Det korta svaret
Allmän produktsäkerhetsförordning, bättre känd under den engelska förkortningen GPSR, kräver inget enskilt dokument som sådan. Det som förordningen väl kräver är att du kan påvisa att en produkt är säker, att det finns någon i Europeiska unionen som kan hållas ansvarig för den säkerheten, och att användarna får korrekt information och varningar. I praktiken innebär det en riskbedömning av produkten, teknisk dokumentation som stöder denna bedömning, bruksanvisningar och säkerhetsinformation på språket i det land där du säljer, och uppgifter som möjliggör spårning av produkten och den ansvariga parten.
Vilka handlingar du måste ha beror på din roll i kedjan: tillverkare, importör eller distributör. En tillverkare upprättar den tekniska dokumentationen och riskbedömningen själv. En importör av elektronik från utanför EU måste kontrollera att denna dokumentation finns och måste sätta sitt eget namn och adress på produkten eller motsvarande dokumentation. En distributör har en lättare, men inte facultativ, kontrollerande roll.
Varför detta ämne skiljer sig från CE-märkning
Många företagare inom elektronik och ICT tror att CE-märkning och motsvarande försämlighetsförklaring redan täcker dem. Det stämmer delvis: för produkter som omfattas av särskilda EU-direktiv, såsom lågspenningsförskriften eller radioutrustningsförskriften, är denna lagstiftning fortfarande styrande för de tekniska säkerhetskraven. GPSR fungerar dessutom som ett nät för allt som inte uttryckligen regleras i sektorsspecifik lagstiftning, och för den allmänna skyldigheten att även efter försäljningen vara uppmärksam på marknaden, till exempel vid klagomål eller olyckor. Detta betyder att dokumenten för CE-märkning och dokumenten för GPSR överlappar varandra, men ersätter inte varandra.
Detaljen som spelar störst roll i detta ämne
Den punkt där företag oftast snubblar är inte den tekniska dokumentationen i sig, utan skyldigheten att utse och dokumentera en kontaktpunkt inom Europeiska unionen. För elektronik som importeras från utanför EU måste namn, adress och kontaktmöjlighet finnas tillgänglig för en part inom Unionen som är ansvarig för produktsäkerheten. Det kan vara importören själv eller en utsedd representant. Många företag vet väl vem det är, men har inte dokumenterat det skriftligt på ett sätt som en tillsynsmyndighet direkt kan kontrollera. Det är just denna dokumentering, oavsett om personen faktiskt är känd, som förordningen kräver.
Dokumenten listade per situation
För en tillverkare av elektronik handlar det om den tekniska dokumentationen med riskbedömningen, bruksanvisningen och säkerhetsvarninguarna, och uppgifter som möjliggör produktidentifikation, såsom typ-, batch- eller serienummer. För en importör tillkommer då eget namn och adress, plus kontrollen av att tillverkarens dokumentation är fullständig innan produkten säljs vidare. För en distributör handlar det främst om frågan huruvida den erforderliga informationen finns på produkten eller förpackningen, och om ett sätt att framföra klagomål och signaler om osäkerhet till den ansvariga parten.
Sambandet med det digitala produktpasset och GDPR
Eftersom den digitala produktpasset för elektronik registrerar uppgifter om ursprung, material och reparation, uppstår det i praktiken överlappning med den dokumentation som GPSR kräver: båda handlar om produktens och den ansvariges parts spårbarhet. Företag som hanterar dessa två processer separat samlar ofta samma uppgifter två gånger från samma leverantör. För personuppgifter som är relevanta i detta sammanhang, såsom kontaktuppgifter för en ansvarig person, gäller de vanliga GDPR-reglerna fullt ut; GPSR ändrar ingenting på denna punkt. I kunskapsbanken per situation framgår hur dessa ämnen förhåller sig till varandra.
Vad du själv kan göra med det
Denna förordning påverkar inte alla företag på samma sätt, och exakt vilka dokument som krävs beror på din roll och produkttypen. Tillsynsmyndigheter i Nederländerna och EU tittar vid osäkerhet på den faktiska situationen, inte på en checklista som är densamma överallt. För en första bedömning av var ditt företag står kan du se på bara ett par frågor var du står; för bakgrunden till de uppgifter vi använder läser du hur informationen tas fram. För din egen situation är det lämpligast att kontakta en jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten.
Vill du få en bredare bild än bara det här ämnet? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra igenom de andra ämnena i kunskapsbanken för att se vad som väntar ditt företag.