mijn bedrijf wordt overgenomen wat gebeurt er met de productpaspoorten

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een fusie of overname verandert niets aan de vraag of er een digitaal productpaspoort moet zijn — die verplichting hangt vast aan het product, niet aan de eigenaar van het bedrijf dat het op de markt heeft gebracht. Wat wél verandert, is wie er verantwoordelijk is voor de inhoud, de hosting en de toegankelijkheid van dat paspoort. Artikel 9 en artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) leggen vast wat een digitaal productpaspoort moet bevatten en hoe het toegankelijk moet blijven; die eisen blijven onverkort gelden, ook als de rechtspersoon achter het product verandert.

Het paspoort blijft bestaan, ook als de fabrikant verdwijnt

Bij een fusie kan het gaan om een bedrijf dat opgaat in een ander, met een nieuwe naam en nieuwe rechtsvorm. Bij een overname blijft de rechtspersoon vaak bestaan, maar wisselt de aandeelhouder. In beide gevallen blijft het product dat al op de markt is gebracht onder de oude naam, met het oude paspoort. Artikel 10 van de ESPR eist dat het paspoort gedurende de vastgestelde periode toegankelijk blijft — dat verandert niet door een bedrijfsovername. Praktisch betekent dit voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat de hostingafspraken en de QR-datadragers die al zijn uitgegeven, moeten blijven werken, ook als de juridische entiteit achter het merk wijzigt.

Wie tekent er voor nieuwe producten na de overname

Voor producten die ná de fusie of overname op de markt worden gebracht, geldt de vraag opnieuw: wie is fabrikant, wie is importeur, en wie draagt de verantwoordelijkheid voor het paspoort? Artikel 27 van de ESPR beschrijft de verplichtingen van fabrikanten, en die verplichtingen volgen de rechtspersoon die het product in de handel brengt. Als na een overname een nieuwe entiteit de producten op de markt brengt — bijvoorbeeld omdat de overnemende partij een eigen verkoopvennootschap gebruikt — dan ligt de vraag wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van elektronica? opnieuw op tafel, ook als het onderliggende product ongewijzigd blijft.

Het register moet blijven kloppen

Artikel 13 van de ESPR regelt het register van digitale productpaspoorten. Een naamswijziging, adreswijziging of wijziging van de juridische entiteit die verantwoordelijk is, is een gegeven dat in het paspoort en in de onderliggende registratie kan zijn opgenomen. Voor een bedrijf dat een fusie doormaakt, betekent dit dat de vraag wie de contactgegevens, de conformiteitsverklaring en de technische documentatie beheert, niet automatisch meeverhuist — dat moet feitelijk gebeuren, en iemand moet dat proces sturen.

Onder eigen merk verkopen na overname

Overnames in de elektronicasector gaan regelmatig gepaard met het samenvoegen van merken, of met het overzetten van een productlijn naar het merk van de overnemende partij. Wie dat doet, verandert daarmee mogelijk zijn eigen positie in de keten. De vraag ik verkoop elektronica onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik? is dan niet alleen theoretisch: het bepaalt wie vanaf dat moment verantwoordelijk is voor de juistheid van het paspoort van de betrokken producten.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt bij fusies en overnames in de elektronicasector geregeld terug.

De hosting van het paspoort staat op naam van een entiteit die verdwijnt. Als het paspoort werd gehost via een contract op naam van de overgenomen B.V., en die B.V. wordt juridisch ontbonden na de fusie, kan de toegankelijkheid van bestaande paspoorten in het gedrang komen zonder dat iemand dat als apart aandachtspunt heeft benoemd tijdens de overnamebesprekingen.

Technische documentatie blijft achter bij de verkopende partij. Bij een overname van alleen bepaalde productlijnen of een deel van de onderneming (een "carve-out") kan het voorkomen dat de onderliggende bestanden, testrapporten en conformiteitsverklaringen bij de verkopende partij blijven liggen, terwijl de merkrechten en de verplichting om het paspoort te onderhouden overgaan naar de koper.

Niemand checkt of de nieuwe entiteit al een WEEE-registratie heeft. Een fusie kan ertoe leiden dat elektronica onder een nieuwe rechtspersoon in de handel wordt gebracht. De vraag moet ik mij registreren voor afgedankte elektronica? is dan een aparte stap die los staat van het productpaspoort, maar in de praktijk vaak in dezelfde overgangsperiode wordt gemist.

De QR-code verwijst naar een domein dat na de overname wordt opgeheven. Wanneer het merk van de overgenomen partij verdwijnt en de website wordt afgesloten, kan de QR-datadrager op reeds verkochte producten in de praktijk naar een dode link leiden, tenzij de doorverwijzing vooraf is geregeld.

Onduidelijkheid over wie aansprakelijk is voor fouten uit de periode vóór de overname. Als na de fusie een fout in een paspoort wordt ontdekt die stamt uit de periode vóór de overname, ontstaat de vraag wie is aansprakelijk als er een fout in het productpaspoort staat — een vraag die idealiter al in de overnameovereenkomst is geadresseerd, niet pas achteraf.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van alle actieve productpaspoorten en de hostingcontracten die daarbij horen, inclusief de looptijd van elke hostingafspraak.
• Een lijst van de rechtspersonen die volgens artikel 27 van de ESPR als fabrikant of importeur zijn aangemerkt voor elk product, en hoe dat verandert door de fusie of overname.
• Afspraken in de overnameovereenkomst over wie de technische documentatie en conformiteitsverklaringen overdraagt, en op welk moment.
• Een overdrachtsdocument voor de contactgegevens en inloggegevens van het paspoortregister zoals bedoeld in artikel 13 van de ESPR.
• Een check of de QR-datadragers op reeds verkochte producten blijven werken na de overname, inclusief afspraken over domeinbeheer.
• Een vastgelegde afspraak over aansprakelijkheid voor fouten die zijn ontstaan vóór de overnamedatum, zodat wie tekent voor conformiteit helder blijft voor producten uit de periode vóór en na de transactie.