Nessun importo fisso, ma una serie di voci chiare
Non esiste un prezzo standard per l'adattamento dei contratti al Regolamento sull'IA. Ciò che determina i costi è principalmente il numero di contratti che richiedono adattamento, la misura in cui il vostro fornitore attuale tiene già conto del Regolamento, e se lo gestite internamente o con supporto legale. Un'azienda con un solo fornitore di software e una relazione di approvvigionamento trasparente di solito sostiene meno tempo e denaro rispetto a un'organizzazione con decine di contratti in corso e molteplici applicazioni di IA in tutta la catena.
I costi si dividono approssimativamente in due categorie: costi una tantum per valutare e, se necessario, adattare i contratti esistenti, e costi ricorrenti per redigere correttamente i nuovi contratti da subito e mantenere gli accordi esistenti aggiornati non appena la normativa viene ulteriormente sviluppata. Entrambe le voci sono reali, ma l'entità varia molto a seconda dell'organizzazione.
Perché non è ancora possibile fornire tariffe fisse
Il Regolamento sull'IA entra in vigore in fasi e non tutti i suoi elementi sono ancora pienamente sviluppati nella normativa delegata. Ciò significa che i fornitori di servizi legali e le organizzazioni di settore stanno attualmente lavorando con stime, non con listini prezzi fissi. Non appena ulteriori parti del Regolamento saranno sviluppate, diventerà più chiaro quali disposizioni contrattuali sono necessarie in via standard e quali variano da situazione a situazione. Nel frattempo, è opportuno essere cauti con importi categorici: chi promette ora una tariffa fissa si sta anticipando normative ancora in sviluppo.
Nel frattempo, è comunque possibile determinare quali contratti richiedono attenzione. Un buon punto di partenza è un inventario di tutti i fornitori che forniscono software o sistemi con una forma di decisione automatizzata, riconoscimento o previsione. Non ogni contratto richiede lo stesso adattamento; dipende da come l'applicazione viene utilizzata e in quale categoria rientra secondo il Regolamento.
Cosa influisce sui costi nella pratica
Tre fattori sono praticamente sempre in gioco. In primo luogo, il numero e il tipo di fornitori: un singolo grande fornitore con un proprio ufficio legale spesso risponde più rapidamente e in modo più strutturato rispetto a una serie di parti più piccole che devono ancora capire cosa ci si aspetta da loro. In secondo luogo, il grado di consulenza legale che avete coinvolgere: alcune aziende fanno esaminare completamente i contratti da un avvocato, altre scelgono una valutazione più leggera sui punti di rischio più importanti. In terzo luogo, il tempo interno: la raccolta di informazioni dai fornitori, il coordinamento tra acquisti e affari legali, e la documentazione degli accordi richiedono ore interne, anche se non ci sono fatture esterne a fronte.
È quindi utile determinare in anticipo quali contratti hanno priorità. Le autorità di controllo, durante l'esecuzione, guardano alla natura e all'impatto dell'applicazione, non all'entità del vostro budget legale. Un approccio mirato, iniziando dai fornitori con il maggior rischio o il maggior impatto sulle vostre operazioni, evita che i costi si concentrino su contratti meno urgenti.
Costi una tantum rispetto a costi ricorrenti
L'adeguamento di un contratto esistente è solitamente uno sforzo una tantum: le disposizioni vengono aggiunte o rafforzate e le parti stabiliscono chi fornisce quali informazioni. I costi ricorrenti sorgono quando la normativa cambia, quando un fornitore modifica la sua applicazione, o quando adottate una nuova applicazione che richiede un accordo contrattuale diverso. Chi definisce bene questo in anticipo, ad esempio con una procedura fissa per i nuovi fornitori, evita che ogni modifica debba essere affrontata come un'azione separata.
La conversazione con il vostro fornitore è in questa fase almeno importante quanto il contratto stesso. In la knowledge base ha compilato per argomento troverete una panoramica delle domande che spesso emergono in questo contesto e come potete prepararvi senza dover prima diventare un giurista. Per una prima impressione della situazione attuale della vostra azienda, aiuta la scansione dei prodotti con un'indicazione in cinque domande per determinare quali contratti meritano prioritaria attenzione.
Valutare la vostra situazione specifica
Poiché l'attuazione della normativa può differire per applicazione e per settore, una valutazione generale non sostituisce mai una consulenza sui vostri contratti specifici. Un giurista o l'autorità di vigilanza competente può valutare quali disposizioni sono necessarie nella vostra situazione specifica. Nella pagina domande frequenti sul regolamento sull'IA sono raccolte le domande che gli imprenditori ci pongono più spesso, incluso dove il testo ufficiale affronta l'argomento.
Volete prima farvi un'idea senza sostenere costi immediatamente? La scansione rapida gratuita fornisce in pochi minuti un'indicazione della situazione della vostra azienda, e la banca dati delle conoscenze mostra per ogni argomento su cosa si basa.