Als een leverancier geen of onvolledige gegevens aanlevert voor het digitaal productpaspoort, verdwijnt de verplichting niet. De verordening legt de verantwoordelijkheid voor een compleet en juist paspoort bij de aanbieder: meestal de fabrikant, of de importeur wanneer het product van buiten de EU komt. Een leverancier die niet meewerkt, is dus een probleem voor uw bedrijf, niet alleen voor de leverancier zelf.
In de praktijk betekent dit dat u zonder de juiste gegevens geen paspoort kunt samenstellen dat aan de eisen voldoet. Voor sommige productgroepen wordt het paspoort onderdeel van de voorwaarden om het product op de Europese markt te mogen aanbieden, zodra de gedelegeerde handeling voor die groep is gepubliceerd. Zolang die handeling er niet is, gelden er nog geen harde eisen, maar het is verstandig om nu al te weten waar de afhankelijkheid van uw leverancier zit.
Waarom de verantwoordelijkheid bij u blijft
De verordening maakt onderscheid tussen wie de gegevens levert en wie verantwoordelijk is voor het paspoort. Een toeleverancier van onderdelen, een fabriek in een ander land of een softwarepartij kan de brongegevens aanleveren, maar de aanbieder die het product in de EU op de markt zet, blijft aanspreekbaar. Dat volgt uit hoe de keten in de verordening is opgebouwd: verantwoordelijkheid ligt bij degene die het product beschikbaar stelt, niet bij elke schakel die daaraan heeft bijgedragen.
Dit onderscheid is precies waarom veel bedrijven pas laat merken dat er een gat zit in hun gegevensketen. Een importeur die aanneemt dat de fabrikant alles al heeft vastgelegd, komt er soms pas achter bij het samenstellen van het paspoort dat cruciale informatie ontbreekt. Wie wil weten welke rol zijn bedrijf precies speelt in de keten, vindt een uitgebreidere uitleg in de kennisbank over rollen in de keten.
Welke gevolgen kunnen volgen
De verordening zelf beschrijft dat lidstaten toezicht houden op de naleving en dat er sancties kunnen volgen wanneer een product niet aan de eisen voldoet. Concrete bedragen, termijnen of een vaste procedure per productgroep staan nog niet overal vast; die volgen deels uit de gedelegeerde handelingen en deels uit hoe elke lidstaat het toezicht inricht. Toezichthouders kijken daarbij naar de gehele documentatie: is de informatie compleet, klopt ze, en is ze herleidbaar tot een bron.
Wat wel duidelijk is: een ontbrekend of onjuist paspoort raakt niet alleen de administratie. Het kan het aanbieden van het product op de markt bemoeilijken, en het kan vragen oproepen bij afnemers, distributeurs of andere partijen in uw eigen verkoopketen die zelf ook verantwoording moeten kunnen afleggen. Voor de precieze gevolgen in uw situatie is het raadzaam de officiële tekst te raadplegen of een jurist te betrekken; dit artikel beschrijft alleen hoe de verordening is opgebouwd.
Hoe u het risico nu al beperkt
Het grootste risico zit niet in de regels zelf, maar in de afhankelijkheid van derden waarvan u de betrouwbaarheid nog niet heeft getoetst. Een aantal stappen die bedrijven nu al nemen: nagaan welke leveranciers en toeleveranciers gegevens moeten aanleveren, dat vastleggen in het inkoopcontract, en afspreken wat er gebeurt als gegevens ontbreken of wijzigen. Bij nieuwe contracten is dit eenvoudiger te regelen dan achteraf bij een lopende relatie.
Het gesprek met een softwareleverancier verdient daarbij aparte aandacht, zeker wanneer software onderdeel is van het product of van de gegevensverwerking rond het paspoort. Welke vragen daarbij horen, leest u in de kennisbank. Wilt u eerst een indicatie of uw productgroep en uw keten al binnen bereik van de verordening vallen, dan geeft de gratis productscan in een paar vragen een eerste beeld. Wie liever eerst begrijpt hoe de gegevens bij elektropas.com worden verzameld en gecontroleerd, vindt dat toegelicht op de pagina over hoe het werkt.
Een ontbrekende leverancier is dus geen randprobleem maar een kernrisico voor het paspoort zelf. Door dit vroeg in kaart te brengen, voorkomt u dat u vlak voor een verplichte datum alsnog gegevens moet achterhalen die niet meer te achterhalen zijn.
Benieuwd waar uw bedrijf staat? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank om te zien wat voor uw situatie relevant is.