Jos toimittaja ei toimita tietoja tai toimittaa puutteelliset tiedot digitaaliselle tuotesertifikaatille, velvoite ei katoa. Asetus sijoittaa täydellisen ja oikean sertifikaatin vastuurukoileman tarjoajalle: yleensä valmistajalle tai tuojalle, kun tuote tulee EU:n ulkopuolelta. Toimittaja, joka ei yhteistyöskentele, on siis ongelma yrityksellesi, ei pelkästään toimittajalle itselleen.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että ilman oikeita tietoja et voi koota sertifikaattia, joka täyttää vaatimukset. Joissakin tuoteryhmissä sertifikaatista tulee edellytys tuotteen markkinoille saattamiselle Euroopan markkinoilla, kun kyseisen ryhmän valtuutettu säädös on julkaistu. Niin kauan kuin säädöstä ei ole, vaatimuksia ei vielä ole, mutta on järkevää tietää nyt jo, missä toimittajastasi riippuvuus on.
Miksi vastuu jää sinulle
Asetus tekee eron siinä, kuka toimittaa tiedot ja kuka on vastuussa sertifikaatista. Osien alihankkija, tehdas toisessa maassa tai ohjelmistokumppani voi toimittaa lähdetiedot, mutta tarjoaja, joka saattaa tuotteen markkinoille EU:ssa, säilyy vastuullisena. Tämä seuraa siitä, miten ketju asetuksessa on rakennettu: vastuu on sillä, joka tuote saattaa saatavaksi, ei jokaisella ketjun osalla, joka siihen on osallistunut.
Tämä ero on juuri siksi, miksi monet yritykset huomaavat liian myöhään, että tietoketjussa on rako. Tuoja, joka olettaa valmistajan jo dokumentoineen kaiken, saa joskus selville vasta sertifikaattia koottaessa, että olennaisia tietoja puuttuu. Joka haluaa tietää, mikä rooli hänen yrityksellään ketjussa on, löytää yksityiskohtaisemman selityksen kohdasta ketjun rooleista kertovasta tietopankista.
Mitä seurauksia voi olla
Asetus kuvaa, että jäsenvaltiot valvovat noudattamista ja että sanktiot voivat seurata, kun tuote ei täytä vaatimuksia. Tarkkoja määriä, määräaikoja tai kiinteää menettelyä tuoteryhmittäin ei ole kaikkialla vahvistettu; ne seuraavat osittain valtuutetuista säädöksistä ja osittain siitä, miten kukin jäsenvaltio valvontansa järjestää. Valvontaviranomaiset katsovat koko dokumentaatiota: ovatko tiedot täydelliset, ovatko ne oikein ja ovatko ne jäljitettävissä lähteeseen.
Mikä on selvää: puuttuva tai virheellinen sertifikaatti ei vaikuta vain hallinnollisesti. Se voi vaikeuttaa tuotteen markkinoille saattamista ja voi herättää kysymyksiä ostajissa, jakelijoissa tai muissa osapuolissa omassa myyntiketjussasi, joiden täytyy myös voida antaa selvitystä. Tarkkoja seurauksia omassa tilanteessasi varten on suositeltavaa tutustua viralliseen tekstiin tai ottaa oikeustieteilijä avuksi; tämä artikkeli kuvailee vain, miten asetus on rakennettu.
Miten rajoitat riskiä jo nyt
Suurin riski ei ole säännöissä itsessään, vaan riippuvuudessa kolmansista osapuolista, joiden luotettavuutta et ole vielä testannut. Joitakin toimia, joita yritykset jo tekevät: selvittää, mitkä toimittajat ja alihankkijat joutuvat toimittamaan tietoja, dokumentoida se ostosopimuksessa ja sopia, mitä tapahtuu, jos tiedot puuttuvat tai muuttuvat. Uusissa sopimuksissa tämä on helpompi järjestää kuin jälkikäteen käynnissä olevan suhteen yhteydessä.
Keskustelu ohjelmistotoimittajan kanssa ansaitsee erityisen huomion, erityisesti silloin, kun ohjelmisto on osa tuotetta tai tietojen käsittelyä sertifikaatin ympärillä. Mitkä kysymykset siihen kuuluvat, luet tietopankista. Halutko ensin indikaation siitä, ovatko tuoteryhmäsi ja ketjusi jo asetuksen soveltamisalan sisällä, antaa ilmainen tuotescan muutaman kysymyksen perusteella saat ensimmäisen käsityksen. Jos haluat ensin ymmärtää, kuinka elektropas.com kerää ja tarkistaa tietoja, löydät sen selitettyä sivulla, jolla kuvataan toimintaa.
Puuttuva toimittaja ei siis ole marginaalinen ongelma vaan ydinriski itse passeportille. Tunnistamalla tämän varhaisessa vaiheessa vältyt siltä, että joudut etsimään tietoja uudelleen juuri ennen pakollista määräaikaa, vaikka ne eivät enää ole saatavilla.
Kiinnostunut siitä, missä yrityksesi on tilanteessa? Tee ilmainen quick-scan tai selaa tietopankin aiheita nähdäksesi, mikä on relevanttia tilanteellesi.