Het korte antwoord
De Algemene Productveiligheidsverordening, beter bekend onder de Engelse afkorting GPSR, vraagt geen enkel document dat op zichzelf staat. Wat de verordening wél vraagt, is dat u kunt aantonen dat een product veilig is, dat er iemand in de Europese Unie aanspreekbaar is over die veiligheid, en dat gebruikers de juiste informatie en waarschuwingen krijgen. In de praktijk komt dat neer op een risicobeoordeling van het product, technische documentatie die die beoordeling onderbouwt, gebruiksaanwijzingen en veiligheidsinformatie in de taal van het land waar u verkoopt, en gegevens waarmee het product en de verantwoordelijke partij te traceren zijn.
Welke stukken u precies moet hebben, hangt af van uw rol in de keten: fabrikant, importeur of distributeur. Een fabrikant stelt de technische documentatie en risicobeoordeling zelf op. Een importeur van elektronica van buiten de EU moet nagaan of die documentatie er is en moet zijn eigen naam en adres op het product of de bijbehorende documentatie zetten. Een distributeur heeft een lichtere, maar niet vrijblijvende, controlerende rol.
Waarom dit onderwerp anders ligt dan CE-markering
Veel ondernemers in elektronica en ICT denken dat CE-markering en de bijbehorende conformiteitsverklaring hen al dekken. Dat klopt gedeeltelijk: voor producten die onder specifieke EU-richtlijnen vallen, zoals de laagspanningsrichtlijn of de radioapparatuurrichtlijn, blijft die wetgeving leidend voor de technische veiligheidseisen. De GPSR werkt daarnaast, als vangnet voor alles wat niet expliciet in sectorwetgeving is geregeld, en voor de algemene verplichting om ook ná de verkoop op de markt te letten, bijvoorbeeld bij klachten of ongevallen. Dat betekent dat de documenten voor CE-markering en de documenten voor de GPSR elkaar overlappen, maar niet vervangen.
Het detail dat bij dit onderwerp het meest speelt
Het punt waar bedrijven het vaakst over struikelen, is niet de technische documentatie zelf, maar de verplichting om een aanspreekpunt binnen de Europese Unie aan te wijzen en dat ook te documenteren. Voor elektronica die van buiten de EU wordt geïmporteerd, moet er een naam, adres en contactmogelijkheid beschikbaar zijn van een partij binnen de Unie die verantwoordelijk is voor productveiligheid. Dat kan de importeur zelf zijn, of een aangewezen vertegenwoordiger. Veel bedrijven weten wél wie dat is, maar hebben dat nergens schriftelijk vastgelegd op een manier die een toezichthouder direct kan controleren. Juist dat vastleggen, los van de vraag of de persoon feitelijk bekend is, is waar de verordening om vraagt.
De documenten op een rij, per situatie
Voor een fabrikant van elektronica gaat het om de technische documentatie met de risicobeoordeling, de gebruiksaanwijzing en veiligheidswaarschuwingen, en gegevens waarmee het product te identificeren is, zoals een type-, batch- of serienummer. Voor een importeur komt daar de eigen naam en adres bij, plus de controle dat de documentatie van de fabrikant compleet is voordat het product wordt doorverkocht. Voor een distributeur gaat het vooral om de vraag of de vereiste informatie aanwezig is op het product of de verpakking, en om een manier om klachten en signalen over onveiligheid door te geven aan de partij die verantwoordelijk is.
De samenhang met het digitaal productpaspoort en de AVG
Omdat het digitaal productpaspoort voor elektronica gegevens over herkomst, materialen en reparatie vastlegt, ontstaat er in de praktijk overlap met de documentatie die de GPSR vraagt: beide draaien om herleidbaarheid van het product en de verantwoordelijke partij. Bedrijven die deze twee trajecten los van elkaar oppakken, verzamelen vaak twee keer dezelfde gegevens bij dezelfde leverancier. Voor persoonsgegevens die daarbij een rol spelen, zoals contactgegevens van een verantwoordelijke persoon, gelden de gewone regels van de AVG onverkort; de GPSR verandert daar niets aan. In de kennisbank per situatie staat hoe deze onderwerpen zich tot elkaar verhouden.
Wat u er zelf mee kunt
Deze verordening raakt niet elk bedrijf op dezelfde manier, en welke documenten precies nodig zijn hangt af van uw rol en het type product. Toezichthouders in Nederland en de EU kijken bij twijfel naar de feitelijke situatie, niet naar een checklist die overal hetzelfde is. Voor een eerste inschatting van waar uw bedrijf staat, kunt u in een paar vragen zien waar u staat; voor de achtergrond bij de gegevens die wij gebruiken leest u hoe de informatie tot stand komt. Voor uw eigen situatie blijft een jurist of de bevoegde toezichthouder het aangewezen aanspreekpunt.
Wilt u breder kijken dan alleen dit onderwerp? Doe de gratis quick-scan of blader door de andere onderwerpen in de kennisbank om te zien wat er voor uw bedrijf aankomt.