Hvis en leverandør ikke leverer eller kun leverer ufuldstændige data til det digitale produktpas, forsvinder forpligtelsen ikke. Forordningen lægger ansvaret for et fuldstændigt og korrekt pas hos udbyderen: normalt producenten eller importøren, når produktet kommer fra uden for EU. En leverandør, der ikke medvirker, er således et problem for dit firma, ikke kun for leverandøren selv.
I praksis betyder det, at du uden de rigtige data ikke kan sammensætte et pas, der opfylder kravene. For nogle produktgrupper bliver passet en del af betingelserne for at kunne tilbyde produktet på det europæiske marked, når den delegerede handling for den gruppe er offentliggjort. Så længe denne handling ikke findes, gælder der endnu ingen faste krav, men det er klogt allerede nu at vide, hvor afhængigheden af din leverandør ligger.
Hvorfor ansvaret ligger hos dig
Forordningen skelner mellem, hvem der leverer dataene, og hvem der er ansvarlig for passet. En underleverandør af dele, en fabrik i et andet land eller en softwarepartner kan levere kildedata, men udbyderen, der sætter produktet på markedet i EU, forbliver ansvarlig. Det følger af, hvordan kæden er opbygget i forordningen: ansvaret ligger hos den, der stiller produktet til rådighed, ikke hos hver enkelt led, der har bidraget til det.
Denne forskel er præcis grunden til, at mange virksomheder først sent opdager, at der er et hul i deres datakæde. En importør, der antager, at producenten allerede har dokumenteret alt, opdager nogle gange først ved sammensætningen af passet, at afgørende oplysninger mangler. Den, der gerne vil vide, hvilken rolle hans firma nøjagtigt spiller i kæden, finder en mere udførlig forklaring i videnbanken om roller i kæden.
Hvilke konsekvenser kan følge
Forordningen selv beskriver, at medlemsstaterne fører tilsyn med overholdelsen, og at der kan følge sanktioner, når et produkt ikke opfylder kravene. Konkrete beløb, frister eller en fast procedure pr. produktgruppe er endnu ikke fastlagt overalt; de følger dels af de delegerede handlinger og dels af, hvordan hver medlemsstat indretter tilsynet. Tilsynsmyndighederne ser på hele dokumentationen: er oplysningerne fuldstændige, er de korrekte, og kan de spores tilbage til en kilde.
Det er klart: et manglende eller forkert pas påvirker ikke kun administrationen. Det kan gøre det vanskeligt at tilbyde produktet på markedet, og det kan rejse spørgsmål hos modtagere, distributører eller andre parter i dit eget salgskæde, som selv også må kunne aflægge regnskab. For de præcise konsekvenser i din situation er det tilrådeligt at konsultere den officielle tekst eller at inddrage en jurist; denne artikel beskriver kun, hvordan forordningen er opbygget.
Hvordan du allerede nu begrænser risikoen
Den største risiko ligger ikke i selve reglerne, men i afhængigheden af tredjeparter, hvis påidelighed du endnu ikke har kontrolleret. En række trin, som virksomheder allerede tager: undersøge hvilke leverandører og underleverandører, der skal levere data, dokumentere det i indkøbskontrakten, og aftale, hvad der sker, hvis data mangler eller ændres. Med nye kontrakter er det lettere at ordne end senere med et løbende forhold.
Samtalen med en softwareleverandør fortjener særlig opmærksomhed, især når software er del af produktet eller af databehandlingen omkring passet. Hvilke spørgsmål, der høres til, læser du i videnbanken. Ønsker du først en indikation af, om din produktgruppe og din kæde allerede er inden for forordningens rækkevidde, giver den gratis produktscan få et første overblik med nogle få spørgsmål. Hvis du hellere først vil forstå, hvordan data indsamles og kontrolleres hos elektropas.com, er det forklaret på siden om hvordan det fungerer.
En manglende leverandør er derfor ikke et randproblem, men en kernerisiko for selve passet. Ved at kortlægge dette tidligt undgår du, at du kort før en obligatorisk dato stadig skal finde data, som ikke længere kan findes.
Nysgerrig efter hvor virksomheden står? Foretag den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i videnbanken for at se, hvad der er relevant for din situation.