Om en leverantör inte tillhandahåller eller tillhandahåller ofullständiga data för det digitala produktpasset, försvinner skyldigheten inte. Förordningen lägger ansvaret för ett fullständigt och korrekt pass på aktören: vanligtvis tillverkaren, eller importören när produkten kommer från utanför EU. En leverantör som inte samarbetar är därför ett problem för ditt företag, inte bara för leverantören själv.
I praktiken betyder detta att du utan rätt data inte kan sammanställa ett pass som uppfyller kraven. För vissa produktgrupper blir passet en del av villkoren för att få erbjuda produkten på den europeiska marknaden när den delegerade akten för den gruppen har publicerats. Så länge denna akt inte finns på plats gäller inga hårda krav ännu, men det är lämpligt att redan nu veta var beroendet från din leverantör ligger.
Varför ansvaret ligger hos dig
Förordningen gör en skillnad mellan vem som tillhandahåller data och vem som är ansvarig för passet. En underleverantör av komponenter, en fabrik i ett annat land eller en programvarupart kan tillhandahålla källdata, men den aktör som erbjuder produkten på EU-marknaden förblir ansvarig. Det följer av hur kedjan är uppbyggd i förordningen: ansvaret ligger hos den som gör produkten tillgänglig, inte hos varje länk som har bidragit till det.
Denna skillnad är exakt anledningen till att många företag först sent inser att det finns ett gap i deras datakedja. En importör som antar att tillverkaren redan har dokumenterat allt, upptäcker ibland först när passet sammanställs att viktig information saknas. Den som vill veta vilken roll sitt företag spelar i kedjan hittar en mer omfattande förklaring i kunskapsbanken om roller i kedjan.
Vilka konsekvenser kan uppstå
Förordningen beskriver att medlemsstaterna övervakar efterlevnaden och att det kan följa sanktioner när en produkt inte uppfyller kraven. Konkreta belopp, tidsfrister eller en fast procedur per produktgrupp är ännu inte fastställda överallt; dessa följer delvis från de delegerade akterna och delvis från hur varje medlemsstat organiserar tillsynen. Tillsynsmyndigheter granskar den fullständiga dokumentationen: är informationen fullständig, är den korrekt och kan den spåras tillbaka till en källa.
Vad som är klart är: ett passet som saknas eller är felaktigt påverkar inte bara administrationen. Det kan göra det svårare att erbjuda produkten på marknaden och det kan väcka frågor från köpare, distributörer eller andra parter i din egen försäljningskedja som själva också måste kunna redovisa. För de exakta konsekvenserna i din situation är det lämpligt att konsultera den officiella texten eller engagera en jurist; denna artikel beskriver endast hur förordningen är uppbyggd.
Hur du redan nu begränsar risken
Den största risken ligger inte i reglerna själva, utan i beroendet av tredje parter vars tillförlitlighet du ännu inte har prövat. Ett antal åtgärder som företag redan vidtar: kontrollera vilka leverantörer och underleverantörer som måste tillhandahålla data, dokumentera detta i inköpskontraktet och komma överens om vad som händer om data saknas eller ändras. För nya kontrakt är detta lättare att ordna än senare under en pågående relation.
Samtalet med en programvaraleverantör förtjänar särskild uppmärksamhet, särskilt när programvara är en del av produkten eller av databehandlingen omkring passet. Vilka frågor som hör till detta läser du i kunskapsbanken. Om du först vill ha en indikation på om din produktgrupp och din kedja redan omfattas av förordningen ger den kostnadsfria produktscanningen det med ett par frågor ett första intryck. Den som föredrar att först förstå hur uppgifterna samlas in och kontrolleras på elektropas.com, hittar det förklarat på sidan om hur det fungerar.
En leverantör som saknas är därför inte ett randproblem utan en kärnrisk för passet själv. Genom att kartlägga detta tidigt undviker du att du strax före ett obligatoriskt datum ändå måste leta upp uppgifter som inte längre kan hittas.
Nyfiken på var ditt företag står? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra igenom ämnena i kunskapsbanken för att se vad som är relevant för din situation.