținerea pașaportului se oprește — în timp ce pașaportul trebuie să rămână accesibil pentru produsele care sunt deja în uz la consumator.

Conexiunea furnizează date într-un format care nu se potrivește. Sistemul ERP exportă date într-un format intern (de exemplu, un CSV cu nume de câmpuri proprietare ale întreprinderii) care nu corespunde unu-la-unu structurii pe care o cere pașaportul, ceea ce face ca o etapă intermediară să se dovedească necesară și neplanificată.

Nivelurile de ambalaj se amestecă. Un sistem de inventar înregistrează adesea la nivelul unității de vânzare, în timp ce un pasaport poate diferi per variantă de produs sau per unitate de ambalaj — în special pentru produsele livrate în cutii cu mai multe aparate. Cum funcționează această interacțiune este descris pe pagina despre cum funcționează pasaportul produsului într-o cutie cu mai multe aparate.

Ceea ce puteți documenta

Pentru întreprinderile care se gândesc să conecteze sistemul lor ERP sau de inventar la pasaportul produsului, este practic să stabilească în scris mai multe aspecte în avans:

O descriere generală a cărui câmpuri din sistemul ERP corespund cu care câmpuri din pasaport, inclusiv o explicație a discrepanțelor dintre codificarea internă a articolelor și identificarea externă a produsului.
O procedură pentru ce se întâmplă la modificarea unui produs：atunci când o ajustare a sistemului ERP duce la un pasaport nou și când duce la o actualizare a pasaportului existent.
O procedură pentru ieșire din folosință, în care s-a stabilit că pasaportul este independent de statutul "activ" sau "eliminat treptat" din sistemul de inventar.
Un acord privind cine este responsabil pentru integrare — echipă IT internă, platformă externă, sau o combinație — și cine verifică dacă datele furnizate se aliniază efectiv la formatul necesar.
Documentația formatului tehnic utilizat, astfel încât în caz de control sau audit să se poată demonstra că integrarea se conformează cerințelor din articolul 11 al ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781).

Pentru întreprinderile care, pe lângă sistemul ERP, utilizează și o structură GS1 pentru logistica lor, este important să știe dacă și cum acea structură se aliniază la cerințele pasaportului; mai multe detalii se află pe pagina despre ce este GS1 Digital Link și dacă este necesar pentru pașaportul produsului. De asemenea, este recomandabil să se stabilească cum integrarea gestionează registrul în care trebuie înscrise pasapoartele, conform explicațiilor de pe pagina despre registrul european al pașapoartelor digitale ale produselor.

Aceasta nu este sfat juridic. Această pagină oferă informații generale despre reglementările cu care se ocupă această platformă. Nu cunoaștem situația dvs. În caz de îndoieli cu privire la cazul dumneavoastră, consultați un jurist sau autoritatea de supraveghere competentă.

Scris cu IA pe baza surselor de mai sus, verificat de o persoană pe 2026-08-22. Ceva nu merge? Spuneți-ne — corecțiile au prioritate.