Wenn ein Lieferant keine oder unvollständige Daten für das digitale Produktpass bereitstellt, verschwindet die Verpflichtung nicht. Die Verordnung legt die Verantwortung für einen vollständigen und korrekten Produktpass bei dem Anbieter: normalerweise der Hersteller oder der Importeur, wenn das Produkt von außerhalb der EU stammt. Ein Lieferant, der nicht mitarbeitet, ist daher ein Problem für Ihr Unternehmen, nicht nur für den Lieferanten selbst.
In der Praxis bedeutet dies, dass Sie ohne die richtigen Daten keinen Produktpass zusammenstellen können, der den Anforderungen entspricht. Für einige Produktgruppen wird der Produktpass Teil der Bedingungen für das Angebot des Produkts auf dem europäischen Markt, sobald die delegierte Handlung für diese Gruppe veröffentlicht wird. Solange diese Handlung nicht vorliegt, gelten noch keine harten Anforderungen, aber es ist ratsam, bereits jetzt zu wissen, wo die Abhängigkeit von Ihrem Lieferanten liegt.
Warum die Verantwortung bei Ihnen bleibt
Die Verordnung unterscheidet zwischen derjenigen, die die Daten liefert, und derjenigen, die für den Produktpass verantwortlich ist. Ein Teilelieferant, eine Fabrik in einem anderen Land oder ein Softwarepartner kann die Rohdaten liefern, aber der Anbieter, der das Produkt in der EU auf den Markt bringt, bleibt verantwortlich. Das folgt aus dem Aufbau der Kette in der Verordnung: Die Verantwortung liegt bei demjenigen, der das Produkt verfügbar macht, nicht bei jedem Glied, das dazu beigetragen hat.
Dieser Unterschied ist genau der Grund, warum viele Unternehmen erst spät bemerken, dass es eine Lücke in ihrer Datenkette gibt. Ein Importeur, der davon ausgeht, dass der Hersteller bereits alles dokumentiert hat, stellt manchmal erst bei der Zusammenstellung des Produktpass fest, dass wichtige Informationen fehlen. Wer wissen möchte, welche Rolle sein Unternehmen genau in der Kette spielt, findet eine ausführlichere Erklärung in der Wissensdatenbank über Rollen in der Kette.
Welche Folgen können entstehen
Die Verordnung beschreibt, dass die Mitgliedstaaten die Einhaltung überwachen und dass Sanktionen folgen können, wenn ein Produkt nicht den Anforderungen entspricht. Konkrete Beträge, Fristen oder ein festes Verfahren pro Produktgruppe sind noch nicht überall festgelegt; diese folgen teilweise aus den delegierten Handlungen und teilweise daraus, wie jeder Mitgliedstaat die Überwachung regelt. Überwachungsbehörden prüfen dabei die gesamte Dokumentation: Ist die Information vollständig, ist sie korrekt und lässt sie sich auf eine Quelle zurückführen.
Was hingegen klar ist: Ein fehlender oder falscher Produktpass betrifft nicht nur die Verwaltung. Es kann das Angebot des Produkts auf dem Markt erschweren und Fragen aufwerfen bei Abnehmern, Verteilern oder anderen Parteien in Ihrer eigenen Vertriebskette, die sich selbst ebenfalls Rechenschaft ablegen müssen. Für die genauen Folgen in Ihrer Situation ist es ratsam, den offiziellen Text zu konsultieren oder einen Rechtsanwalt einzubeziehen; dieser Artikel beschreibt nur, wie die Verordnung strukturiert ist.
Wie Sie das Risiko bereits jetzt begrenzen
Das größte Risiko liegt nicht in den Regeln selbst, sondern in der Abhängigkeit von Dritten, deren Zuverlässigkeit Sie noch nicht überprüft haben. Eine Reihe von Schritten, die Unternehmen bereits jetzt unternehmen: Überprüfung, welche Lieferanten und Zulieferer Daten liefern müssen, Dokumentation im Kaufvertrag und Absprache, was passiert, wenn Daten fehlen oder sich ändern. Bei neuen Verträgen ist dies leichter zu regeln als später bei einer laufenden Beziehung.
Das Gespräch mit einem Softwarehersteller verdient dabei besondere Aufmerksamkeit, besonders wenn Software Teil des Produkts oder der Datenverarbeitung rund um den Produktpass ist. Welche Fragen dabei relevant sind, lesen Sie in der Wissensdatenbank. Wenn Sie zunächst eine Indikation bekommen möchten, ob Ihre Produktgruppe und Ihre Kette bereits im Geltungsbereich der Verordnung liegen, hilft der kostenlose Produktscan in ein paar Fragen einen ersten Überblick. Wer lieber zunächst verstehen möchte, wie die Daten bei elektropas.com erfasst und überprüft werden, findet das auf der Seite darüber, wie es funktioniert.
Ein fehlender Lieferant ist daher kein Randproblem, sondern ein Kernrisiko für das Paspoort selbst. Wenn Sie dies frühzeitig identifizieren, vermeiden Sie es, kurz vor einem verbindlichen Termin noch Daten beschaffen zu müssen, die nicht mehr zu beschaffen sind.
Möchten Sie wissen, wie es um Ihr Unternehmen steht? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank, um zu sehen, was für Ihre Situation relevant ist.