Lyhyt vastaus
Yleinen tuoteturvallisuusasetus, joka tunnetaan myös englanninkielisen lyhentimen GPSR mukaan, ei vaadi yhtään asiakirjaa, joka seisoo itsessään. Mitä asetus kuitenkin vaatii, on että voitte osoittaa, että tuote on turvallinen, että EU:ssa on olemassa joku, joka on vastuussa siitä turvallisuudesta, ja että käyttäjät saavat oikean tiedon ja varoitukset. Käytännössä tämä tarkoittaa tuotteen riskinarviointi, teknistä dokumentaatiota, joka tukee tätä arviointia, käyttöohjeita ja turvallisuustietoja siinä kielessä, jossa myyt, sekä tietoja, joilla tuote ja vastuullinen osapuoli voidaan jäljittää.
Mitä asiakirjoja teidän on tarkasti oltava, riippuu roolistanne ketjussa: valmistaja, maahantuoja tai jakelijalainen. Valmistaja laatii tekniset asiakirjat ja riskinarvioinnin itse. EU:n ulkopuolelta tuotavalla elektroniikan maahantuojalla on varmistettava, että dokumentaatio on olemassa, ja hänellä on asetettava oma nimensä ja osoitteensa tuotteelle tai siihen liittyville asiakirjoille. Jakelilaisella on keveämpi, mutta silti velvoittava valvontatehtävä.
Miksi tämä aihe eroaa CE-merkinnästä
Monet elektroniikka- ja ICT-yritysten yritykset kuvittelevat, että CE-merkintä ja siihen liittyvä vaatimustenmukaisuusvakuutus kattavat heidät jo. Se on osittain totta: tuotteille, jotka kuuluvat tiettyjen EU-direktiivien piiriin, kuten matalalaitedirektiiviin tai radiolaitteiden direktiiviin, tämä lainsäädäntö säilyttää johtavuuden teknisissä turvallisuusvaatimuksissa. GPSR toimii sen lisäksi turvaverkkona kaiken sen osalta, mitä ei nimenomaisesti säännellä sektorilainsäädännössä, ja yleiselle velvoitteelle valvoa myös myynnin jälkeen markkinoilla, esimerkiksi valitusten tai onnettomuuksien yhteydessä. Tämä tarkoittaa, että CE-merkinnän asiakirjat ja GPSR:n asiakirjat ovat osittain päällekkäisiä, mutta eivät korvaa toisiaan.
Yksityiskohta, joka on tärkeä tämän aiheen kannalta
Piste, jossa yritykset useimmiten kompastuvat, ei ole tekninen dokumentaatio sinänsä, vaan velvoite nimetä yhteyspisteeksi Euroopan unionissa oleva osapuoli ja dokumentoida se myös. Elektroniikassa, joka tuodaan EU:n ulkopuolelta, tulee olla saatavilla nimen, osoitteen ja yhteydenottotavan osapuoli unionissa, joka vastaa tuoteturvallisuudesta. Se voi olla maahantuoja itse tai nimetty edustaja. Monet yritykset tietävät kyllä, kuka se on, mutta eivät ole dokumentoineet sitä mihinkään kirjallisessa muodossa tavalla, jonka valvontaviranomainen voi suoraan tarkastaa. Juuri tämä dokumentointi, riippumatta siitä, tunnetaanko henkilö tosiasiallisesti, on se mitä asetus vaatii.
Asiakirjat luettelossa tilanteittain
Elektroniikan valmistajan osalta kyse on teknisestä dokumentaatiosta riskinarvioinnin kera, käyttöohjeista ja turvallisuusvaroituksista sekä tiedoista, joilla tuote voidaan tunnistaa, kuten tyypin, erän tai sarjanumeron. Maahantuojalle tulee lisäksi oma nimi ja osoite, sekä tarkistus siitä, että valmistajan dokumentaatio on täydellinen ennen kuin tuote myydään edelleen. Jakelilaiselle kyse on enimmäkseen siitä, ovatko vaaditut tiedot tuotteella tai pakkauksella, sekä tavasta välittää valitukset ja turvattomuudesta annettavat signaalit vastuullisen osapuolen kautta.
Yhteys digitaaliseen tuotepassiin ja GDPR:iin
Koska digitaalinen tuotepassi elektroniikalle dokumentoi tiedot alkuperästä, materiaaleista ja korjauksesta, käytännössä syntyy päällekkäisyyttä GPSR:n vaatiman dokumentaation kanssa: molemmissa on kyse tuotteen ja vastuussa olevan osapuolen jäljitettävyydestä. Yritykset, jotka hoitavat nämä kaksi prosessia erillään, keräävät usein samoja tietoja kahdesti samalta toimittajalta. Henkilötiedoille, joilla on merkitystä tässä yhteydessä, kuten vastuussa olevan henkilön yhteystiedoille, sovelletaan tavallisia GDPR-sääntöjä kaikilta osin; GPSR ei muuta sitä. Sovellettavassa tietopankissa on tilannekohtainen tietopankki näkyy, miten nämä aiheet suhteutuvat toisiinsa.
Mitä voit tehdä itse
Tämä asetus ei koske jokaista yritystä samalla tavalla, ja mitä asiakirjoja tarkalleen tarvitaan, riippuu roolistasi ja tuotteen tyypistä. Valvontaviranomaiset Suomessa ja EU:ssa tarkastelevat epävarmuuden tapauksessa tosiasiallista tilannetta, ei tarkistusluetteloa, joka olisi kaikkialla sama. Ensimmäisen arvion tekemiseksi yrityksesi tilanteesta voit näet muutamalla kysymyksellä, missä olet; taustoja niistä tiedoista, joita käytämme, löydät lukemalla kuinka tiedot on koottu. Oman tilanteesi osalta oikeudellinen neuvonantaja tai toimivaltainen valvontaviranomainen on oikea yhteyshenkilö.
Haluatko tarkastella laajemmin kuin vain tämä aihe? Tee ilmainen pikakartoitus tai selaa muita aiheita tietopankissa nähdäksesi, mitä yrityksellesi on odotettavissa.