Μπορώ να συνδέσω το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος με το σύστημα ERP ή διαχείρισης αποθήκης μου;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Τι αναμένεται από εσάς

Η σύνδεση ενός συστήματος ERP ή αποθέματος με το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος είναι για πολλές επιχειρήσεις η λογική διαδρομή: τα δεδομένα προϊόντος βρίσκονται ήδη εκεί, οπότε γιατί να μην τα προωθήσετε αυτόματα; Ο κανονισμός ESPR (Κανονισμός (ΕU) 2024/1781) δεν προβλέπει τον τρόπο τεχνικής λειτουργίας αυτής της σύνδεσης, αλλά καθορίζει τις απαιτήσεις που πρέπει να πληροί το ίδιο το διαβατήριο. Αυτές οι απαιτήσεις καθορίζουν στην πράξη τι επιτρέπεται και τι δεν επιτρέπεται να κάνει μια σύνδεση με ένα δικό σας σύστημα.

Το διαβατήριο πρέπει να συμμορφώνεται με τις τεχνικές απαιτήσεις του άρθρου 11

Το άρθρο 11 του κανονισμού ESPR (Κανονισμός (ΕU) 2024/1781) περιγράφει τις τεχνικές απαιτήσεις σχεδιασμού του ψηφιακού διαβατηρίου προϊόντος: τον τρόπο πρόσβασης στα δεδομένα, την μορφή τους και τη σύνδεσή τους με τη μοναδική ταυτοποίηση του προϊόντος. Για μια επιχείρηση με 10 έως 100 υπαλλήλους, αυτό σημαίνει ότι μια σύνδεση με το δικό σας σύστημα ERP δεν μπορεί να είναι απλώς μια προαιρετική εξαγωγή ενός αρχείου Excel: τα δεδομένα που παρέχονται από το σύστημα πρέπει να ταιριάζουν με τη τεχνική μορφή που ισχύει για το διαβατήριο. Το ακριβές format, καθορίζεται ανά κατηγορία προϊόντος· μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά στη σελίδα για τη μορφή αρχείου του διαβατηρίου.

Το διαβατήριο πρέπει να συνδεθεί με μια μοναδική ταυτοποίηση προϊόντος

Το άρθρο 10 του κανονισμού ESPR (Κανονισμός (ΕU) 2024/1781) θέτει απαιτήσεις σχετικά με το περιεχόμενο και τη δομή του διαβατηρίου, συμπεριλαμβανομένης της σύνδεσης με έναν κώδικα ταυτοποίησης ανά προϊόν. Ένα σύστημα ERP λειτουργεί συχνά ήδη με αριθμούς άρθρων, SKU ή κωδικούς παρτίδας, αλλά αυτοί δεν είναι αυτόματα ίδιοι με τον κώδικα ταυτοποίησης που απαιτεί το διαβατήριο. Για μια μεσαία επιχείρηση, αυτό σημαίνει ότι απαιτείται μια μετατροπή μεταξύ της εσωτερικής κωδικοποίησης προϊόντος και του κώδικα ταυτοποίησης που αποκαλύπτεται εξωτερικά μέσω του κώδικα QR. Ο τρόπος ρύθμισης αυτού του μοναδικού κώδικα ανά προϊόν περιγράφεται στη σελίδα για την απόδοση μιας μοναδικής ταυτοποιητικής διάταξης σε κάθε προϊόν.

Η σύνδεση πρέπει να διατηρεί τα δεδομένα ενημερωμένα χωρίς να χάνεται η προέλευση

Ένα σύστημα ERP αλλάζει συνεχώς: τα επίπεδα αποθέματος ποικίλλουν, τα άρθρα παύουν να χρησιμοποιούνται, νέες παραλλαγές προστίθενται. Το διαβατήριο ακολουθεί άλλο ρυθμό — πρέπει να παραμείνει προσβάσιμο για μια καθορισμένη περίοδο, ακόμα και αν το υποκείμενο προϊόν δεν πωλείται πλέον. Μια σύνδεση που απλώς "ζει" μεταφέρει ό,τι υπάρχει αυτή τη στιγμή στο σύστημα ERP, διατρέχει τον κίνδυνο να αντικατασταθούν ή να εξαφανιστούν ιστορικά διαβατήρια μόλις ένα προϊόν αφαιρεθεί από το ενεργό ποικίλλεσμα. Ο χρόνος παραμονής ενός διαβατηρίου διατίθεται εξηγείται στη σελίδα για πόσο καιρό πρέπει να υπάρχει το διαβατήριο.

Πού πάνε στραβά στην πράξη

Μερικές περιπτώσεις εμφανίζονται σχετικά συχνά σε επιχειρήσεις που θέλουν να συνδέσουν το σύστημα ERP τους με το διαβατήριο προϊόντος.

