Intet fast beløb, men en række klare poster
Der findes ingen standardpris for tilpasning af kontrakter til AI-forordningen. Hvad der bestemmer omkostningerne, er først og fremmest antallet af kontrakter, der har brug for tilpasning, i hvilket omfang din nuværende leverandør allerede tager hensyn til forordningen, og om du håndterer det internt eller med juridisk bistand. En virksomhed med én softwareleverandør og et overskueligt indkøbsforhold betaler normalt mindre tid og penge end en organisation med dusinvis af løbende kontrakter og flere AI-anvendelser på tværs af hele kæden.
Omkostningerne falder groft sagt i to typer: engangsomkostninger til vurdering og eventuel tilpasning af eksisterende kontrakter, og løbende omkostninger til at udarbejde nye kontrakter korrekt fra starten og holde eksisterende aftaler ajour, når regelgivningen bliver yderligere præciseret. Begge poster er reelle, men omfanget varierer meget fra organisation til organisation.
Hvorfor der endnu ikke kan gives faste takster
AI-forordningen træder i kraft i faser, og ikke alle dele er endnu fuldt udarbejdet i delegeret regulering. Det betyder, at juridiske tjenesteydere og brancheorganisationer i øjeblikket arbejder med skøn, ikke med faste pristakster. Når flere dele af forordningen er udarbejdet, vil det også blive mere klart, hvilke kontraktbestemmelser der er standardmæssigt nødvendige, og hvilke der varierer afhængigt af situationen. Indtil da er forsigtighed med kategoriske beløb på sin plads: den, der nu lover en fast takst, går foran regelgivning, der stadig udvikles.
I mellemtiden er det imidlertid muligt at afgøre, hvilke kontrakter der har brug for opmærksomhed. Et godt udgangspunkt er en registrering af alle leverandører, der leverer software eller systemer med en form for automatiseret beslutningstagning, genkendelse eller forudsigelse. Ikke alle kontrakter kræver den samme tilpasning; det afhænger af, hvordan anvendelsen implementeres, og hvilken kategori den falder ind under ifølge forordningen.
Hvad der i praksis påvirker omkostningerne
Tre faktorer spiller næsten altid en rolle i praksis. For det første antallet og typen af leverandører: en enkelt stor leverandør med sin egen juridiske afdeling reagerer ofte hurtigere og mere struktureret end en serie mindre parter, der selv skal finde ud af, hvad der forventes af dem. For det andet omfanget af juridisk bistand, som du bruger: nogle virksomheder lader en advokat gennemgå kontrakterne fuldstændigt, andre vælger en lettere gennemgang af de vigtigste risikopunkter. For det tredje den interne tid: indsamling af oplysninger fra leverandører, koordinering mellem indkøb og juridiske forhold og dokumentation af aftaler koster interne timer, selv hvis der ikke er en ekstern faktura til gengæld.
Det er derfor nyttigt at bestemme på forhånd, hvilke kontrakter der får prioritet. Tilsynsmyndigheder ser ved håndhævelse på arten og virkningen af anvendelsen, ikke på størrelsen af dit juridiske budget. En målrettet tilgang, der begynder hos leverandørerne med den største risiko eller den største indvirkning på din forretningsdrift, forhindrer, at omkostningerne koncentreres om mindre presserende kontrakter.
Engangs- versus løbende omkostninger
Det er som regel en engangsbestræbelse at tilpasse en eksisterende kontrakt: bestemmelser tilføjes eller præciseres, og parterne fastlægger, hvem der leverer hvilke oplysninger. Løbende omkostninger opstår, når lovgivningen ændres, når en leverandør ændrer sin anvendelse, eller når du tager en ny anvendelse i brug, der kræver en anden kontraktlig aftale. Hvis du fastlægger dette godt på forhånd, for eksempel med en fast procedure for nye leverandører, undgår du, at hver ændring skal tages op som en separat opgave.
Samtalen med din leverandør er i denne fase mindst lige så vigtig som kontrakten selv. I videnbanken pr. emne udvalgt finder du et overblik over de spørgsmål, der ofte kommer op, og hvordan du kan forberede dig på dem uden først at skulle blive jurist. For at få et første indtryk af, hvor dit firma står i øjeblikket, hjælper produktscanningen med en indikation i fem spørgsmål til at bestemme, hvilke kontrakter der først fortjener opmærksomhed.
Vurder din egen situation
Fordi implementeringen af forordningen kan variere afhængigt af anvendelse og sektor, er en generel vurdering aldrig en erstatning for rådgivning om dine egne kontrakter. En jurist eller den relevante tilsynsmyndighed kan vurdere, hvilke bestemmelser der er nødvendige i din specifikke situation. På siden ofte stillede spørgsmål om AI-forordningen finder du de spørgsmål, som virksomheder oftest stiller os, herunder hvor den officielle tekst siger noget om det.
Ønsker du først at få et billede uden straks at få omkostninger? Quick-scanningen gratis giver på få minutter en indikation af, hvor dit firma står, og vidensbanken viser per emne, hvad det er baseret på.