La risposta breve
Il Regolamento generale sulla sicurezza dei prodotti, meglio noto con l'acronimo inglese GPSR, non richiede alcun documento che stia per conto proprio. Ciò che il regolamento richiede, invece, è che possiate dimostrare che un prodotto è sicuro, che vi sia un soggetto responsabile nell'Unione europea per questa sicurezza, e che gli utenti ricevano le giuste informazioni e avvertenze. In pratica, ciò significa una valutazione dei rischi del prodotto, la documentazione tecnica che supporta tale valutazione, le istruzioni per l'uso e le informazioni sulla sicurezza nella lingua del paese in cui vendete, e i dati che consentono di rintracciare il prodotto e il soggetto responsabile.
Quali documenti esattamente dovete avere dipende dal vostro ruolo nella catena: fabbricante, importatore o distributore. Un fabbricante redige la documentazione tecnica e la valutazione dei rischi da solo. Un importatore di apparecchiature elettroniche da fuori dell'UE deve verificare che tale documentazione esista e deve apporre il proprio nome e indirizzo sul prodotto o sulla documentazione allegata. Un distributore ha un ruolo di controllo più leggero, ma non facoltativo.
Perché questo argomento è diverso dalla marcatura CE
Molti imprenditori nel settore dell'elettronica e dell'ICT pensano che la marcatura CE e la relativa dichiarazione di conformità li coprano già. Questo è parzialmente vero: per i prodotti soggetti a specifiche direttive dell'UE, come la direttiva sulla bassa tensione o la direttiva sugli apparecchi radio, tale legislazione rimane determinante per i requisiti tecnici di sicurezza. Il GPSR funziona inoltre come una rete di protezione per tutto ciò che non è esplicitamente regolamentato dalla legislazione settoriale, e per l'obbligo generale di prestare attenzione al mercato anche dopo la vendita, ad esempio in caso di reclami o incidenti. Ciò significa che i documenti per la marcatura CE e i documenti per il GPSR si sovrappongono, ma non si sostituiscono a vicenda.
Il dettaglio più importante su questo argomento
Il punto in cui le imprese inciampano più frequentemente non è la documentazione tecnica in sé, ma l'obbligo di designare un punto di contatto all'interno dell'Unione europea e di documentarlo anche. Per le apparecchiature elettroniche importate da fuori dell'UE, deve essere disponibile un nome, un indirizzo e una possibilità di contatto di un soggetto all'interno dell'Unione responsabile della sicurezza dei prodotti. Può essere l'importatore stesso, o un rappresentante designato. Molte imprese sanno bene chi sia, ma non lo hanno documentato da nessuna parte in modo che un'autorità di vigilanza possa controllarla direttamente. Proprio questa documentazione, indipendentemente dalla questione se la persona sia effettivamente nota, è ciò che il regolamento richiede.
I documenti in sintesi, per situazione
Per un fabbricante di apparecchiature elettroniche si tratta della documentazione tecnica con la valutazione dei rischi, le istruzioni per l'uso e gli avvertimenti di sicurezza, e i dati che consentono di identificare il prodotto, come un numero di tipo, di lotto o di serie. Per un importatore si aggiungono il proprio nome e indirizzo, più il controllo che la documentazione del fabbricante sia completa prima che il prodotto sia rivenduto. Per un distributore si tratta principalmente della questione se le informazioni richieste siano presenti sul prodotto o sulla confezione, e di un modo per comunicare reclami e segnalazioni di pericolo al soggetto responsabile.
Il collegamento con il passaporto digitale del prodotto e il RGPD
Poiché il fascicolo tecnico digitale dei prodotti per l'elettronica registra dati su provenienza, materiali e riparazione, nella pratica si crea un'sovrapposizione con la documentazione richiesta dal GPSR: entrambi ruotano attorno alla tracciabilità del prodotto e della parte responsabile. Le aziende che affrontano questi due percorsi separatamente spesso raccolgono due volte gli stessi dati presso lo stesso fornitore. Per i dati personali che svolgono un ruolo in questo contesto, come i dati di contatto di una persona responsabile, si applicano integralmente le normali regole del GDPR; il GPSR non cambia nulla al riguardo. In knowledge base per situazione è descritto come questi argomenti si relazionano tra loro.
Cosa potete farci voi
Questo regolamento non colpisce ogni azienda allo stesso modo, e quali documenti esattamente siano necessari dipende dal vostro ruolo e dal tipo di prodotto. Le autorità di vigilanza nei Paesi Bassi e nell'UE, in caso di dubbio, guardano alla situazione effettiva, non a una checklist che sia uguale dappertutto. Per una prima valutazione della posizione della vostra azienda, potete in poche domande vedrete dove siete; per il background sui dati che utilizziamo leggerete come vengono create le informazioni. Per la vostra situazione specifica, un legale o l'autorità di vigilanza competente rimangono il referente appropriato.
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