Η αυτόματη σύγχρονη ενημέρωση αντικαθιστά ενεργά διαβατήρια. Όταν ένα άρθρο στο σύστημα ERP τροποποιηθεί — νέος προμηθευτής ενός εξαρτήματος, αλλαγμένη συσκευασία — αυτή η αλλαγή μεταφέρεται μερικές φορές απευθείας στο δημοσιευμένο διαβατήριο, χωρίς να είναι σαφές εάν πρόκειται για ένα νέο διαβατήριο ή ενημέρωση του υπάρχοντος.

Ο αριθμός άρθρου συγχέεται με την ταυτοποίηση προϊόντος. Ο εσωτερικός αριθμός άρθρου από το σύστημα αποθέματος χρησιμοποιείται ως μοναδικός κώδικας ταυτοποίησης για το διαβατήριο, ενώ αυτός ο αριθμός μπορεί, για παράδειγμα, να διαφέρει ανά κανάλι πωλήσεων ή περιοχή — με αποτέλεσμα ένα φυσικό προϊόν να καταλήγει με πολλαπλά, αμοιβαία διαφορετικά διαβατήρια.

Η εγκατάλειψη στο σύστημα ERP μεταφέρει το διαβατήριο εκτός σύνδεσης. Μόλις ένα προϊόν επισημανθεί ως "δεν είναι πλέον διαθέσιμο" στο σύστημα αποθέματος, η σύνδεση σταματά να δημοσιεύει ή να διατηρεί το διαβατήριο — ενώ το διαβατήριο πρέπει να παραμείνει προσβάσιμο για προϊόντα που χρησιμοποιούνται ήδη από τον καταναλωτή.

Η σύνδεση παρέχει δεδομένα σε μορφή που δεν ταιριάζει. Το σύστημα ERP εξάγει δεδομένα σε ένα εσωτερικό format (για παράδειγμα, ένα CSV με ονόματα πεδίων ιδιόκτητης χρήσης) που δεν αντιστοιχεί ένα προς ένα στη δομή που απαιτεί το διαβατήριο, με αποτέλεσμα ένα ενδιάμεσο βήμα που δεν είχε προβλεφθεί.

Τα επίπεδα συσκευασίας συγχέονται. Ένα σύστημα απογραφής καταγράφει συχνά σε επίπεδο μονάδας πώλησης, ενώ ένα διαβατήριο μπορεί να διαφέρει ανά παραλλαγή προϊόντος ή ανά μονάδα συσκευασίας — ιδίως για προϊόντα που παραδίδονται σε κουτιά με πολλές συσκευές. Πώς λειτουργεί αυτή η αλληλεπίδραση περιγράφεται στη σελίδα σχετικά με πώς λειτουργεί το διαβατήριο προϊόντος σε ένα κουτί με πολλές συσκευές.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

Για τις επιχειρήσεις που σκέπτονται να συνδέσουν το σύστημα ERP ή την απογραφή τους με το διαβατήριο προϊόντος, είναι πρακτικό να καθορίσουν εκ των προτέρων γραπτώς ορισμένα θέματα:

• Μια επισκόπηση των πεδίων που αντιστοιχούν μεταξύ του συστήματος ERP και του διαβατηρίου, συμπεριλαμβανομένης μιας εξήγησης των αποκλίσεων μεταξύ της εσωτερικής κωδικοποίησης άρθρων και της εξωτερικής ταυτοποίησης προϊόντος.
• Μια διαδικασία για το τι συμβαίνει κατά την τροποποίηση ενός προϊόντος: πότε μια προσαρμογή στο σύστημα ERP οδηγεί σε ένα νέο διαβατήριο, και πότε σε μια ενημέρωση του υπάρχοντος διαβατηρίου.
• Μια διαδικασία για τη διακοπή, στην οποία καθορίζεται ότι το διαβατήριο είναι ανεξάρτητο από την κατάσταση «ενεργό» ή «διακοπή» στο σύστημα απογραφής.
• Μια συμφωνία σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για τη σύνδεση — εσωτερική ομάδα IT, εξωτερική πλατφόρμα ή συνδυασμός — και ποιος ελέγχει ότι τα παρεχόμενα δεδομένα ουσιαστικά συμμορφώνονται με την απαιτούμενη μορφή.
• Τεκμηρίωση της χρησιμοποιούμενης τεχνικής μορφής, ώστε σε περίπτωση ελέγχου ή ελέγχου να μπορεί να αποδειχθεί ότι η σύνδεση συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του άρθρου 11 της ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781).

Για τις επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν παράλληλα με το σύστημα ERP μια δομή GS1 για τη λογιστική τους, είναι σημαντικό να γνωρίζουν κατά πόσο και πώς αυτή η δομή συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του διαβατηρίου. περισσότερα γι' αυτό υπάρχουν στη σελίδα σχετικά με τι είναι GS1 Digital Link και αν είναι απαραίτητο για το διαβατήριο προϊόντος. Είναι επίσης σκόπιμο να καθοριστεί πώς η σύνδεση χειρίζεται το μητρώο στο οποίο πρέπει να καταχωρηθούν τα διαβατήρια, όπως εξηγείται στη σελίδα σχετικά με το Ευρωπαϊκό μητρώο ψηφιακών διαβατηρίων προϊόντων.