La réponse brève
Le Règlement général sur la sécurité des produits, mieux connu sous l'acronyme anglais GPSR, ne demande aucun document qui se suffise à lui-même. Ce que le règlement demande en revanche, c'est que vous puissiez démontrer qu'un produit est sûr, qu'il y ait quelqu'un dans l'Union européenne qui soit responsable de cette sécurité, et que les utilisateurs reçoivent les bonnes informations et avertissements. En pratique, cela signifie une évaluation des risques du produit, une documentation technique qui soutient cette évaluation, des instructions d'utilisation et des informations de sécurité dans la langue du pays où vous vendez, ainsi que des données permettant de tracer le produit et la partie responsable.
Les documents exacts que vous devez avoir dépendent de votre rôle dans la chaîne : fabricant, importateur ou distributeur. Un fabricant établit lui-même la documentation technique et l'évaluation des risques. Un importateur d'électronique en provenance de pays tiers de l'UE doit vérifier que cette documentation existe et doit placer son propre nom et adresse sur le produit ou la documentation correspondante. Un distributeur a un rôle de contrôle plus léger, mais néanmoins contraignant.
Pourquoi ce sujet est différent du marquage CE
De nombreux entrepreneurs en électronique et ICT pensent que le marquage CE et la déclaration de conformité correspondante les couvrent déjà. C'est partiellement exact : pour les produits soumis à des directives sectorielles de l'UE spécifiques, comme la directive basse tension ou la directive sur les équipements radioélectriques, cette législation reste déterminante pour les exigences techniques de sécurité. Le GPSR fonctionne en parallèle, comme filet de sécurité pour tout ce qui n'est pas explicitement réglementé par la législation sectorielle, et pour l'obligation générale de surveiller également le marché après la vente, par exemple en cas de plaintes ou d'accidents. Cela signifie que les documents pour le marquage CE et les documents pour le GPSR se chevauchent, mais ne se remplacent pas.
Le détail qui joue le plus dans ce sujet
Le point où les entreprises trébuchent le plus souvent, ce n'est pas la documentation technique elle-même, mais l'obligation de désigner un point de contact au sein de l'Union européenne et de le documenter également. Pour l'électronique importée de pays tiers de l'UE, un nom, une adresse et une possibilité de contact doivent être disponibles pour une partie au sein de l'Union qui soit responsable de la sécurité des produits. Ce peut être l'importateur lui-même, ou un représentant désigné. De nombreuses entreprises savent bien qui c'est, mais ne l'ont noté nulle part par écrit de manière qu'un autorité de surveillance puisse le vérifier directement. C'est justement cette documentation, indépendamment de la question de savoir si la personne est en réalité connue, que le règlement demande.
Les documents énumérés, par situation
Pour un fabricant d'électronique, il s'agit de la documentation technique comportant l'évaluation des risques, des instructions d'utilisation et des avertissements de sécurité, ainsi que des données permettant d'identifier le produit, comme un numéro de type, de lot ou de série. Pour un importateur, il faut ajouter son propre nom et adresse, ainsi que la vérification que la documentation du fabricant est complète avant que le produit ne soit revendu. Pour un distributeur, il s'agit surtout de vérifier si les informations requises sont présentes sur le produit ou l'emballage, et d'avoir un moyen de signaler les plaintes et les signaux d'insécurité à la partie responsable.
Le lien avec le passeport numérique pour les produits et le RGPD
Étant donné que le passeport numérique des produits pour l'électronique enregistre les données relatives à l'origine, aux matériaux et à la réparation, il y a en pratique un chevauchement avec la documentation que le RGPD demande : les deux tournent autour de la traçabilité du produit et de la partie responsable. Les entreprises qui abordent ces deux processus séparément collectent souvent deux fois les mêmes données auprès du même fournisseur. Pour les données à caractère personnel qui jouent un rôle à cet égard, comme les coordonnées d'une personne responsable, les règles ordinaires du RGPD s'appliquent sans réserve ; le RGPD ne change rien à cela. Dans la base de connaissances par situation on voit comment ces sujets se rapportent les uns aux autres.
Ce que vous pouvez en faire
Ce règlement n'affecte pas chaque entreprise de la même manière, et les documents exactement nécessaires dépendent de votre rôle et du type de produit. Les autorités de surveillance aux Pays-Bas et dans l'UE examinent en cas de doute la situation réelle, et non une liste de contrôle qui est la même partout. Pour une première évaluation de la situation de votre entreprise, vous pouvez en quelques questions voir où vous en êtes; pour la justification des données que nous utilisons, vous lisez comment l'information est créée. Pour votre propre situation, un juriste ou l'autorité de surveillance compétente reste le point de contact approprié.
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